贾春丽

【摘要】本文就机关事业单位档案管理工作存在的不足展开分析，并对推进档案管理工作规范化标准化的策略进行了详细论述，希望论述内容能够为相关业内人士带来一定启发。

【关键词】机关事业单位；档案管理工作；公文制发

虽然长期以来我国事业单位始终对档案管理工作高度重视，但受档案数量不断增多、档案管理时间不断延长的影响，近年来我国很多机关事业单位档案管理工作暴露出了不少问题，管理方式陈旧、认识水平不足均属于这类问题的代表，为了从根本上解决相关问题，本文就推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化展开具体研究。

一、机关事业单位档案管理工作存在的不足

考虑到我国机关事业单位档案管理工作存在不足且涉及范围较广，本文仅对其中代表性较强的不足进行简单介绍。

（一）管理方式陈旧。虽然近年来我国机关事业单位的档案管理工作实现了信息化升级，但很多机关单位的档案管理工作却仍残留着过去的痕迹，这种痕迹在档案资源开发利用欠缺、不按法定程序擅自销毁应归档保存文件资料等方面均有着较为直观的体现，档案管理工作的有效性自然会受到这类情况的严重影响。

（二）认识水平不足。认识水平不足同样属于机关事业单位档案管理工作存在的不足之一，机关事业单位领导、员工将档案管理工作视作后勤类工作便是这一不足的主要表现，这种情况的出现主要是由于档案管理工作不能凸显工作成绩、不能带来实际利益，这一认知下机关事业单位档案管理部门多由水平差、将近退休的员工组成，档案管理积极性降低、档案填写敷衍了事等问题也很容易因此出现。

二、推进档案管理工作规范化标准化的策略

结合档案管理工作不足的论述，本文提出四方面推进档案管理工作规范化标准化的策略。

（一）确保公文制发质量。公文制发属于机关事业单位档案管理的基础性工作，这是由于公文本身属于档案的前身，因此公文制发水平直接影响档案质量，档案工作的规范化和标准化实现也直接受其影响。结合公文制发相关认知，本文建议机关事业单位首先做好公文制发的规范化与标准化，保证公文用纸质量、统一幅面尺寸规格、结合国家有关规定、采用横写排版、开展左侧装订均属于公文制发的关键内容，由此机关事业单位档案管理工作规范化与标准化实现将获得有力支持。

（二）确定“以我为主”原则。在笔者的实际调查中发现，相近公文的重复、立卷组合的无序直接影响着档案管理工作的规范化与标准化实现，而为了保证档案管理工作能够实现检索利用便捷化、安全完整化、档案价值最大化，本文建议机关事业单位档案管理工作确定“以我为主”的原则。具体来说，“以我为主”原则需要在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上围绕以下三方面应用：1.保证时效性。时效性指的是机关事业单位档案管理工作中立卷归档的时效性，机关事业单位必须保证现行文件阶段任务完成才能够避免档案管理无序、混乱问题的出现，避免未完成文件归档属于这一环节工作的关键。2.明确归档重点、开展合理立卷分工。在“以我为主”原则的具体应用中，机关事业单位需要明确档案资料的区分，这一区分需要围绕内容、形式、作用等方面开展，由此档案的重复读和信息冗余度将大幅下降，档案的规范化标准化管理将由此提升档案利用的效率和质量。3.提高案卷质量。案卷材料的完整与否直接影响档案管理工作质量，因此这一环节档案管理人员需要关注立卷方法、案卷裝订质量问题的解决。

（三）规范著录工作。著录工作同样影响机关事业单位档案管理工作开展水平，因此本文建议相关单位从以下两个方面加强这一环节的工作质量：1.规范著录工作。随着信息化手段成为机关事业单位档案管理工作的重要组成，信息化带来的真实性与可靠性问题受重视程度不断提升，因此工作人员必须按照《档案著录规则》规定开展著录工作，不同事业单位档案管理部门还应结合单位实际制定相应著录细则。2.统一分类号。计算机开展的档案检索多利用分类号，分类号的统一与否属于机关事业单位档案管理工作规范化标准化的重要指标，因此本文建议档案管理人员结合《中国档案分类法》规定进行分类号的统一，这一过程还需要高度关注分类审查力度的加强、不合理分类的纠正，最终实现统一标准、前后标引一致、同类文件标引一致、以及工作人员的统一认识，档案管理工作的规范化标准化程度即可实现长足提升。

（四）理顺管理体制。除了上述几方面外，机关事业单位还需要在档案管理体制方面予以高度重视，这种重视需要体现在员工选拔方面。具体来说，相关领导需要改变以往错误认知，真正认识到档案管理工作的重要性，由此挑选责任心强、能力强、工作严谨的员工负责档案管理工作，单位的档案管理工作规范化标准化程度提升便能够获得更为有力支持。

三、结论

综上所述，档案管理工作的规范化标准化直接影响机关事业单位整体工作的开展。而在此基础上，本文涉及的确定“以我为主”原则、理顺管理体制等具体内容，则证明了研究的实践价值。因此，在相关领域的理论研究和实践探索中，本文内容能够发挥一定参考作用。

【参考文献】

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