刘颖彬

摘 要： 质量记录控制是质量管理体系运行的关键程序。质量体系运行的效果如何最终反应在质量记录控制上。本文就场务部质量体系管理运行过程中的质量记录控制方面的经验和体会，从质量记录的重要性、质量控制要点以及质量记录控制中常见的问题简述质量记录的控制。

关键词： 质量记录；质量记录控制

1 质量记录的重要性

质量记录，是指企业已经进行过的质量活动所留下的记录。是防止和纠正措施，提高验证，追溯文件的依据，是用以证明质量体系有效运行客观证据。质量记录是获得必要的产品质量及有效实施质量体系各要素的客观证据。质量记录的重要性：（1）为质量活动及达到的结果提供客观证据；（2）为正确有效地控制和评价产品质量提供客观证据；（3）为评价质量体系的有效性提供客观证据；（4）为采取预防和纠正措施提供重要依据；（5）为评价和验证质量活动提供信息；（6）质量手册及质量体系程序文件的支持性文件。

2 质量记录控制的要点

2.1 分级分类控制

质量记录涉及组织的技术活动和管理活动的方方面面，因此质量记录的种类和数量都是庞大的体系，同时，质量记录管理中又蕴含着“持续改进”和“基于事实的决策方法”的质量管理原则。因此要弄清受控质量的种类、分清质量记录的主次，以便实施分级分类的控制，对关键的重要的质量记录实施重点控制。

2.2 规范质量记录的形成过程

2.2.1 质量记录填写要清楚，字迹要清晰，不得使用铅笔填写，不准使用涂改液，也不能使用修正纸等，不得随意更改，记录用笔可以用钢笔、圆珠笔或签字笔，不应用红笔尤其是签名，这些笔能够确保记录永不褪色。用笔一定要考虑其字迹的持久性和可靠性。特别注意的是要检查最后填写的清晰度，不清晰者要进行重填，如质量记录因笔误需更改，在填写记录出现笔误后，不要在笔误处乱写乱画，甚至涂成黑色或用修整液加以掩盖，当事人应在更改处字上划一横线并更正及签名认可或备注栏中签名认可。

2.2.2 填写质量记录内容要求真实、完整。

2.2.3 记录完毕后，责任人应签名，签名时须填写全名。任何签署都应签署全名，同时尽可能的清晰易辨，不允许有姓无名或有名无姓情况存在。

2.2.4 质量记录的表格上所有须填的栏目，均应进行相应填写，若有不适用的栏目或空白栏目的填写应加划斜线。

质量记录填写有以下事项需要注意：

（1） 记录不得随便进行更改，需要更改时正确的做法是先将错误的地方用一条横线划掉，然后在旁边写上正确的内容，同时在旁边进行签名，并写上日期。值得注意的是：如是数字错误，应将整个数字划掉，不能仅将数字中写错的位数划掉，如：将9002该为9001时，应为9002而不是9002。

（2） 签名时要注意写全名，不能仅写一个字或写某主任、某经理、某先生、某小姐等。

（3） 填写日期时要写全年月日，例如文件的起草日期为2004年2月1日可写为1/2.04或2004/2/1、2004.2.1等。

2.3 及时进行质量记录的整理与标识

记录的标识应具有唯一性标识，为了便于归档和检索，记录应具有分类号和流水号。标识的内容应包括：记录表格所属的质量管理文件的编号、版本号、表号、页号、没有标识或不符合标识要求的记录表格是无效的表格。

2.4 质量记录的保管要求

2.4.1 质量记录的贮存条件应可靠、安全、防止损坏、变质或丢失。

2.4.2 质量记录未经批准不得复印、销毁。

2.4.3 归档管理的质量记录应按月或在质量活动结束后收集分类、按编号顺序装订成册。

2.4.4 借阅质量记录须相关部门负责人同意后方可借阅，并按期归还。一般情况下，记录的保存期限为2年，主要的记录应保存3年，重要的记录应长期保存。

2.5 合理利用和处置质量记录

超过规定保存期限的记录，应统一进行处理，重要的含有保密内容的记录须保留销毁记录。记录必须如实记载产品质量的形成过程和最终状态，如实反映质量管理体系过程、过程和活动的运行状况和结果，证实产品满足技术标准、合同、法规要求以及顾客的期望的程度，反映组织的质量管理体系是否已得到有效运行，产品、过程和整个体系的运行是否达到了预期的要求。

3 质量记录存在的问题

3.1 质量记录不及时，事后补记

管理的决策行为和作业行为是时时刻刻以动态的方式存在，记录应该体现时效性的特点。干什么写什么，“做所记”是衡量质量管理体系是否有效运行的一个关键性标志，记录时间按规定要求必须及时，否则起不到控制及依据作用，但由于不够重视，事后补记的现象较多，以致于造成记不全不完整，同时也影响可追溯性。

3.2 记录的填写方式不规范

具体表现在记录表格的设计上存在缺漏项，如实验参数、实验项目不全；填写方法上数值类项目如重量、尺寸.参数等按符合性项目处理，在记录表格上甚至打√或打×，这种做法使得在实际操作时，项目之间容易混淆，也不利于后续开展统计分析，同时，过程的可追溯性变差；有的记录对事件过程表述含混不清，甚至自相矛盾.让人看后一头露水。

3.3 缺乏對记录的整理和加工

各种记录表格存档混乱，没有制定归档要求或是没有按要求整理，造成查找使用不方便。没有根据记录中的数据开展统计分析，从中吸取有价值的信息，从而丧失改进的机会。

3.4 弄虚作假

有些同志平时工作不认真，不重视，当检查或审核时，就突击补填表格。应付检查，把质量记录作为一种负担，而不是作为一种责任。个别人填表格，而大多数人未介入，表面看起来，记录齐全，但问题很多，前后矛盾，难以应对询问和检查。

针对以上问题，总体的做法应建立健全各项规章制度，使各项工作有章遵循，怎么干就怎么写，写的必须符合规范要求，可操作性强，在制度上不能有漏洞。

4 体会

质量记录是一种证据，也是实施管理行为的一种依据，组织管理者应给予高度的重视，各层次作业人员应改变“做而不记”的观念，不断挖据记录的潜在价值。记录的真正价值除了提供“做”的证据外，关键在于记录的使用，特别是用于提供信息并做出决策活动，记录的真实性、及时性将被显在地体现出来。其次，借鉴成功企业记录的管理模式，进行有目的的消化吸收，是提高记录管理水平的一个途径。

参考文献

[1]中航工业试飞院质量手册.

[2]航工业试飞院程序文件.