军工产品档案进馆研究

2018-08-20张晓

档案管理 2018年4期

张晓

摘要：本文从进馆档案的形成者和进馆档案的接收者两方面分析了军工产品档案进馆现状，并从产品档案进馆工作的顶层设计和产品档案管理体系、进馆责任主体、进馆工作模式以及进馆工作监督验证等方面提出了相应对策。

关键词：产品档案;档案管理;进馆

军工产品档案是指从事国家、军方或军工企业集团下达的武器装备型号研制的原始记录，从型号立项、研制以及成果鉴定等过程中承担相应任务的单位形成的并具有保存价值的文件材料。目前，对于设置有专门档案馆的军工企业集团，对集团所属单位产品档案仍实施进馆。随着我国军事力量结构转型和新型作战力量建设步伐加快，武器装备体系结构越来越复杂、科技含量越来越高，记录研制过程档案的管理日益复杂。同时，经济的全球化、贸易的自由化以及现代信息技术的快速发展，加之军工企业集团全面深化改革，航空、航天、船舶、兵器等产品快速发展，给产品档案的进馆带来了一些新的问题。

1 产品档案进馆现状分析

1.1 从进馆档案的形成者角度看。产品研制单位均建立了产品文件资料管理体系，对产品档案进行了有效的管理，建立了较为完善的产品档案的归档工作机制，基本上能保障产品文件材料及时、有效归档。有单位在下达产品研制计划的同时，通过程序文件，保证产品的技术文件、图样、工艺工装等的随时归档，并严格进行归档前的审核保证其质量。有单位的设计、工艺技术等部门均设立资料室，对产品设计、研制、生产和鉴定（定型）过程中形成的文件资料进行收集和积累，定期向本单位档案部门归档。单位在设计或生产定型时提交成套的定型资料。但是，对于产品档案进馆存在一定程度的被动和滞后，某种程度上是排斥的。

（一）主观上，研制单位对产品档案进馆重要性认识不足。研制单位及其设计部门、生产部门以及相关人员不能从国家利益和战略高度充分认识产品档案进馆的重要性和型号档案统筹管理的战略性，而最为担心的是自己形成的产品档案进馆后，关键核心技术和知识产权得不到有效保护。片面认为档案进馆是一件花钱费力又意义不大的事情，因此从自身利益出发，对进馆工作支持不足;在被动接到进馆计划后，也不能给予足够重视。

（二）客观上，研制单位档案部门承担进馆工作力量不足。进馆工作一般由研制单位档案部门负责，而研制单位档案部门承担着现行技术文件的分发和档案管理工作，技术文件分发是现场研制工作顺畅的重要前提，通常任务量非常大，时间又很紧。近年来，单位产品任务并行交叉，十分繁重。多型号纸质和电子双轨制带来的档案管理问题及工作量增加，且随着企业压缩层级，管理人员减少，档案部门人员配备不足，而档案日常业务量随着研制任务的加大而逐年大幅增加，档案部门人员是满负荷工作。在研制生产任务和档案进馆工作两者选择中，能配置给后者的资源很少，档案进馆难以实施。档案进馆本身成本较高，需要有一定的经费保障。效益不好的单位，经费问题更大程度地制约了相关工作开展。

1.2 从进馆档案的接收者角度看。（一）产品档案进馆不全。一是馆藏产品档案不全。1.产品档案进馆率低。军工企业集团档案馆馆藏产品档案数量有限，馆藏档案所涉及的型号有限，未能覆盖所有的重大型号。进馆档案涉及的型号陈旧，馆藏型号档案反映不出现有的研制水平和核心竞争力。2.进馆产品档案内容不全。进馆档案缺少产品工艺、工装以及过程试验测试数据等文件材料，缺少预研和关键技术攻关文件材料，缺少产品实施过程管理性文件等，缺少产品涉及的音、视频档案。二是进馆产品档案不配套。1.主机厂所产品档案进馆了，但与之配套单位的产品档案未进馆，配套供应商资料缺乏。2.一些零部件产品档案进馆了，但却无法判断是装配在哪个型号上。产品档案不配套，则无法通过进馆档案再现产品研制过程，达不到产品复原制造的目标。

（二）进馆工作难以保障。军工企业集团档案馆均有相应的档案进馆制度。但是，执行缺乏力度。有的军工企业集团进馆计划制定无正规渠道，不能从型号立项及定型管理的部门及时了解和获取产品的定型计划，因而进馆计划的制定没有源头，进馆计划与型号定型时间差太大。进馆工作缺乏有效有力的监督检查机制。对进馆计划执行不到位的单位，没有可引起单位重视的惩治措施;对产品档案不予进馆的成员单位，没有任何的惩治机制。

（三）进馆档案质量难以确保。一方面进馆档案准确性审核方面，缺乏责任主体。进馆产品档案是否能复原出产品，没有进行过测试演练，进馆型号档案是否能达到“复原型号，还原能力”目的，无从核实。另一方面，缺乏统一的进馆标准，特别是新型载体档案归档和进馆尚无统一标准。三维数模归档已是目前的瓶颈问题，尚无可行的解决方案。纯粹的电子光盘离线进馆是存在很大风险的，电子数据进馆更多地成了形式要求，而忽略了内容的可读性和可用性。

