沙东强

摘要 针对协同办公系统建设流程，从定位需求、需求分析、建设过程与应用管理等方面进行全面分析。

【关键词】需求分析 工作流 80/20 原则

协同办公，又称OA，重新定义了办公理念，由其带来的办公自动化、电子表单、及时通迅等概念，不仅提高了办公的能力，强化了决策的一致性，更可以起到优化现有流程制度的作用。

协同办公系统建设归属于软件工程的范畴，需要按软件工程的标准流程来实施，但OA系统实施的复杂性是其他信息系统无法比拟的。

近年来基于B/S结构的OA系统曰趋成熟，例如电子签名、痕迹保留、公文流转、流程跟踪等模块已属于OA系统的标配模块，针对业主需求做定制化开发成为OA系统的未来趋势。

笔者全程参与了温州铁投集团协同办公系统的建设，就建设过程中的种种体验，谈谈自己对OA建设的一些看法。

1 定位需求是OA的基础

对于铁投集团用户来说，建设OA系统要紧密结合集团业务现状，尤其要从工作中的痛点与难点出发，明确系统应用范围和涉及工作部门，重点解决工作流程的优化和再造。

在明确定位需求后，经过一段时间的内部调研，铁投集团OA系统的具体目标也就逐渐清晰起来，主要系统目标如下：

（1）搭建统一工作流服务平台，基于工作流平台，提供流程的定制及管理，实现审批流程的优化，缩短审批的时间，提高公司整体的工作效率;

（2）实现公文处理、行政办公、移动办公等协同办公需求，摆脱时间和地域限制，实现协同办公、分布式办公和移动办公;

（3）借助OA系统实施，梳理、固化、优化管理流程，辅助提高管理水平，弥补管理支持领域的短板。2需求分析是OA的关键

（l） OA建设首先从传统意义上的OA功能开始突破，对公用部分：公文管理、会议管理、日用品管理等进行充实，提高无纸化办公程度。

（2）对用户个性化定制模块进行需求调研与原型确认，例如会议材料生成、计划与任务管理、食堂管理等需求。

（3）对需要二次开发来实现的功能模块，如短信接口、新闻推送、内部门户接入等，评估开发的可行性与难易程度，合理安排开发计划。

3 重视0A建i殳过程

OA项目的成功离不开科学的OA建设过程。根据OA厂商长期信息化建设实践总结的经验，确定的铁投集团OA建设原则如下：

先局部后整体。针对核心问题，用最小代价、最短时间实现成功上线和功能确认，达成项目阶段性成功，为后续的优化、提升、再造建立基础立足点，取得集团内的认同和支持。

先部署后集成。在应用成功上线的前提下，发掘增值性需求。通过80/20原则的筛选和归集确认核心需求，明确清晰、稳定、可行的应用边界。借助成熟的软件工程分析和CMMI理论和方法，采取通用、高效、稳定的技术方案和手段，实现高应用价值、高稳定性的二次开发与集成。

先纵向后横向。根据组织管理的原则，应先建设公共性规范，再建设具有业务特色的个性化规范。同时，考虑系统首期部署的范围和日后模块推广的方便性、可复制性，应优先完成一个垂直业务体系的部署，再着手进行横向推广。

先组织后个人。因协同办公系统属于协同平台应用范围，不但是一个组织沟通管理的平台，更具备了个人事物处理和组织管理的强大功能。能够将组织级的任务下达、相关指令、信息等与跟人工作的日程、计划知识、任务再分工、项目、部门、团队等管理紧密结合。加速组织与外部资源的协同性，提升组织敏捷应对业务变化的能力。

先期关注建设以刚性流程为核心的集团应用，提升关键业务的运行效率。其次关注建设以柔性流程为核心的个体业务模式提升，创造全员基于OA为核心的高效、便捷的全新业务模式。

4 0A重建设更重应用管理

OA系统建设成功与否，不仅仅是在产品技术方面，更重要的是在应用与管理方面。很多集团都存在OA系统重建设轻应用管理的现象。而OA系统是应用性很强的软件系统，它不仅实现了无纸化办公，更加转变了管理者的意识和手段。通过OA系统的建设可以对集团流程进行充分梳理，优化固有、僵化的流程，再造符合业务特色、适度超前的流程，给集团注入新的活力。

从实践层面来看，笔者认为要想让OA成为一个组织管理的重要平台，真正发挥作用，必需要考虑长期发展机制。首先需要设置OA管理员，要求熟悉各个业务部门情况，具备协调组织能力。另外随着应用的深化，要设置的岗位有：部门公文管理员、部门文档管理员、部门新闻管理员，并结合监察室的监督员来配合相关工作。还要制度化保障，把OA的使用变成制度、使之合法化。最后要增加正向激励，我们应该去创造更多的獎励，可以征求对流程的优化建议，可以鼓励管理建议，奖励优秀新闻稿……鼓励表彰的过程中，企业的价值观中推崇什么一目了然，文化逐渐成型。

5 0A建设是一项长期的工作

任何应用系统在推广使用时，都不可能是十全十美的。很多人都有一种错误的认识，认为这个OA系统还没有做到最完善的地步，还不具备使用的条件，一定要等到一个完美的系统摆在面前才会使用。如果这样的话，永远发现不了该系统的不足，始终感觉该系统很陌生。其实人与系统是需要互相适应的，人需要不断地摸索使用，从而适应这种工作方式和使用方法，在使用中发现该系统的不足，然后根据用户的合理性要求，技术人员不断地改进和完善，最终实现系统和人的统一。OA系统在最初时，可能不具备完全运行的条件，也许只实现了部分功能，但是大家一定要看清系统的潜在的价值，这需要用户和技术人员共同的努力。

参考文献

[1]李云燕，浅谈协同办公系统在本集团公司中的管理应用[J].计算机光盘软件与应用，2012 （18）.