三门核电文档信息化管理实践

2018-04-16巫佳立

商品与质量 2018年44期

巫佳立

三门核电有限公司浙江台州 317100

三门核电1号机组是全球首台AP1000三代核电机组，项目由三门核电、西屋联合体、三菱重工等数百家国内外单位参与建设，项目涉及单位多、地域广，文档数量大、交互频繁、时效性要求高，传统纸质文档管控措施无法满足项目建设需求，文档信息化管理是项目顺利开展的必然选择。

1 文档信息管理系统架构

三门核电文档管理相关的信息系统主要有3个，即文档管理系统（Documentum，简称：DCTM）、工作流系统（ECIS）、业务一体化系统（SPMS）。

DCTM是公司的文件发布、存储、应用平台，所有的文档电子化后著录该系统进行管理，它包含了文件分发、回收控制、图情资料借阅、档案存储等功能。

ECIS是公司的工作流系统，主要承担函件、会议纪要、行政文件的发起、阅办，程序文件的编、校、审、批等功能。

SPMS是公司人、财、物业务一体化系统，目前是集工单执行、状态报告流转、运行日志编制、财务报销、商务支付等功能于一体的综合性平台。三个主要系统关系如下：

2 文档信息化管理实践

2.1 工程文件信息化管理实践

在建安、调试阶段，三门核电以函件收发文为媒介将文件信息化应用至文件流转各阶段。

三门核电接收到收函后，文档人员以函件编码作为唯一标识将其著录文档管理系统，授权人员对信函进行复核后通过工作流系统启动阅办流程，信函承办完成关闭后，随同的承办信息将根据预设规则自动归档至文档管理系统。

对于函件发文，业务人员在工作流系统启动发函流程，经授权人员校对、审核、批准后流转到对外统一接口的文档管理部门对外发函，随后发函随同其签批信息等自动归档至文档管理系统。

非信函类技术文件及项目管理文件以作为收函子类的文件传递单进行阅办，同时为对文件的分发进行受控管理，文件还在文档管理系统中通过文件传递单进行单独分发，文档管理系统每日根据文件分发情况自动产生报表清单，进行文件的受控跟踪。

此外，工程期产生的竣工文件都在电子化之后由承包商按指定格式向三门核电移交，授权人员将文件批量导入文档管理系统。

2.2 生产文件信息化实践

为做好AP1000首台机组的生产文件准备工作，三门核电对标美国电厂文件管理先进经验，确定将电子文件作为生产期可执行文件，将信息化应用将贯穿生产文件的全生命周期，文档管理系统则作为公司唯一有效的文档发布平台及存储库。

（1）文件的产生与发布：

三门核电所有生产期文件都需进行信息化管理，它的形成主要包含两种方式：①通过公司现有工作流系统经过编、校、审、批流程后形成的文件，将通过系统间的接口，直接流转至文档管理系统进行发布存储；②通过线下手工签发的文件，须由文件编制部门向文档管理部门同时移交纸质原件、电子原件（PDF格式）和可编辑版电子文件，文档管理部门接收文件后在文档管理系统中进行著录发布。

（2）文件的分发：

生产文件一般不针对具体行政部门分发，公司员工如需使用，直接进入文档管理系统检索利用，但为应对文件应急使用需求，文档管理部门针对主控室、远程停堆室、生产隔离办等特定站点专门配置纸质文件，上述站点统称“卫星文件站”。为提升卫星文件站文件配置的时效性，文档管理部门还在文档管理系统中，针对每个卫星文件站配置与纸质文件一致的电子文件柜，并对各卫星文件站的电子文件柜绑定指定的账号和IP地址，从而规避各站点文件误用的风险。同时，文档管理系统每天还会产生各站点最新的文件清单，该清单针对文件的新增、升版、作废等情况都有标示，以便相关人员每日了解文件变化情况。

（3）记录档案的移交：

生产阶段多数记录（如巡检日志等）都以结构化数据的形式直接上传至了业务一体化系统，而工单执行产生的工作包文件等也在审批完成后以电子文件的形式进入了业务一体化系统，通过实现业务一体化系统与文档管理系统间的数据交互，公司产生的大量记录报告都实现了数据系统在线移交、归档。除此之外产生的记录档案，将通过文档管理系统中的部门平台实现在线移交。

2.3 档案、图情资料的信息化应用

三门核电档案和图情资料的管理主要借助于文档管理系统开展。文档管理系统是三门核电的电子档案库房，所有电子档案保存、检索、利用、鉴定、销毁等工作都在该系统中实现，同时系统还配置文件在线归档、移交的流程，实现了部门文件归档信息化。针对图情资料，文档管理系统中配置了图情资料的存储、采购申请、借阅、统计等功能，实现图情资料信息化管理。