成本核算中的信息与沟通控制对策

2018-05-26蒋宗良

财经界·上旬刊 2018年5期

蒋宗良

摘要：成本核算要求按照产品成本核算的对象、项目和范围，及时对有关费用进行归集、分配和结转，财务部门需及时获得生产过程中发生的各项耗费、产量和工时记录等数据。实务中，由于业务部门与财务部门之间信息传递与沟通的问题，导致企业成本核算难以达到预期。文章对影响成本核算的信息与沟通中存在的问题进行了分析，并提出解决办法。

关键词：成本核算信息与沟通控制

按照财政部《企业产品成本核算制度（试行）》（财会[2013]17号）的要求，“企业应当根据产品生产过程的特点、生产经营组织的类型、产品种类的繁简和成本管理的要求，确定产品成本核算的对象、项目、范围，及时对有关费用进行归集、分配和结转。”为此，财务部门需及时获得生产过程中发生的各项耗费、产量和工时记录等数据。实务中，由于业务部门与财务部门之间信息传递和沟通的问题，导致企业成本核算难以达到预期。本文试对影响成本核算的信息与沟通中存在的问题进行分析，并提出解决办法。

一、成本核算目标及对相关信息的要求

根据财会[2013]17号文，产品成本是指企业在生产产品过程中所发生的材料费用、职工薪酬等，以及不能直接计入而按一定标准分配计入的各种间接费用。成本核算要求财务部门对生产过程中发生的各项费用按照准则要求真实、完整地确认、计量和记录，对于间接费用，采用合理、简便的方法进行分配。

（一）成本核算的真实性要求业务单据完整提供

成本核算的真实性要求“生产成本”与“制造费用”、“以实际发生的交易或者事项为依据进行会计确认、计量和报告”。多数企业生产过程发生的业务量巨大，各种原始单据种类多、数量大，生产部门往往通过ERP系统归集数据汇总后推送给财务。财务部门进行成本核算时收集全部相关业务数据并进行复核，为此，生产部门应确保：各项业务数据期初数、本期增加数、本期减少数和期末数计算无误；不同业务数据、各期业务数据之间的勾稽关系核对一致；归集的业务数据所对应的原始单据与业务记录保持一致，不能缺漏；所有非常规业务涉及的数据分类准确，统计完整。

（二）成本核算的截止性要求业务信息及时传递

成本核算的截止性指财务部门应对已购买、领用、完工、发出的材料或产品（含半成品）及已发生的支出全部在当期核算，不得延后或遗漏。为此，财务部门除对未取得发票或尚未付款的成本支出进行暂估外，还要及时取得业务部门生成的存货收发存数据、产量和工时记录等信息。为此，生产部门应按照会计核算确定的截止日，完整统计各项经济业务发生的相关数据，在每月结账时及时提供成本核算信息。

（三）成本分配的合理性要求业务数据准确提供

财会[2013]17号规定：“企业所发生的费用……由几个成本核算对象共同负担的，应当选择合理的分配标准分配计入。”成本核算的合理性指间接成本分摊的合理性，即根据与费用发生直接相关的数量标准如产量、机器工时、人工工时、直接材料等分摊间接成本，以恰当归集各成本核算对象的产品成本。为此，生产部门需要按照相关成本核算对象，准确统计分配间接成本所使用的业务数据并准确提供给财务部门。

（四）成本分配的简便性原则要求部门之间沟通到位

由于企业产品的多样性、生产步骤的复杂性和统计手段的局限性，生产部门无法绝对精确的统计所有业务数据，这就要求财务部门根据“简便性”原则，在保证“总量真实性”、“分配合理性”的前提下，适当简化收集的业务数据，提高成本核算效率。为此，财务部门应和业务部门进行充分沟通，充分了解生产流程的各个环节，熟悉生产过程中产生的数据特征，掌握各种数据取得的难易程度、准确性和及时性，确定生产部门需要提供的业务数据体系，以满足公司成本核算对外披露与内部管理的需要。

二、成本核算中信息与沟通存在的问题

根据《企业内部控制基本规范》（财会[2008]7号）：“信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。”由于企业管理文化、部门间数据管理的目标差异、归集与传递数据的现实困难等原因，往往导致成本核算的相关信息无法及时、准确传递。