2 產品档案进馆对策研究

军工产品档案进馆是积累国家核心战略资源的必要措施，是实现型号档案配套管理和异地备份，以备自然灾害或者战争摧毁后研制能力快速复原的必要手段。产品档案作为承载军工核心竞争力的重要载体，确保其体系化、完整性对于备份核心制造能力、防范战争风险，保证重点武器装备研制的连续性和继承性至关重要。从装备质量形成的全过程来看，涉及立项论证、研制生产、试验鉴定和使用维修等各个阶段，涉及装备主管部门、政府主管部门，承论、承研、承制、承修单位，试验鉴定单位、使用单位和质量体系监管单位等诸多行为主体，涉及人员、设备、方法、环境的各种要素，呈现出周期长、多阶段、主体多元、要素多样、协作面广等显著特征。[1]武器装备研制技术含量越来越高、系统复杂度不断攀升、涉及研制单位多，研制周期长，产品档案进馆工作也是异常复杂。

2.1 做好产品档案进馆工作的顶层设计。一种方案是国家档案局和武器装备立项单位要明确将军工产品档案配套进馆纳入中央档案馆进馆范围。中央档案馆既进馆反映国家组织过程资产的档案，接收中央、国家机关档案;同时也接收反映国家军工核心能力的档案，以“型号”为单位接收军工产品档案进馆。另一种方案是参照中央档案馆进馆工作机制，建立健全军工产品档案进馆机制。中央档案馆的进馆工作纳入中央办公厅议事日程，中央办公厅要求各机关单位要从讲政治、顾大局、遵法规、负责任四个方面认识、开展此项工作。[2]武器装备立项单位要明确以“型号”为单位，以军工企业集团为对象实施产品档案的配套进馆，将档案进馆纳入武器装备立项单位对型号实施验收工作中。同时，明确产品档案进馆的核心目标，即建立型号档案资源库，实现产品档案配套管理，实施核心资源的灾备和战备，确保国防核心能力的保存和复制。

2.2 建立健全产品档案进馆工作保障系统。（一）建立健全产品档案的管理体系。军工企业集团明确型号档案管理工作要求，做到“三纳入”“四参加”“四同步”。即把型号档案管理工作纳入型号管理、纳入型号“两总”系统，纳入集团有关部门、研制单位的工作规划和年度计划，纳入有关人员的岗位职责，纳入集团有關部门、研制单位考核体系。建立集团型号管理部门和档案部门畅通的沟通协调机制，档案部门参与型号工作重要会议、重大研制节点检查验收以及鉴定、定型过程，做到下达型号计划任务与提出产品文件材料归档和产品档案进馆要求同步;检查计划进度与检查产品档案工作情况同步;验收、鉴定型号工作与验收、鉴定型号档案同步;型号工作总结与型号档案配套进馆同步。

（二）明确产品档案进馆的责任主体。武器装备是较为复杂的系统，如航空产品是由几十个大系统、几百项机载产品和数百万项零件装配而成，其中产品配套涉及多个行业、多家供应商。[3]通常按照单个型号立项，研制的责任主体为总师单位。对于型号研制来说，一般先预研、立项后由总师单位牵头研制，按照国家规定的军工产品研制体制、程序和规范，从立项开始到鉴定（定型）结束，通常以行业管理关系或是市场经济关系为纽带，由主设计单位、分设计单位、主制造商、分制造商以及配套商等组成一个产业链，分工协作、共同完成。立项单位，如国防科工局、军方要联合国家档案局以行政手段规范总师单位和各相关单位档案进馆责任，遵循“型号业务谁主管，进馆工作谁组织”原则，型号档案进馆的责任主体为型号总师单位，应当由其负责组织产品档案配套进馆工作。

（三）建立型号档案配套进馆工作模式。首先，产品档案配套进馆应形成军工企业集团型号管理部门统筹协调、总师单位负总责、参与研制单位负分责、集团档案部门组织落实的工作机制。其次，要以“型号”为单位，依据资金来源，明确国家投资、集团投资以及成员单位自筹资金研制的型号所形成文件材料的归档范围和进馆要求，制定产品档案配套进馆标准和相关流程要求。最后，集团型号部门组织总师单位、档案部门共同制定档案配套进馆方案和工作计划，明确总师单位在产品档案配套进馆中的具体责任，由总师单位负责在成品配套单位提供产品的过程中同步完成相关文件材料的归档，确保型号档案工作与型号管理工作同步实施，保障项目研制和档案进馆同步完成。研制单位对各自进馆档案的质量负责，总师单位负责组织确认进馆型号档案质量，确保进馆档案实现型号复原的目标。研制单位在选择供应商时要对供应商归档进馆责任进行规范约束，尤其是涉及知识产权方面文件材料。

（四）建立档案进馆的监督和验证机制。军工企业集团要将产品档案进馆工作纳入对研制单位的考核体系中，研制单位要将单位进馆工作纳入对相关部门和人员的考核体系中。军工企业集团应明确产品档案管理和产品档案进馆经费的渠道和名目，为所属研制单位产品档案管理工作和档案进馆工作提供必要的人、财和物等条件保障。对于进馆的产品档案，要组织相关专业的专家进行内容方面的验证，确保内容的真实可靠;对于电子数据进行格式验证，确保进馆档案的可读性和可识别性。

（五）加强档案部门条件建设。随着数字化设计和制造技术应用，型号研制过程中业务系统中产生了大量的电子数据，特别是三维数模，这些数据也要归档并进馆保存。在新技术环境下，必须加大对集团档案部门建设的投入，建立起完备的接收电子档案进馆的条件和能力，关键在于建立起与产品档案进馆单位相匹配的软、硬件环境，以便于产品电子档案无障碍进馆。未设置专门档案馆的军工企业集团，也应实施产品档案配套进馆。这些集团可以依托现有情况，在建立集团数据中心时，统筹考虑产品档案进馆的条件建设，在数据管理系统互联互通的基础上，开展产品档案资源整合，为所属单位产品档案提供备份，确保集团核心信息资产的安全，为产品复原、能力复制提供储备。