王方方 天津石化物资装备部

引言：物资采购信息化发展历经三个阶段，从简单的管理系统入手，基于单机应用自主开发计划、统计、储备等物资供应管理软件，到以物资采购电子商务系统投入运行为标志，物资供应信息化建设快速发展。

一、物资采购信息化管理的作用

一是物资供应管理体制、制度和流程得以固化和强制执行，提升了标准化、规范化水平。采购权限按照要求固化在系统中，超范围、超权限采购不能操作，保障集中采购的实施。

二是实现信息集成与实时共享，发挥辅助决策作用。供应市场情况、物资需求、供应商业绩、采购方式、采购价格及过程控制等大量信息实现全面实时共享，通过综合分析，发挥辅助决策作用。

三是智能化快捷方便，提高采购运作效率。采购业务在线上完成，打破时空限制，拉近了双方距离，供应链上的各方业务人员实时协同工作，提高采购效率。

四是强化监督制约，打造采购阳光工程。采购业务过程信息和历史信息在系统中保存，经授权的管理和业务人员都可以查询，业务公开、过程受控、全程在案、永久追溯的管理要求得到落实。

二、现阶段采购信息化存在的不足

（一）MRP规则的应用不够深入

MRP运行的作用主要体现在：一是自动集合所有需求，创建采购申请；二是自动平衡利库，优化库存；三是提高工作效率，避免计划漏项。MRP运行规则较为强大和灵活，但目前大多数企业只用到其中一部分功能，且在实施中仍存在许多困难，如库存积压确实无法使用的物资，参与MRP后，系统首先指向利库操作，当这部分物资无法利库时，系统无法判断创建采购申请；再如钢材类物资存在按吨订货、保米过量交货，新的预留不能运行出采购申请的问题等问题。

（二）物资采购信息追踪困难

物资采购信息追踪是体现物资采购工作效能的一个重要方面，目前主要依靠手工线下建立追踪台账，信息通过电话、邮件或对料会来获取，效率低下，信息传递成本高。

（三）应用系统过于繁杂

物资采购发展到今天，我们从线下的纸件业务流转，发展到所有的采购业务都已经从线上完成。系统愈来愈多，在管理上应该是专业化更强，更易于管理，但是对于用户来讲，需要登录更多的系统，带来操作更加复杂，并且系统间存在很多数据传输，一旦出现问题，用户都很难判断问题，需要求助专业的技术顾问来进行解决。

三、改进采购信息化的建议

（一）深化MRP规则应用

一是通过技术手段设置安全库存，使安全库存范围内的物料，不参与运行MRP运行，当安全库存范围内物资有使用方向或报废处置后，将安全库存设置及时去掉，使新产生库存参与MRP运行。二是从管理角度着手，加强对新增积压考核物资的考核力度，对于确实产生无使用方向的物资，采用调度调剂或公司间预留的方式处理，对于已经报废积压的物资，加快报废处置流程。三是建立预留的追踪关系，同时对于管材类物资启用辅助订货单位（如：订货单位是主数据基本计量单位吨，辅助单位是米），当系统运行MRP时，合并计划的同时将辅助单位也同时进行计算，满足现场实际长度需要，对于过量交货，要反向追溯需求计划，将需求计划差量补足，保证需求量和入库量一致，解决过量问题。

（二）完善物资采购信息追踪

通过开发物资跟踪管理系统，将ERP数据和线下手工信息数据的有机结合，实现对采购物资的所有关键环节进行线上追踪，准确把握物资采购即时信息，提升物资保供能力。

物资追踪系统应具备两方面功能：一是解决预留与采购申请关联、追踪问题，主要是通过对系统中的预留或采购申请的相关字段手动维护信息，物资跟踪系统将维护的数据读取后进行自动关联，这样以预留为维度，需求追踪就贯穿了计划、采购、入库、出库整个采购流程，从根本上解决了需求追踪问题。二是实现从物资需求到出库的全闭环管理，物资跟踪系统将物资采购全流程节点信息全部抽取出来，形成完整的物资追踪链，包括系统线上信息如：需求计划单、预留、采购申请、采购订单、入库、出库信息；物资采购的线下过程信息如：技术谈判、返资料、采购与过程控制的合同交接、实物到货的统计等；将这些信息在一套系统上实现综合集成，可以极大地提高物资采购的过程控制能力。

（三）实现系统间的融合

将现有系统中的某些功能进行合并，如将不同系统的审批功能集成在一个系统中完成；将供应商入网、建立服务关系、维护产品目录等档案管理功能集成到一个采购平台操作；将不同系统中不同物资的商务操作流程有机融合在一起，实现一套系统完成全部采购操作过程。

四、物资采购信息化发展设想

目前虽然采购方面的功能模块已经比较完善，但是仍有拓展空间。一是向供应商方向延伸，将供应商的库存纳入我们现有的信息系统中，使我们能够实时掌握供应商库存，对降低企业的资金占用和安全及时、保供有很大的好处。二是向用户方向延伸，将信息系统与设备管理、项目建设管理等系统进行互动链接，可以使采购部门掌握备件的消耗规律、项目建设的进度安排等，对采购、生产建设、项目管理都有提升。三是向细节方向延伸，库存的收、发、存管理采用RFID射频技术、条码技术可以减轻保管人员工作量；配送物流节点信息随时可查询能够提升用户体验；将与物资采购过程相关的资料全部纳入信息系统管理，包括合同、随机资料、质量证明文件等，对资料的查询，项目的交工提供强有力的支持。