黄蕾

招标采购业务是高校后勤部门的重要业务，长期以来由于相关规章制度不完善，内部控制制度不健全等原因，高校后勤招标采购业务存在不少问题。本文从实际出发，结合高校后勤部门招标采购业务的特点，从内部控制的角度出发进行了探讨，并进一步提出具体的控制措施。

一、加强高校后勤招标采购业务内部控制的必要性

随着我国教育事业的发展，高校后勤社会化改革的不断深入，高校后勤的社会性质发生了一些变化，但高校后勤仍是学校的职能部门，受传统意识的影响较大，缺乏市场竞争意识和风险意识，对内部控制的重要性认识不足。虽然目前我国许多高校都制定了各自的内部控制制度，但大多属于宏观层面内部控制，各二级单位、校办企业、后勤实体，尚未建立与之相适应的内部控制制度。高校未形成有效的内部控制体系。后勤部门作为学校的一个特殊部门，通过采购大量的材料物资来完成全校的教学、科研等后勤保障任务。由于招标业务内部控制不健全，近年来发生在高校招标采购环节的腐败现象越来越多。建立和完善高校招标采购业务内部控制制度，合理保证高校后勤实体经济活动的合法性，合理保证高校后勤实体资产的安全完整和有效使用，有效地防止舞弊和腐败的发生，提高公共服务的效率和效果，实现高校后勤的经营目标，保障我国高等教育健康快速发展，具有重要的意义。

二、目前我国高校后勤招标采购业务内部控制方面存在的主要问题

（一）招标方式选择不合理

招标采购业务是政府采购的重要组成部分，应当遵循政府采购的方法。按照规定政府采购应采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价等方式。其中公开招标应作为政府采購的主要方式。除以下情况，必须采用公开招标的方式进行采购。一是达不到公开招标金额标准或者虽然达到公开招标标准，但是招标成本费用相对较高，不符合成本效益原则，可以采用询价或竞争性谈判的方式；二是技术性含量高的特殊性采购可以采取邀请招标的方式，邀请3家以上符合条件的供应商参与竞标。三是发生了不可遇见的紧急情况，只能从原供应商处采购的可以采用单一来源方式采购。采购部门应该根据采购业务的特点选择与之相适应的采购方式。由于人情网、乱吃回扣等现象，高校后勤招标方式的选择往往不合理，如基础设施建设急需采购大宗物资可以选择邀请招标的方式，这种方式不发布招标公告，实际操作过程中采购人员只将招标文件送给几家特定供应商。不按邀请招标的程序进行。或者采用化整为零的方式规避公开招标，导致几家供应商垄断高校的供应市场，长期下去容易产生腐败，大大降低了高校采购部门的议价能力和采购物资的质量，采购物资质次价高，损害了国家和学校的利益。

（二）采购环节缺乏内部控制

采购环节一般包括采购申请、采购审批，供应商的选择，合同的签订等几个环节。采购必须按照先预算，再计划，最后采购的程序设立请购制度。许多高校采购业务未设立请购制度，采购随意性大，造成重复采购，资源浪费现象严重。未建立授权审批体系，不按常规授权和特别授权的权限进行授权。未编制常规授权的权限指引，不按特别授权的范围、权限、程序进行特别授权。特别授权范围过大，缺乏必要的程序，越权审批，结果是出了问题相互推诿扯皮，无人承担责任。对供应商不进行尽职调查，对供应商的信用状况不了解，未建立科学的供应商评估和准入制度，未按要求确定合格的供应商清单，未与选定的供应商签订质量保证协议，未建立供应商信息管理系统，不能实时掌握供应商的资信及经营情况并据此进行综合评价，并根据评价情况适时调整。供应商信用恶化，导致单位遭受欺诈，资金受损。未经授权或超越权限擅自以单位的名义对外签订合同，合同签订前不经过审核，为了个人利益甚至签订阴阳合同，导致合同无法按期履行，遭受被起诉的风险，使高校名誉受损。