（一）部门之间缺少协调沟通机制

多数公司缺少层级较高的机构协调财务部门与业务部门之间的信息与沟通问题。业务部门负责采购、生产、仓储等各个环节，业务人员负责存货的数量变动、供应商的开票付款；财务部门负责对采购、生产和仓储过程中发生的经济业务进行记录。由于部门权责不同，财务人员缺少途径了解具体业务流程，无法向业务部门提出明确、具体的数据需求。业务人员由于专业知识所限，难以理解财务核算对业务数据的具体要求，不愿意增加工作量以满足会计核算的需要。这样一来，成本核算中的信息沟通出现一个怪圈，财务部门抱怨业务数据不符合会计核算要求，业务部门则提出各种实际困难而无法改进信息质量，最终以财务部门无法提出有效建议、权限不足等而不了了之。财务部门需要将产品成本分品种、分步骤、分批次核算，需要业务部门提供相关详细数据，如果公司业务管理上不需要这些数据，日常管理中无法提供详细业务数据，最终导致财务部门无法进行明细核算。

正常情况下，成本费用要匹配销售收入，销售收入匹配的成本费用可能涉及多个业务部门，但销售部门仅负责统计销售收入，不了解也不关心成本费用的发生；生产部门仅负责统计成本费用的发生，成本费用与销售收入的匹配是割裂的。财务部门在不熟悉公司业务模式的情况下，很容易导致收入确认的同时，成本结转不完整。

（二）部门之间基本概念理解偏差

财务部门根据生产过程中发生的“经济业务事项”进行核算，除采购发票外，其他生产环节经济业务凭证和数据记录均由业务部门生成并提供。由于管理数据的目的不同，两个部门之间对于“经济业务”的概念理解存在偏差，财务人员使用错误的业务数据进行成本核算，造成成本额核算的重大错报漏报。比如，计划部门下达生产指令，并据此记录了原材料减少；生产部门收到生产指令后安排多個批次生产，每个批次编写一张领料单进行领料，同时记录生产领料的增加，但该领料单数量并非一次领取完毕；仓储部门发货时，根据实际出库情况进行出库记录；业务部门生成三个原材料出库记录，只有仓储部门的记录是会计上需要核算的生产领料数据。但财务部门核算原材料的减少，需要匹配生产成本，使用的数据往往由计划部门或生产部门提供，导致财务核算的材料减少与仓储记录无法核对一致。又如，生产与仓储部门对发生的存货毁损、产品返工等特殊事项等认识不足，要么未能及时告知财务部门，要么作为常规数据填报，导致财务核算失真。

（三）部门之间统计数据侧重不同

与成本核算有关的“经济业务事项”包括采购、生产领用、完工入库、原材料或半成品在生产过程中的流转、生产部门职工薪酬的支付、水电费的发生、机器折旧摊销、运输费、包装费等其他费用的发生、生产过程中质量瑕疵、存货毁损等；这些经济业务发生的时间与数量记录或者有外部凭证支持，或者有内部单据支持，特殊情况下缺少直接对应单据，需要生产部门为满足财务部门核算要求专门生成单据并记录相应信息。

会计核算要求经济业务是否真实发生为关键节点，分期统计某个时期的成本费用及某个时点的资产负债情况，而业务部门更重视流水核对，一般不关注时点和时期概念。由于经济业务的复杂性，内部控制较差的公司，业务部门之间的数据核对多是满足于双方滚动记录的发生额保持一致，在某个时点的不一致事项会随着调整事项的消除或者业务的持续开展而自然消失。因此，虽然业务人员宣称业务数据核对一致，但从财务角度看，业务数据均存在包括跨期差异在内的各种“合理”对账差异。

（四）业务数据归集存在管理缺陷

与成本核算相关的信息与沟通控制能够提高企业产品或劳务成本核算的准确性，恰当核算每个会计期间的成本费用。该控制不会对生产经营产生立竿见影的效果，相关控制缺失造成的损失具有一定隐蔽性，导致不被管理层所重视。比如：仓储部门收发存数据由不同人员负责，存货收发存数据登记管理的标准不一，数据加总后与上下游单位无法核对；公司层面不对入库单、验收单、领料单、工时记录、生产通知单等做统一规范，各基层单位按照自己习惯的样式编写、传递、登记，导致不同部门业务数据无法汇总；同一业务在不同部门之间归集数据时，采用不同的截止时点，导致业务数据加总后出现重大差异；对于业务部门生成的数据不监督、不复核、不考核，随着人员变动、时间推移差异数据累积增大，无法查找累积的差异原因；公司对业务数据记录及差异管理不做统一要求，每个业务员对日常产生的差异在业务系统外以笔记备注的形式标注，导致汇总业务数据产生的核对差异很难及时查找原因。

