陈静

摘 要：时代迅速发展，国家越来越重视教育，其终将占据更加重要的地位。高职院校的发展十分迅速，学生数量也在逐年增长，但是大部分的高职院校对档案管理工作的重视不够，档案管理信息化建设也不足，严重影响档案管理信息化工作的进一步提升。故本文就目前高职院校的档案管理现状进行了详细的分析，并针对目前高校的实际情况，介绍了几种加强高职院校档案管理信息化建设的方法，希望能够帮助高职院校，进一步提升他们的档案管理水平。

关键词：高职院校;档案管理;信息化

科技信息化的时代已经来临了，高职院校间传统的档案管理模式应该发生改变，由以往的纸质化档案转变为数字电子化，就目前的档案管理现状来看，高职院校还需要做出很多的努力，最终真正的实现档案管理的数字化、信息化，使得档案管理更加便捷高效，从而来提升高职院校档案管理工作的水平。

一、当前高职院校档案管理化建设的现状

国家开始重视教育，并且加大了教育的范围，未来教育会成为我国的一大热点，这就意味着高职院校的学生也在大量的增多，各类的档案的数量也逐渐增多，导致档案管理人员的工作日益增多。就目前来看，高职院校的档案管理还处于传统的方式，仍旧采用纸质的档案，过于死板，而且浪费人力物力，不便于查找信息。加强高职院校档案管理的信息化建设已经成为一种必然。大多数的高职院校由于自我规模限制，技术发展落后，档案化信息管理还处于初级阶段，要想真正的完成信息化的转变，还需要进一步的挖掘。在档案管理信息化建设这条路上，还有许多问题需要我们进一步的探索，努力去解决。

二、加强高职院校档案管理信息化建设的意义

有利于提高档案工作人员的效率，同时质量也得到进一步的提升。纸质的档案和电子数字化的档案同时并存，更加能确保档案信息的正确率，降低信息出错的机率，数字化档案的出现，可以提高档案管理人员的工作效率，查找相关的档案起来，方便快捷。数字信息化档案是一种新形式的管理方式，依赖于计算机技术，并按照档案管理的模式进行操作。其就是将纸质的档案转化为电子的文件，进而保存，检索管理，从而延长了纸质化档案的寿命，也能更多的节省成本。

并且还可以有效的提供档案服务，使得档案部门成为整个高职院校的信息中心。以往的信息查找，需要工作人员，在目录中找出所需的档案来，在到相应的库房中进行寻找，费事费力，如今在计算机上可以达到一瞬间的查找，工作效率的提高，也为来寻找档案信息的人员提供了很好的服务。档案管理部门的地位也得到了大大的提升。

三、如何加强档案管理工作信息化的建设

（一）树立档案信息化的观念。我们处于如今这个信息化时代，必须好好利用信息化。档案管理信息化的建设是一种必然的选择，我们应该努力去改变仍旧存在于高职院校的纸质档案管理思想，转变为信息化档案的建设，与现代科技形成很好的对接。树立信息化管理的观念，进一步的完成档案管理化的改革创新。

（二）建设档案管理工作的相关制度。设立高职院校内部档案管理工作的制度，加强档案工作的管理。针对高校自己内部的实际情况，结合其他院校的制度和经验，并按照国家颁布的《档案法》，制度出实际合理的制度。档案工作要有一定的制度进行保障和限制，

（三）加强档案管理的安全保障系统。目前，众多高职院校缺乏对档案工作的重视，而且对档案信息化的建设没有周密的计划。也无法确保档案信息管理的安全性，档案常常涉及很多高职院校中师生的隐私，一旦公开，常常给当事人带来不可磨灭的灾难，故做到档案信息的安全是十分重要的，当然这也是档案工作人员的基本职责。同时还要利用好如今的网络安全技术，并采取相应的安全策略，提前做好安全预案，以防网络黑客出现时，做到迅速及时的处理。从而保证档案工作的安全性。

（四）提高档案管理人员专业素质。要想实现档案管理的信息化，首先应该提高档案工作人员的基本素质。就当前国内的档案管理人员来看，大多数人员的档案管理知识水平低，并且只是对计算机进行简单的操作，这样远远不能满足如今的档案信息化管理。只有档案管理人员具有先进的计算机水平，大量的档案专业知识储备，努力提升自己的专业素养，才能紧跟如今的档案管理潮流，从而适应如今快速发展的时代，进一步的发展档案管理事业。定期开展档案工作人员的技能培训，做到档案工作信息的实时更新，逐步为档案工作人员进行知识的补充。

档案管理工作是众多高职院校的一大难题，如今数字化时代的来临，给予了档案工作发展机遇。以往繁琐的工作，一旦利用好數字信息化，可以大大提高效率，这是档案管理工作上的一种质的飞跃。只有紧跟时代的变化，认清目前的国家形势，转变自身的观念，树立档案信息化的新型理念，抛弃旧的想法，提高档案工作人员的专业技能知识，定期举办相关的培训，提升其素养，建设档案管理工作的相关制度加强档案管理的安全保障系统，才能完善高职院校档案管理信息化建设。

参考文献：

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