颜莉莉 闭显达 雷燕

摘 要：高校人事档案是现代高校管理工作的重要组成部分，是高校人事管理工作中一项必不可少的基础性工作。近几年，随着高校教育改革不断推进，对高等院校人事档案管理工作提出了更高要求。但现阶段院校人事档案管理工作依然面临不少突出问题，需要我们及时采取措施，认真做好相应改正工作。本文主要结合实际情况，就院校人事档案管理工作存在的问题和对策进行分析，希望通过本次研究，对同行有所帮助。

关键词：院校人事档案管理 存在问题 对策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）02-00-01

高校人事档案是教职员工和干部个人自然情况、概要、经历、德、智、能、勤、业、主要奖惩的原始记录，是历史的、全面的考察教职工队伍、学校干部、提高教职工综合素质的重要依据。这些年，随着高等教育事业不断深化改革，高校人事制度进一步深化，高校人事档案管理工作中存在的一些问题逐渐暴露出来，已经不能够适应现阶段高等教育发展，需要高等院校人事管理部门及时作出转变。

一、高等院校人事档案管理存在问题分析

1.人事档案管理制度不健全，执行不严格

尽管最近几年高校档案管理部门一再强调档案管理制度建设，但真正建设完善档案管理制度的院校相对较少，很多院校都没有建立档案材料收集、传递、借阅、保管、保密、开发利用等规章制度。由于制度不健全，导致人事档案材料收集困难，教职工队伍人事档案材料不全，档案不能真实反映个人的现实情况，给相关部门利用带来了困难。有些学校虽然制定了相应的人事档案管理制度，但在实际工作开展过程中不能做到按章办理。由于人事档案调动混乱，人员人事调动时，其档案不能及时按照规定传递到相应部门，甚至有些单位存在违反规定，擅自将档案交由他人保管的现象，对档案的真实性产生不利影响。

2.人事档案材料不健全档案材料不健全。

人事档案材料是教职工个人不同时期学习和工作的原始记录，内容的真实性和客观性，是人事档案现实性的基础和前提。而有些教职工在填写履历表时，不认真填写，或者不真实填写，敷衍了事，导致人事档案严重失真。此外，由于一些职能部门缺乏档案意识，对归档内容不了解，导致本应该归档的原始材料不能及时归档，严重影响到人事档案材料的健全性。在人事档案管理过程中，也常常出现档案材料失真现象。内容真实性是人事档案的生命，是体现人事档案有效作用的前提保证。人事档案内容不真实，将会造成很多问题。例如人事档案中，参加工作时间随意填写，就为高校人事部门计算教职工工龄、退休时间、职称晋升、工资标准制定、部门组织选拔干部等诸多环节带来很多问题，也使得档案管理失去了真正意义。

3.人事档案管理手段落后

人事档案管理工作开展过程中，由于相关部门缺乏重视，人力物力财力投入不足，导致先进的档案管理技术手段和管理方法不能够充分应用到高校人事档案管理系统。在有些高校的档案部门还没有实现电子化办公，大部分工作依然采用传统手工操作，工作效率低下，在工作中常常出现差错。传统档案管理模式已经不能够适应当前社会发展和高校发展需求。高校档案管理工作是一项长期性、复杂性、专业性、政策性、服务性和连续性的工作，并不是一蹴而就就能达到的。由于人事档案管理手段落后，进一步削弱了档案管理工作的严谨性，严肃性。

4.人事档案管理人员专业素质不高

人事档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，而且是一项技术性和专业性要求很强的工作。但在高校人事档案管理工作开展过程中，由于管理人员工作素质不高，导致档案管理工作效率低下。目前大多数人事档案管理人员年龄结构偏大，文化水平有待进一步提升。在有些高校的档案管理部门，人事档案管理人员多为兼职，他们疲于应付日常工作，很难将更多的时间投入到答案管理工作中参加，更谈不上参加档案业务学习以提高自身专业素质。有些档案管理人员不具备计算机操作能力。

二、规范高校人事档案管理工作的对策分析

1.积极构建完善的人事档案管理制度

要以党和国家人事档案管理方针、政策法规和相关条例为依据，结合高校具体情况制定完善的人事档案管理制度，在档案材料收集、进出、传递、借阅、保管、保密、利用等各个方面都要建设完善的规章制度，要确保人事档案管理工作开展有章可循、有据可依。制度制定完善后，还要确保各项制度的落实。确保用制度真正指导档案管理人员开展相应的档案管理工作。

2.切实做好档案材料收集工作

强化档案收集整理，不断完善高校人事档案内容，对提高档案价值，增加人事档案利用性有着很大帮助。在档案材料收集过程中，要将那些真正反映教职工队伍和学校干部德、能、勤、绩等方面的材料及时归入人事档案。同时还要注重将教师业务教学工作中取得的突出成就和重大科研成果归入到教师的人事档案中，通过这些方面的材料，真实反映教职工的各方面教学能力。

3.进一步提高教职工和领导干部的档案意识

高校人事档案工作开展直接受到高校各级领导干部和教职工的重视和支持影響。这就需要及时转变教职工和领导干部意识，高度重视高校人事档案管理。要利用多种途径，在教职工和领导干部群体中，积极宣传人事档案管理工作的重要性和必要性，努力提高教职工和干部档案意识。通过积极宣传档案法、干部人事档案管理条例等重要法律法规和方针政策，让更多的教职工和干部了解党和国家人事档案管理的方针政策和制度条理。同时还要实行干部档案内容向部分向本人公开制度，除了涉及国家机密，不适宜公开的内容，其他部分都应该向本人公开，这种管理方式一方面能够提高人事档案内容的真实性和准确性，要有利于当事人准确掌握自己的档案信息。

4.高度重视人事档案管理队伍建设

当前，很多高校人事档案管理队伍，专业素质有待进一步提升，为此必须从以下几个方面出发：首先，档案管理人员要加强思想政治理论学习，在档案管理工作开展过程中，要始终贯彻党和政府的方针路线、政策法规，要全面落实科学发展观，树立全心全意为人民服务的意识；其次，积极适应现代信息技术对档案管理工作提出的全新要求。档案管理人员在日常工作中要加强信息技术学习，紧跟档案科技发展步伐，提高档案管理工作人员计算机操作能力、网络操作能力，从而保证应用科学的管理方法来指导高校档案管理工作；最后，档案管理人员要以自觉维护党和国家历史真实性为己任，在档案管理工作开展过程中，要做到事实求是，严谨细致。

参考文献

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