三、加强成本核算中信息与沟通的建议

（一）领导重视，建立有效组织体系

按照会计核算要求归集业务数据、整理复核无误后传递给财务部门，一般会增加生产部门的工作量，公司管理層应重视这一工作，明确负责业务信息记录、核对、编制统计报表的具体岗位职责。应从公司层面建立协调机制，保证生产部门及时统计、核对业务数据。作为生产部门负责人，应督促并检查统计信息录入的及时性和准确性，全面掌握业务数据的基本情况；定期编制生产统计报表；督促并检查业务对账工作，调整不符事项；参与存货盘点工作，协助出具盘点报告，督促整改及处理工作；与信息部门、财务部门沟通日常业务数据核对结果。

对成本核算而言，生产部门负责生产数据的记录，将这些生产数据与上下游部门的数据、上期数据核对一致后传递给财务部门，财务部门复核后进行核算，这既是内部控制的要求，也是企业管理分工负责的要求。经济业务发生后，生产部门各个环节对经济业务单据“业务联”自留一份，从各种数量指标进行记录、统计、核对、分析，以供管理使用；同时，将业务单据“财务联”（或定期编制统计表格）交给财务核算，期末业务部门编制统计报表与财务报表数据核对，确保账实相符，实现会计监督职能。

（二）妥善保管，完整收集业务单据

业务单据多种多样，作为会计核算原始凭证的业务单据是能够证明经济业务发生的单据，而不是计划单据、通知单据、控制单据等“管理单据”，业务单据的联次应保证业务流程中涉及方都有一联凭证留存。凭证由第一出具人印制、签发。

业务记录时需严格填写凭证上的内容，保证每一联次内容完整、清晰；记录的关键是涉及经济业务的各方在同一会计期间使用同一业务凭证进行记录。

业务单据传递时注意及时性，在传递受到限制时可以使用电子单据传递，但须注意电子单据的保存。

业务流程中的相关部门应妥善保管经手的业务单据，对于业务部门自己留存的凭证，注意按期订本保存，并能与业务数据相核对；不是所有凭证都传递给财务部门，需要传递给财务部门的凭证，由成本核算人员作为附件附在记账凭证后面，不能随意处置。财务部门有责任保证记账凭证中业务单据的完整性；如果业务单据数量较大，可以按顺序单独订本保存。

（三）及时记录，准确统计核算数据

所有业务单据及时录入信息系统，禁止跨期记录。对于出现的账实不符的差异、往来核对的差异等，限期查找原因，及时解决。信息系统需根据公司规定的收货单、发货单、退货单等进行录入；如果存在存货盘盈盘亏或其他非正常损溢，需要根据公司领导批准的单据进行录入，不能没有原始单据任意变更信息数据。业务人员及时录入存货入库和出库信息，至少每月与上下游部门、财务部门等进行核对；主管部门应不定期检查业务人员的对账情况。

各公司内部经济业务，应该根据记录实际业务发生的单据进行，确保涉及业务单据双方的部门使用同一单据在同一月份记入业务期间。如果这一原则得到贯彻，单位内部的业务数据、结算数据之间应能保持一致。

业务部门或信息部门定期从业务信息系统导出业务数据，妥善保存。

（四）加强协调，提高信息沟通效果

业务部门不应在原材料没有出库或产成品没有入库时就填制单据计入信息系统，同样也不应延后。不管业务部门记录业务数据还是财务部门记入财务明细账，均应以能够证明经济业务发生的“业务单据”所列示的期间记账，不应出现单据日期与记账日期跨期的现象。

为了确保及时记账，各部门生成的单据要及时传递给其他相关部门。单据传递一是不能跨月，一月的单据不要二月再传递，有特殊困难的，也要确保不跨季；二是不能期末一次传递大批单据，导致下游部门结账前来不及记录。

为了确保单据传递及时，可以采取先传电子版单据后补纸质单据、提供单据明细表格等能够首先保证记账的灵活形式；也可以通过联网业务系统记录打印单据的形式。

财务部门要根据业务数据进行全面核算。采购未结和发货未结都要及时进行暂估，不应以未收到发票为由延期确认。