张淑琴

企业由小做大、由大做强的过程中有可能产生内部管理松弛、实物资产控制弱化等问题，需要一个完备的资产控制体系，做到资产控制适当、形成完善的内部牵制和监督制约机制，消除隐患、防止舞弊行为。

1 完善财务控制体系是基础

在长期的实践中会计人员也总结出了一些内部控制管理方面的方法和措施，如内部牵制制度、中心核算制度、责任中心管理制度等。当务之急应当完完善财务控制制度，集中力量尽快建立起以财务为中心，覆盖生产、经营、管理等环节的系统，引导企业整个内部控制体系的进行闭环设计。

2 明确资产管理的责权分工是前提

美国注册会计师协会审计委员会发布《审计准则公告第55号》，指出“企业的内部控制结构包括为提供取得企业特定目标的合理保证而建立的各种政策和程序”。小企业容易产生实物资产控制不足会影响会计信息的失真、资产的流失等问题，而控制过度则会加大企业内耗、损失管理成本。内部财务控制的基本原则中的权责明确、相互制衡原则明确提示建立分工明确的实物资产管理体系是闭环控的前提，真正做到不相容职务相互分离、相互制约、相互监督，通常情况下采购、存储和使用人不能同时担任财务的记录工作，采购与验收、保管、使用、账务记录等职责应由不同的人承担，由采购部以外的其他部门提出请购，并经其部门负责人审批等。

3 以财务控制为中心的闭环控制设计思路

3.1控制采购随意性，制定合理的标准

首先，由采购部在其他部门协助下建立一套规范的采购标准，结合自身对质量的要求、存储设备或设施的限制、价格波动以及市场的供应情况，其应主要包括以下内容：编号、品名和类型、使用和入库时间要求、采购地点建议、质量要求、数量要求、最高限价、以往最低价格、填表人、使用部门等。在实际工作中要严格执行、适时修订。

其次，由使用部门填写“请购单”，在设置安全库存量的情况下，只有在库存量到达最低界限时才能填写。经部门负责人签批后，报采购部；采购部应结合库存情况及企业实物资产配置标准判断是否可以采购或调拨，若为必需采购项目，则应该寻求供应商和询价；也可设置价格审查人员，完善、复核请购单上的采购价格信息；采购部集中提交请购单至财务部判定是否符合预算或重大采购，预算外或重大采购需由集体决策、修订计划；大额或特殊采购需订立合同，采购部、请购部门各留一份复印件以便了解进货的时间，安排相应的工作，送交仓库一份复印件，以便核对验收、安排仓位；送交会计部门原件，以便准备资金付款或按时预付定金等，其他合同原件应该提交档案管理部门。

再次，各部门赋予职责有利于防范不良行为的发生和实物资产被浪费的现象，各部门在采购过程中相互牵制，对采购过程相互监督、防止采购员的私自购买与假公济私、与供应商之间合谋舞弊等现象。企业可以建立举报通道、制度修订申请通道或管控优化小组，对经营中识别出的风险点及时进行补充控制。

3.2共同验收，及时纳入财务核算

依据企业制定的采购标准和配置标准，采购部门和使用部门、仓库管理员可以共同验收，以避免常由于质量问题产生矛盾，也可加设收货部门的质检员岗位对采购物品的质量标准进行核查。财务部要对价格审查至付款的整个流程进行控制，应当及时核对请购单、订购单、验收单、发票等单据，检查其真实性、合法性及合规性，四单核对一致后才能付款。必要时对单据签批、实物资产的出入库要运用审计方法进行控制测试、细节测试，并进行适当的财务稽核。

財务部可在制度中对验收入库、索取供货发票、费用报销等时间结点进行约定，通过进销存软件对未付款的进行时时监控，实时与采购部沟通、核实入库与待付款情况，每月应与供应商核对往来账余额及明细，或对所有供应商寄发询证函。此外，不建议现金采购（小额零星采购除外），财务定期对实物资产采购引起的、确认为无法支付的账务进行处理。

3.3使用人即保管人，建立归责制度

企业可以根据自身情况合理划分纳入实物资产管理的范围，比如：100元至2000元的实物资产进行备案登记，2000以上的实物资产以财务数据为准，通常前者记入了费用，后者作为固定资产核算。采购部、资产管理部门与财务部要明确表单传递要求与入账标准，员工领用实物资产时，资产管理部门可以按岗位将资产保管责任落实到个人并登记个人备品库，即通过员工填写的资产领用单、资产调转单和离职时由资产管理部门在离职审批单上对资产返库进行控制。

由财务部与资产管理部门定期组织对实物资产进行盘点，及时提醒使用人办理相关手续，对于毁损、丢失的资产，应该依据实物资产管理制度进行处罚、赔偿。

3.4资产控制纳入财务内部控制报告

美国2002年颁布的《萨班斯—奥克斯利》法案则要求所有在美国上市公司都要在年报中提供“内部财务控制报告”，评价公司内部财务控制设计及其执行的有效性，而COSO委员会于2003年发布的《企业风险管理框架》（草案），把内部财务控制从“过程观”提升到了“风险观”，内部财务控制成为企业经营管理的重要组成部分。内部财务控制是企业从财务的角度对经营活动和过程进行监督控制，为保证经营活动的有效进行和资产的安全、完整，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策、措施及程序；防止并及时发现和纠正各种舞弊行为，保护企业财产的安全；规范企业会计行为，提高会计信息质量。财务部门可以协同审计部门对实物资产各环节控制设计的有效性进行测试，对控制运行有效性形成评价，并制作企业财务内部控制报告，最终指导企业实物资产的闭环控制梳理。

（作者单位：哈尔滨市浙商小额贷款股份有限公司）