易艳红

摘 要：为了保证档案管理工作的质量，应认识到档案电子存储技术的优势以及先进性，并能结合档案管理工作的需要以及电子存储技术的特点，制定相应的电子档案存储技术应用方案。本文就档案管理方面电子文件类型的存储技术进行了分析。关键词：档案管理；电子文件；存储在档案管理领域的变革发展中，电子档案存储技术已经逐渐取代了纸质类型档案存储模式。和纸媒介的档案存储相对比，电子信息档案在储存管理便捷性、保存时间长度、传输效率等方面都有突出的优势。1 电子信息档案存储现状1.1 未能够有效的进行归档处理我国企业在二十世纪九十年代的时候，使用的就是软盘进行企业信息的存储，之后又出现了光盘和计算机硬盘，这样电子文件的存储载体就取得了迅速的进步，文件的内容主要是日常的工作活动，除此之外，还有着源程序代码和技术性文件，有些文件也没有进行充分的整理、归档和鉴定工作人员仅仅是将科技材料或者是相关的企业文件放入硬盘和软盘内，这样文件在日积月累的过程中，就会出现泛濫成灾的现象，这样文件就比较混乱，检索和管理在程序上也就会出现一系列混乱的现象。从存档上来看，电子文件也没有经过专业的质量审查，从技术上来看，没有任何的时效性和正确性，文件也就出现了极大的缺陷，在利用的过程中，文件管理极容易出现归档性的问题。1.2 版本管理存在着不足之处在科研产品在研究和开发的过程中，会产生大量的文件，这些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要对本单位和上级的机关产生的文件进行管理之外，还有很多的项目文件进行管理。但是现在有很多的科研开发档案都是使用了源程序代码形成了一系列的电子档案，这些电子文档都在各个部门的开发人员那里存档，档案管理人员就无法按照常规的程序进行收集，导致了档案部门在收集的过程中面临着程序性的问题。在程序运行的过程中，如果文件存储的程序出现了一系列的问题，这时就需要进行正常到维护，但是如果在本企业电子文件的保存上并没有及时的存档，因此极容易出现重复更正的问题，这样就会出现人力和财力上的极大浪费，对系统的运行也是极为不利的。2 电子档案信息存储技术2.1 对储存环境的管理电子档案类型的信息储存管理当中，需要能根据电子档案存储模式以及类型进行专门的管理，尤其要注意电子档案信息的储存环境。目前一些电子档案的储存部门在对电子档案进行储存管理的已经发展成了专门储存体系，有专门的设备以及专门的房间用作电子档案的储存。这种集成化、先进化的储存设备增加档案信息储存容量以及管理效率的同时，也对设备运行环境标准有相应的要求，如果设备运行环境不符合相应的要求，则可能导致设备出现故障。尤其是在储存设备高速运行的时候，设备温度会有所增加，这时需要通过采用温度调节的方式保持设备良好运状态。目前对于存储设备运行环境的管理当中，通常会从运行环境温度、设备运行环境湿度等方面进行调节。在对环境条件进行调节的时候通常会使用机房专业配套的空调设备进行调节，避免存储设备运行出现故障。在这个阶段要注意到机房专属设备的特殊性，由于存储设备需要全天连续运转，因此也需要设备能在连续运转方面有良好的稳定性，避免设备的正常运行受到影响。2.2 储存技术的优化要按照国家关于档案管理的规定进行电子当纳的存储，根据相关的原则在存储的过程中，将软盘中的文件转移到光盘内，这样便于对文件的版本进行有效的管理。在存储方式上的转移主要是针对长期储存来说的，因为软盘和磁盘在使用的过程中，有着一定的年限限制，经常出现操作失误的现象，如果不经常更换就会导致文件出现损坏，无法复原。而且在使用的时候，常常会出现误操作，这对于电子文件的使用非常不利。如果存储制度完善，而且经济条件允许，在管理版本文件的时候，可以使用版本管理器。这样的管理方法要比将文件放在光盘或者是磁盘中更有效。管理器的研发还能保证存储技术的革新。磁盘列阵是将不同类型、不同容量的磁盘连接在一起，这样在读取数据的时候，更加快速而且精确。使用磁盘列阵的方式存储是因为该存储方式有较多优点：首先，将有限的存储容量提高，是可以使用的网络数据也增加。而且数据在存放的时候，有选择性。从而使数据在吞吐的时候成串。其次使用这种存储方式可以保证文件能够快速存储，即使是多台的机器也能一同运转，实现文件高效率传输。2.3 科学的电子方案存储管理在将电子档案管理技术融入到现代档案存储管理中的时候，要能在利用电子档案管理先进性的同时做好电子档案安全管理，这样才能保证电子类型档案文件存储管理技术的运用效果。首先，要做好电子档案信息转化方面的工作，让电子存储技术真正的被落实到电子文件的管理当中。要将电子信息档案管理模式落实到现代档案管理当中，在对档案信息进行采集、归类的时候采用信息化的模式，通过这种信息化类型的管理工作起点推动档案管理存储电子化发展。而在现代的档案信息存储管理当中，除了要能在新档案信息管理中运行用电子存储技术外，还要能过去老旧档案信息转化成新型电子档案文件，这样才能真正意义上落实电子类型的档案信息存储。其次，还要在运用电子档案存储的阶段做好网络安全管理。现代档案信息为了能实现管理效率以及运用方便性的提升，会将电子档案存储设备接入到网络当中，但这种运行模式在方便了档案信息管理、推动了档案信息传播效率提升的同时，也给档案信息化管理带来了隐患。目前黑客的网络入侵技术也在增强，由于电子档案当中含有较多的珍贵资料文件，因此在对电子类型档案文件进行存储管理的时候，也可能受到网络入侵，影响电子档案的安全性。因此在现代的档案信息存储技术中包含对于档案信息的安全防护，要能在电子档案体系中构建安全防护体系，从而起到对网络入侵的有效拦截，避免损失进一步扩大。另外，在对入侵进行安全防护的时候还要做好内部检查工作。一些电子病毒潜伏在数据库中长达数月甚至是数年，一旦病毒被激活就会威胁到档案信息的安全性。因此要定期对电子档案以及数据库进行安全检查。3 结束语电子类型的档案信息管理模式是对过去纸质类型档案管理模式的变革，推动了档案信息管理在质量以及效率方面的发展。在目前电子类型信息档案的发展仍存在不足，需要工作者能从档案管理设备方面以及档案管理人员专业性方面不断优化，实现管理工作的全面提升。参考文献[1]王守亮.档案管理中电子文件的存储技术分析[J].科学与财富，2017（8）.[2]方昀，杨安荣，宗琳.电子文件长期保存技术需求研究[J].档案学研究，2016（1）：96-100.[3]周成龙.长期保存视角下电子档案的格式管理[J].兰台世界，2017（s1）：146-147.[4]侯鑫.浅析电子档案与纸质档案在保管上的差异比较及电子档案的安全管理[J].魅力中国，2016（45）.