赵旭

[摘 要] 信息技术的迅速发展，使电子档案得以普及，电子档案管理系统成为档案信息化发展的需求，它能够提高档案的处理效率，实现高效的档案管理。对电子档案管理系统的开发过程作简要探讨，以促进电子档案管理系统的普及应用。

[关 键 词] 电子档案；管理系统；纸质档案

[中图分类号] G276 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）19-0219-01

随着信息技术的发表，信息化为电子档案管理提供了突破点，电子档案管理系统的设计和实现成为亟待完成的工作。电子档案管理系统开发需要观念与技术的融合，将功能用技术去实践，这是探讨如何开发应用面广且简捷高效的电子档案管理系统之关键。

一、系统需求调研

电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。开发电子档案管理系统的目的：一方面是信息时代发展的趋势和需求；另一方面是为了解决用户在传统纸质档案管理过程中所出现的问题，使档案管理工作效率更高。所以，电子档案管理系统在开发前要与用户进行沟通，做好需求采集工作。

（一）明确档案归属领域

不同领域的档案文件以不同的形式呈现，例如，文史类档案资料多以文字记载形式呈现；工程类档案资料多以图纸形式呈现；媒体类档案资料多以视频音频形式呈现；不同领域档案资料的原始呈现形式是不一样的，这些呈现形式都是依靠程序的插入来实现的，这就要求在电子档案管理系统开发的过程中加入不同的设计代码和元素，使之最终能呈现出不同的资料形式，所以在开发电子档案管理系统之前一定要先了解清楚档案归属领域，它呈现形式的特征，以便开发出“因地制宜”的管理系统。

（二）明确使用对象

首先，界定清楚管理系统是针对档案管理专业人员使用还是非专业人员查阅使用，这直接决定着管理系统在开发过程中所适用的范围和权限。其次，要清楚使用对象的年龄层次、文化水平，这直接影响着系统操作界面的设计是否符合使用者的操作习惯。

（三）明确功能

这是前期调研中最重要的一项，开发电子档案管理系统的目的就是为了实现纸质档案管理系统实现不了的功能，改进纸质档案管理的缺陷，以更便捷、更立体的形式去呈现并使用档案。明确用户期望实现的功能不仅对开发者有利，使之在开发过程中指向性更明显，目标更明确，提高沟通效率，也能满足用户的各项要求，使开发出来的电子档案管理系统更加贴合用户的实际情况，更好地为用户档案管理工作服务。

二、系统结构开发

电子档案管理系统的开发主要围绕以下三个结构进行。

（一）信息采集

主要完成各个渠道的数据采集工作，通过数据一体化接口，按信息采集流程要求，将各个信息系统中待归档信息直接采集到档案管理信息系统中或通过通用数据交换平台采集到档案管理信息系统中；通过收集整编流程，可实现分散式、集中式档案整理和移交；通过数据导入功能，可实现离线数据的收集、歷史数据的导入以及将数字化加工系统产生的电子档案数据导入系统中。

（二）开发利用

电子档案管理系统将构建影像物化和电子数据采集、集约化管理、个性化访问、可持续加载、人性化展现的公共支持环境。主要完成档案的研究开发工作，并提供各种方式的档案利用。一方面提供与实体相关的利用，另一方面通过网络提供各种方式的检索和利用，包括信息发布、全文检索、分类检索等多种网上信息检索利用方式。

目前，最新的电子档案系统都是采用业界目前最先进的技术理念和基础服务体系，具备优质的扩展性、复用性、高效性和灵活性等特性。支持的功能包括通用业务功能，支持快速定制开发；ML动态自适用元数据管理模型，提升系统表述性、灵活性和扩展能力；强大的检索和内容智能管理功能；基于SOA应用接口，通用系统集成方式；分布式动态可扩展的内容存储系统；工作流配置管理（规范工作流程，提高系统可用性，满足业务多样性）。用户可以根据自身实际情况进行功能的定向开发，实现系统价值的最大化，服务于用户本身。

（三）数据流程定制

主要完成与系统运行相关的各种数据订制工作。包括数据结构设置和维护、权限设定、系统参数设置等。开发过程中需要提供档案类型、分类结构的定制，可以使档案系统满足用户的各类档案资源管理需求，并可以满足系统的拓展需求。同时将归档文件整理的规则形成系统的控制设置，使整个归档流程规范化、标准化。

三、后期维护与改善

电子管理系统在使用过程中一定会出现很多奇怪的问题，甚至一些失误操作有可能损坏档案系统里的重要文件，且档案管理系统的隐私性质较明显。所以，一方面，用户必须严格按照流程对系统进行定期维护和实时需求更新，以防泄密；另一方面，系统开发人员要根据实际使用过程中所出现的问题，及时提出解决办法，定期对系统实行内测、公测等，积极收集反馈意见，并积极维护系统的补丁和功能的再完善。

目前国内的电子档案管理系统的发展尚属起步和探索阶段，在功能和实际应用中仍存在诸多问题。随着电子档案管理系统的深入发展，作为新生事物，会有一个实践中的适应和发展过程，只有当用户在系统开发完成后充分接受并投入使用，才能使纸质档案和电子档案相互配合，在实际的档案管理工作中凸显实效，为我国的档案管理建设工作作贡献。

参考文献：

[1]王琦.电子档案管理系统解决方案及其关键技术实现[J]. 工程技术（全文版），2016（9）：247.

[2]朱建兴.浅析流程管理在电子档案管理系统中的应用[J]. 办公室业务，2016（1）：147-148.

[3]刘旭芳.单位电子档案管理系统的设计和应用[J].用户改革与管理，2016（18）.