（三）缺乏有效的采购监督机制

有效的高校内部控制监督分为两部分，一是外部监督，由政府、财政、上级审计部门实行，二是内部监督，一般由内部审计部门、纪检部门实行。由于目前尚未出台高校物资采购方面的法规，加之外部监督部门职能相互交叉，未形成一套有效的内外部监督机制。高校管理层对内部审计工作认识不足，内部审计机构的设置和人员配备缺乏独立性，无法独立地开展审计工作，未形成一套科学的事前、事中、事后监督机制。不能对招标采购业务的全过程进行监督。

三、加强高校后勤招标采购业务内部控制的具体措施

（一）建立一套完善的招标采购内部控制制度

为提高行政事业单位的管理水平，财政部发布了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，该规范自2014年1月1日在全国行政事业单位实行。此规范广泛适用于行政事业单位。高校根据各自的实际情况制订了相应的内部控制制度，但此制度仅涵盖了高校总体层面的日常业务，各职能部门应根据各自业务的特点制定出与之相适应的内部控制制度。以完善整个高校的内部控制体系。高校后勤部门，作为高校二级机构，招标采购业务是其风险最高的业务，应建立一套行之有效的内部控制制度来进行规范。首先应全面梳理招标采购的业务流程，找出各控制环节的风险控制点，并据此制订出相应的内部控制制度，来规范高校后勤部门的招标采购业务。

（二）加强招标采购业务过程中的风险管控

风险始终伴随着企业的经营活动，内部控制不能完全消除风险，但通过风险的管控，可以降低风险发生的可能性。风险实际发生时通过风险管理使不利因素控制在可承受的范围之内。要及时识别、科学分析高校后勤招标采购业务中的主要风险，合理确定风险应对策略，并采取相应的控制措施。首先通过进行风险的事前管控，防止错误和舞弊行为的发生。其次风险实际发生时通过有效的控制措施，根据所处的环境对所面临的风险进行评估，并根据评估出的风险选择相应的风险应对策略，常用的风险应对策略有风险回避、风险降低，风险转移、风险控制等。应根据不同的情况采取相应的应对策略，降低风险发生的危害程度，避免不必要的损失。

（三）建立完善的监督体系和反舞弊机制

对招标采购业务活动进行全过程监督，不仅要监督采购业务的合法性，更要对采购活动的全过程进行动态监督，充分发挥高校采购管理部门、审计、纪检等部门的监督职权。把内部监督分为日常监督与专项监督，日常监督是专项监督的基础，要加大日常监督力度，专项监督是日常监督有益的补充，日常监督与专项监督应当有机结合，应当对监督情况形成书面报告，并在报告中揭示存在的内部控制缺陷。对于重大内部控制缺陷，应及时整改。建立有效的反舞弊机制，明确反舞弊工作的重点领域、主要环节和相关机构在反舞弊工作中的权限。为保证反舞弊工作落到实处，应当坚持“惩防并举、预防为主”的原则，建立举报投诉制度和举报人保护制度，设置举报专线，明确举报投诉处理程序，确保举报、投诉成为有关部门掌握信息的重要途径。举报投诉制度和举报人保护制度应当及时传达至全体员工。

（四）加强招标采购内部环境建设

内部环境是实施内部控制的基础，包括组织架构、发展战略、人力资源、企业文化、社会责任等。建立健全内部控制组织机构，设立由后勤集团总经理牵头，其他各相关职能部门领导为主要成员的采购工作领导小组，作为采购活动的决策机构。设立招标采购决策部门、执行部门、监督部门三权分立的原则，形成权责明晰、相互协调、相互制约的制衡机制。加强招标采购队伍建设，对专业性不强、服务意识淡薄，违法乱纪损害学校利益的采购人员，应调整岗位。遵循德才兼备、以德为先和公开、公平、公正的原则选聘人才，通过廉政教育、强化监督等方式，确保招标采购从业人员遵循职业道德。培育积极向上的企业文化，培养诚实守信的经营理念，倡导脚踏实地的工作作风，增加员工的责任感和使命感。

四、 结语

招标采购是高校教学、科研发展的重要保障，采购业务量大，种类多，做好高校采购环节中的内部控制，完善相应的对策和措施，一方面可以提高招标采购管理水平，科学防范各类风险，提高资金使用效率；另一方面可以有效防止腐败的发生，进一步推动廉政建设，提供高效、廉洁的让广大师生满意的保障型后勤。 （作者单位为郑州大学）