王云辉

摘 要：进入二十一世纪以来，我国进入经济爆炸式发展新阶段，随着经济的发展，各企事业单位对传统的档案管理愈加重视起来，希望能够提高档案管理的技术含量，与互联网等进行信息化融合，实现新时期的现代化转型，以更好地整合单位资源，提供决策方案等，促进企事业单位的健康稳定发展。本文基于新时期的视角，对新时期下办公室档案管理规范化进行了深入研究，旨在提高办公室的工作效率和质量。关键词：新时期；办公室；档案管理；规范化前言无论是对于企业还是事业单位来说，办公室都是必不可少的一份子，承担着大部分的日常事务中决策和处理的工作，是各单位的领头羊和主力军。本文从办公室档案管理的转型入手，基于新时期下办公室档案管理的规范化、信息化转变进行系统分析。首先对档案管理的概念进行了简单介绍，然后分析了办公室档案管理工作具有的特点和办公室档案管理规范化的重要意义，接着提出了办公室档案管理工作中存在的诸多问题，最后针对这些问题指明了新时期加强办公室档案管理规范的措施，提升新时期办公室工作的工作效率和质量。1 档案管理1.1 档案管理概念。顾名思义，档案管理主要负责企事业单位档案的收集、整理、分类、归档、分析、提取等工作，更多的是为行政和决策提供信息，这项管理工作贯穿于企事业单位各部门各工作环节的始终，是一项服务性管理工作。 1.2 办公室档案管理工作特点。办公室档案管理工作与其他的档案管理工作既有共同点也有不同点，具体来说包括两大点：第一点是办公室档案管理工作中主要关注对资料的收集和保存，为之后的信息服务提供方便；第二点是办公室档案种类繁杂，包括纸质档案、电子档案和加密档案等诸多重要档案，必须做好整理分类，以提高管理的质量和效率。2 办公室档案管理规范化的重要意义在新时期加强办公室档案管理的规范化建设对提高企事业单位的工作效率有重大意义，具体可以分三点进行说明。首先，在新时期加强办公室档案管理的规范化建设是顺应了历史发展的必然趋势、顺应了时代潮流的重大转变。在经济科技日新月异的新时期，要想继续得到持续健康的发展，各行各业都需要看清时代发展的趋势，顺应这股洪流，适时进行转变和转型，不断用新科技武装自己、用新理念发展自己、用新技术提升自己，办公室档案管理也不例外。办公室档案管理工作需要加强规范化、信息化建设，提高工作效率，才能不被新时代所抛弃。其次，在新时期加强办公室档案管理的规范化建设是提高了服务和管理水平的表现。办公室的档案管理对一家企事业单位来说至关重要，因为档案管理的好坏直接影响决策信息的正确性、管理手段的科学性、行政工作的效率性等。另外，办公室档案管理的规范化还能提高办公室的整体形象，提高服务和管理质量，提高工作人员的工作效率和成就感，提高行政决策的科学性等，一举多得。最后，在新时期加强办公室档案管理的规范化建设是行政工作持续健康发展的前提和保障。办公室作为企事业单位的不可或缺的一份子，其行政职能贯穿企事业单位各工作流程的始终，所以加强办公室档案管理的规范化建设可以促进办公室工作顺利开展，整合优化各项资源，总结分析以往行政工作的经验教训，为决策者提供更多的高质量参考信息，制定出科学的工作计划和战略方针，推动行政工作持续健康发展。3 办公室档案管理工作中存在的问题3.1 缺乏完善的制度。传统的办公室档案管理工作只是单一地对档案进行整理、归档，没有利用当前最新的科技进行管理、分类，主要是由于管理制度不完善或是在执行过程中办公室人员不按规定进行，使得管理制度成为一种摆设，造成了办公室的很多档案资料缺失，影响了办公室职能的发挥。3.2 专业人员缺乏。在当前的办公室档案管理工作中，很多的领导没有重视，导致了从事档案管理工作的人员专业技术不强，对新知识和新技术的接受能力缺乏，影响了办公室档案管理工作职能的发挥。 3.3 档案管理设备落后。当前，办公室档案管理工作依然采用的是传统的工作方式，这就给办公室人员增加了工作量，这是导致档案管理工作混乱的一个重要因素。4 新时期加强办公室档案管理规范的措施4.1 建立科学合理的规章制度。新时期，办公室档案管理工作要适应时代发展的需求，在制定新的档案管理制度的时候要摒弃原来规章制度的束缚，在制度的内容和形式方面要做到创新，坚决杜绝形式化现象，这样才能保证档案管理工作做到有据可循。另外，在制定规章制度的时候要充分将现代化的手段結合进去，使档案管理制度更具安全性、科学性、完整性。档案管理制度的建立还要包括档案销毁制度，对于一些保存到期的档案，要按照规定及时销毁，保证办公室档案管理工作职能的发挥。4.2 加强办公室档案管理人员的综合素质培养。首先，要加强档案管理人员专业知识和技能的学习。其次，档案管理人员还要具备现代化的操作手段。这就要求在选拔办公室档案管理人员时一定要严格。另一方面，为了提升办公室档案管理人员的综合素质，必须要加强对工作人员的专业知识培训，让他们时刻对知识进行更新，尤其是计算机专业知识的更新，这是因为信息技术已经渗透到了各行各业中，只有让档案管理人员掌握了先进的计算机知识才能促使档案管理朝着规范化的方向发展。4.3 加强档案管理信息化建设。在新的形势下，要实现办公室档案管理的科学化、规范化、制度化，必须要将信息技术与传统的纸质档案管理相结合，实现办公室档案管理的现代化。电子档案是信息时代下纸质档案的新发展，电子档案由两种形态构成，一种是直接以数字模式产生的数字信息档案，另一种是通过对纸质档案进行再加工后形成的原件数字档案。数字档案是对传统的纸质档案的再现过程，但由于各地区信息化水平的不同，数字档案建设很多还不完善，影响了办公室档案的发展。5 结束语综上所述，通过对新时期办公室档案管理规范化的研究，我们发现要想加强新时期办公室档案管理规范化，首先要建立健全一套科学合理的规章制度，其次要加强办公室档案管理人员的综合素质培养，培养出一支高水平、高素质的精英档案管理团队，最后要加强档案管理信息化建设，提升科学化水平，提高整个办公室档案管理的技术含量。通过以上三点具体措施，可以全方位的促进办公室档案管理在新时期的转型，顺应历史发展的大趋势，提高整个企事业单位的行政效率，为祖国的社会主义现代化建设添砖加瓦。参考文献[1]赵传秀.浅析办公室档案管理规范化的对策[J].办公室业务，2017，（08）：107.[2]刘庆华.实现档案科学化、规范化、现代化管理的路径分析[J].办公室业务，2017，（07）：66-67.[3]高艳琴.企业档案的规范化管理及其建议[J].办公室业务，2017，（04）：139.[4]朱志能.新时期档案管理面临的挑战及创新方法研究[J].城建档案，2017，（01）：56-57.