刘涛

一、信息系统应用于档案管理中的必要性

信息化系统是源于现代信息化技术、网络技术的发展以及先进高速发展的档案管理工作。文件作为档案被档案管理部分进行收集、整理、保存以及供人们查阅。在以往的档案管理过程中，多以纸质文件作为信息的主要载体，档案管理需要很多的存放空间以及工作人员。因此，为了简化档案管理模式，提高档案管理效率，信息系統被应用到档案管理中去。档案管理信息化引起了档案管理工作的一场彻底变革，原本的纸质档案被电子档案所取代，用于存放档案的档案室也被几台电子计算机替换。原本需要大量人力资源进行集中收集、整理、存放、管理的工作也可以根据计算机信息系统（即MIS）轻松地进行自动分类管理与保存。

二、信息系统在档案管理中的应用

（一）提高档案管理的工作效率。档案的管理主要分为收集、整理、归纳、查询这四项工作。信息系统在档案管理中应用之后，给这思想工作带来的本质上的变革，打破了原有的管理模式，从而在根本上提高了管理质量与管理效率。档案信息的收集与整理是档案管理工作的基础，是实行档案管理信息化的根本。因此，在收集信息的过程中，档案管理工作人员应该具有较强的信息收集能力。同时，档案的收集工作是档案管理过程中最为复杂的一个环节。管理者需要将收集到的信息准确无误的输入进电子计算机，只有准确的完成这一任务，档案管理工作才能够顺利无误的展开。……