浅析人事考试院档案管理制度

2018-04-02

福建质量管理 2018年16期

(湖北省襄阳市襄州区人社局人事考试院湖北襄阳 441104)

近年来，我区的人事考试院在档案管理上有了很大的提升，但随着人事考试制度改革的不断深化，原有的档案管理模式已无法适应信息化时代的发展要求，本人从事人事考试档案管理多年，结合当前工作实际，认真研究了我区人事考试档案管理的现状，针对当前人事考试院档案管理存在的问题，提出了相应的对策建议。

一、当前人事考试院档案管理工作存在的问题

随着工作的开展，人事考试院档案数量越来越多，在社会各项事业快速发展，以及改革创新工作不断深入背景下，传统的人事考试档案管理制度已经无法满足考试院发展的实际需要，这些都制约着事业单位改革创新的推进。

1.对基层人事考试档案管理重视程度不高。在考试院日常工作中，档案管理工作不能引起人们的关注，工作业绩无法物化衡量，大多数考试院工作人员对档案管理工作存在轻视现象，受传统观念的影响认为档案管理工作只是简单的抄抄写写，档案管理水平得不到提升，在实际工作中得不到创新，严重的阻碍了考试院档案管理工作的长期稳定发展。

2.基层人事考试管理硬件设施落后。档案信息管理系统在当前普遍的应用，计算机处理信息的水平也在不断的提高，电子文档的广泛应用取代了传统的文书档案管理模式，办公自动化设备也显示出了强大的优势，但是我们考试院的档案管理的设备比较陈旧落后，信息检索、信息加密、归档、调档等需求难以得到满足，增大了工作人员的工作量，降低了档案管理的工作效率，工作人员对工作的积极性受到了影响，更不利于档案的开发、收集、利用。

3.人事考试档案管理人员素质不高，缺乏专业的档案管理人才。档案管理工作需要专业的、有经验的人才进行管理，因为档案管理并不是一件简单的工作，需要管理人员具备系统的管理知识，但是在实际的工作中，学习档案管理的人员少，从事档案管理的人员不能系统的、科学的、专业的对档案进行管理，再加上相对于其它行业档案管理人员的流动性比较大，专业熟练的老员工少，业务不熟练的新员工比较多，导致档案管理的专业人才严重缺乏。

二、新形势下人事考试院档案管理优化策略

1.加大宣传，不断强化对基层人事考试档案管理重要性的认识。转变领导对事业单位档案管理的思想认识，重视档案管理制度的建设，从管理、资源、政策上给予指导、支持、倾斜，满足档案管理工作的各项需求，是档案管理制度科学、完善、健全，提供良好的外在条件。不管是什么样的管理制度都需要人员来执行,因此，提高人员对档案管理重要性的认识十分必要。

2.加大投入，及时更换基层人事考试档案管理各类设施。及时更新档案管理设备档案管理设备包括硬件设备和软件设备；档案管理的设备影响档案管理工作的进度好的设备可以提高工作进度;省时省力节约工作成本。在信息化爆炸的今天，档案管理需要注重与时代接轨，将原本的纸笔记录更新换代到自动化管理档案,引入相关的管理系统利用数字化平台减轻工作人员的负担，在相同的时间内能够完成更大的工作量，有效的提高档案管理的工作效率

3.加大培训，全面提升基层档案管理人员素质。在保证工作人员安全的基础上定期开展培训，培养人员有一个很高的专业性档案管理理念，帮助相关工作人员及领导端正工作态度，加强部门人员之间的联系，注重考试院档案管理科学化，改变工作人员的心态，充分认识到档案管理对于人事考试院整体工作的推进作用，秉承严肃认真的工作态度，强化工作能力。

4.加大管理，优化完善基层人事考试档案管理制度。档案管理制度的制度是档案管理工作正常进行的基础，因此考试院要重视档案管理制度的制定和执行，重视制度落实。要规范档案管理人员的行为准则，严格按照管理制度进行操作，同时建立相应的监督管理守则和绩效奖惩制度，促进档案管理人员自主的执行档案管理工作制度，提高工作积极性，在工作中不断改进自己的管理制度使得档案管理制度变得更加全面和完善。优化档案管理制度还需要设立相关的监督机构定期对档案管理工作进行检查，对档案管理工作人员起到一个良好的监督作用,保证档案管理工作的顺利开展。