宋星祎 哈尔滨音乐学院

随着教育教学体制改革的不断深入，目前国内高校人力资源管理中的人事档案蕴含了非常丰富的信息资源，其中记录了本校教职工的基本资料，比如政治面貌、业绩成果以及学术方向和职务职称等。通过对上述资料信息进行详细记录和综合利用，可以为高校发展、决策提供重要的参考依据。

一、制约高校人事档案服务功能作用发挥的主要因素分析

随着教育改革的深化，虽然目前国内高校整体发展水平有所提升，但是人事档案管理及其服务功能发挥方面依然存在着制约因素。比如，对人事档案服务功能作用的重要性缺乏正确的认识，而且意识非常的淡薄。在长期的发展过程中，高校内部人事档案属于机密文件，使得人们很少对人事档案及其服务功能给予重视。虽然高校教职工属于知识分子阶层，但是面对日常繁杂的教学任务，依然不能摆脱现状。在人们的思想观念中，人事档案的管理和利用工作，属于人事部门的业务范畴，由于缺乏重视，因此导致重存入、轻应用的现象非常的普遍，通常只有组织部门以及专门的领导才会对人事档案所记载的信息进行分析和利用；久而久之，人事档案甚至被人们所忽略，因为长期以来其他部门以及大部分人员处于非请勿入的状态，一概不得随意进入档案室。

同时，调查显示目前国内为数不少的高校人事档案管理工作中，管理内容相对比较单一，而且非常的贫乏。高校在人事档案的管理上以年度考核以及评价等为主，然而很多高校的上述行为只是流于形式而已，而且评价多以套话为主，导致存档于人事档案中基层组织的评价缺乏了真实性、针对性以及深层分析，千篇一律的评价难以发挥作用，使其丧失了参考价值。值得一提的是，高校人事档案的内容相对比较简化，其中除了自我介绍和成长经历等方面的资料外，就是思想汇报、晋升情况以及年度考核和职称聘任等内容，最缺乏的就是能够体现教职工个性特点的内容，其特长爱好以及教学能力等基本上都是一概而过，很少对其进行细化和及时更新信息。

目前，高校人事档案的管理工作依然沿袭着传统模式，在新时期表现出手段落后、形式陈旧等特征，甚至与新时代的发展要求格格不入。尤其在信息技术快速发展的时代背景下，实用而又高效的人事档案管理软件和系统非常的匮乏，并且完全基于现代计算机网络信息技术平台的档案管理工作依然没有完全展开，超半数以上的国内高校未对校内教职工的年龄、专业以及知识结构等信息进行实时更新，也未进行动态化的综合分析研究，以致于人事档案的服务功能和作用难以发挥出来。

二、高校人事档案服务功能得以发挥的有效路径

基于以上对现阶段国内高校普遍存在的人事档案管理问题的分析，笔者认为要想解决制约人事档案服务功能发挥的主要因素，促进其服务功能的有效发挥，可从以下几个方面着手：

（一）加强思想重视，强化档案管理意识

人事档案主要记录了高校教职工的德、能、勤、绩等内容，教职工的个人情况都需经组织审核认可后，才能归档保存。这意味着教职工人事档案资料的准确性以及完整性，都由高校相关组织审核，这在很大程度上关系着每一个教职工的切身利益以及仕途。对于人事档案而言，其具有保密性特点，因此很多人对档案管理工作不甚了解，比如不了解相关资料是否应当归档，而且档案意识非常的淡薄。比如，部分教职工面对人事档案管理部门并不配合，不主动将个人的人事档案材料上交，学历、职称以及资质和获奖情况等关系个人情况的资料没有及时上交人事部门，只有需要评比晋升职务等关键时刻，才心急火燎地补全相关人事资料。针对实践中存在的上述问题，笔者认为应当从思想上真正地重视人事档案的管理与利用，这样才能促进人事档案服务功能和作用的有效发挥。在此过程中，应当加大高校对于人事档案服务功能重要性的认知，强化档案管理意识，通过不断加大宣传力度等方式，使全校教职工真正意识到人事档案管理的重要性。

