宋来双

做好档案提供利用让其发挥应有作用，是做好档案工作的根本目的和中心任务，是档案工作赖以存在和发展的基础。现结合自己多年从事档案管理工作的实际，就如何做好档案提供利用工作谈几点体会。

一、做好档案提供利用工作的重要性

档案提供利用工作的重要性是以服务社会各项事业发展为宗旨通过各种有效手段，开发、传递档案信息，最大限度地满足社会各方面对档案的需求，充分实现档案的价值。档案工作重在服务，档案工作的服务程度、力度、广度决定着档案工作的影响力，而这种服务主要是通过档案利用服务工作来实现的。同时，社会各界也会通过利用服务这个窗口来认知档案工作，审视档案部门的工作效率和精神面貌。因此，档案利用服务工作开展的好与坏，接待服务水平的高与低，不仅影响着档案利用率，影响着档案工作部门的形象，甚至影响着一个地区档案事业的发展。

二、做好档案提供利用工作的几点认识

1提高认识、加强宣传，是做好档案提供利用工作的前提

（1）提高档案管理人员的认识。档案人员首先要牢固树立从事档案工作的光荣感、自豪感，进一步增强做好这项工作的使命感和责任感只有热爱档案工作，献身档案事业，端正服务态度，完善服务措施，才能变被动为主动，把工作做好，为利用者提供优质高效的服务。坚持做到“接待咨询热心、解答问题耐心、调阅档案细心”。

（2）强化社会档案意识。档案工作涉及社会的各个方面，联系千家万户。因此，就需要我们通过多种形式，宣传档案工作的重要性，宣传以《档案法》为主的档案法律法规，使广大干部群众理解、关心、重视和支持档案工作，在工作中自觉养成遵照档案法律法规要求收集、整理、保管和使用档案的良好习惯。

（3）转变利用者对档案利用工作的看法。由于过去档案采取封闭或半封闭式的管理方式，使一部分人对档案广泛的社会性和丰富的内容不甚了解，甚至认为档案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，这些误解在一定程度上影响了档案的利用效率。随着《档案法》等法律法规的颁布实施和人们对档案工作重要性认识的提高，查阅档案的人员越来越多，档案工作已越来越成为整个社会事业中不可缺少的一部分，档案作用的重要性是难以替代的，已逐渐成为人们的共识。

2.加强档案基础工作，是做好档案提供利用工作的关键

（1）丰富馆藏，优化馆藏结构，是做好利用服务的首要条件。收藏档案的根本目的，就是满足广大档案用户对档案信息资源的利用要求。近几年，档案馆及时接收档案进馆，扩大馆藏范围，做到门类齐全，结构合理，地方特色突出。只有掌握丰富、齐全、完整的原始资料，才能形成高质量的档案，才能在提供利用上掌握主动权。反之，档案的利用工作便失去了物质保障。为保证档案的齐全完整，就需要加强档案征集工作，确保档案原始资料齐全，同时把好接收关，特别注意接收一些有科研价值的专业档案。

（2）完善档案检索工具。能否及时准确地提供档案，为利用者服务，在很大程度上取决于有无完备的检索工具。针对这一情况，我们在原有的案卷目录、全引目录的基础上编制了文号索引、专题目录、基础数字汇编等检索工具，既为查档者提供了快捷的服务，又进一步提高了档案利用的工作效率。

（3）熟悉馆藏是提高工作效率的有效途径。作为查档接待服务人员，全面熟悉馆藏情况，掌握各全宗存放位置、各全宗部门的基本内容、基本职能，全宗之间的相互关系，及全宗管辖范围、发展变化概况和所属关系等有关情况，提高檢索速度，提高查准率和查全率

3.加强学习，健全制度，实现档案管理现代化，是做好档案利用工作的根本途径

（1）加强对档案人员的学习培训。随着档案业务范围的不断拓宽和现代化管理设备的逐步使用，对档案管理工作的主体档案人员提出了新的更高的要求。只有充分利用各种形式，抓好档案干部职工的政治、业务和科学技术的学习培训，不断提高“两个素质”和管理水平，才能充分发挥档案的作用，提供及时、准确、周到的服务。

（2）建立健全档案工作各项规章制度。《档案法》第十条明确规定“各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配备必要的设施，确保档案的安全，采用先进技术，实现档案管理现代化”。为了更好地落实《档案法》，搞好档案的提供利用工作，各级都建立了一套行之有效的制度。诸如《档案资料收集办法》、《档案接收制度》、《档案利用制度》和《档案工作人员岗位责任制》等，这些制度规范了档案工作各个环节上的程序和标准，明确了档案人员工作范围和职责，确保档案利用工作建立在坚实的基础之上。

（3）逐步实现档案管理现代化。目前，机关办公自动化已广泛启动，档案管理现代化也是必然趋势，这对档案的提供利用工作具有重要的意义。档案管理向现代化的转变，将是一场历史性的变革，我们只有从现在起就抓紧工作，创造条件，才能尽快完成这个转变，实现这个变革。