（二）树立服务意识，严格落实好基础工作任务

近年来国内高校特别是专升本的部分高校，存在着人事档案资料管理不规范的现象，具体而言主要表现为档案资料不全、必备资料缺失，而且对人事档案资料鉴别不到位、不准确，甚至将不该入档的资料归入档案之中，导致人事档案信息的真实性有待考究。此外，档案资料整理的实效性差，收集到的教职工人事档案资料未及时进行整理和入档，不利于档案资料的利用。同时，还存在基础设施建设滞后，人事档案保存设施和条件的有待提高，不利于人事档案服务功能发挥作用。上述问题和缺陷的存在，影响因素非常多，既有主观原因也有客观原因，无论哪种原因都会对人事档案管理工作产生不利影响。就其中的客观原因来说，以高校合并为例，随着教育事业的发展，多所高校合并的现象时有发生，而在合并之前不同高校的隶属关系存在较大差异，因此人事档案的保存和利用分属于各个部门；合并以后，高校上至领导下至普通的教职工都会为评估工作做准备，而无人关注档案管理工作。针对上述问题，首先应当树立服务意识，并且加强基础工作的建设与任务的落实，要想对人事档案进行规范化管理，就要充分认识、保证与维护全校教职工档案资料的准确性以及完整性，这既是人事档案材料存储与利用的基本工作任务，而且也关系着组织部门对教职工的评价以及利用，其中还涉及到全面贯彻与落实中国共产党的教育路线和教职工的政治前途。在落实基础工作任务时，应当做好以下几个方面的工作：第一，建立人事档案资料收集机制。高校人事档案资料信息的收集应当在日常工作中贯穿始终，切忌突击完成材料收集任务，而是应当建立健全的工作机制，通过制度的落实来促进人事档案管理工作的制度化建设。第二，辨别人事档案资料的真伪性及其价值。在收集人事档案资料的过程中，以干部人事档案管理规范为标准，对收集到的高校人事信息资料进行严格的审核，确保取之有据，废之有道。对于高校而言，人事材料的取舍非常重要，如果不能对收集到的材料进行准确的取舍，则必然会影响人事档案服务功能。第三，加强人事档案基础设施建设，提高标准化水平。在此过程中，应当结合高校的财力，并以相关要求和标准为基础，建立专用的档案库房、办公室以及档案柜（架）等，同时还要配备先进的计算机设备、扫描仪以及录入设备等，并在此基础上建立网络资料库和数据库，从而提高高校人事档案各项管理工作的现代化水平，同时这也是提高人事档案服务功能的要求。

（三）提高服务主动性、服务接待水平以及信息化建设

服务对象在传统意义上的高校人事档案管理工作中一直处于被动地位，在改革过程中应当改变这种理念和思想认识，档案管理人员应当主动热情地提供服务。因此，应当提高档案管理人员的服务意识，使他们能够认识到人事档案管理的根本在于利用，而服务则是日常工作的重点。同时，还要立足于实际，不断提升档案管理者的服务接待能力，这要求档案管理者应当爱岗敬业、有责任心。在岗位上工作时，应当保持热情，外树形象、内强素质，并不断加强自身修养和提高综合素质，以良好的仪容仪表以及文明言语为教职工提供服务，耐心、细心以及诚心是对档案管理人员最基本的要求。在当前数字化时代背景下，高校应当加强人事档案资料管理，尤其是档案数字化管理已经逐渐成为现阶段高校档案工作的主流趋势。在此过程中高校各部门之间应当加强协作，通过数字化建设以及通力配合，建成高效的档案管理系统。其中，主要包括档案信息数据的采集模块，档案资料的查阅模块和日常管理模块。

结束语：综上所述，针对现阶段国内高校人事档案管理以及应用和服务功能难以发挥作用等问题的分析，笔者认为高校相关部门应当及时采取针对性的措施和方法，从意识提高、制度完善以及机制落实等多方面着手，多管齐下，形成合力，这样才能促进人事档案服务功能的发挥。