基于ERP的企业管理信息化分析

2018-04-02

福建质量管理 2018年16期

(中国能源建设集团湖南火电建设有限公司湖南长沙 410000)

一、浅析应用ERP的重要性

随着社会不断的进步发展，很多企业管理者都在探索和应用信息技术手段加强企业管理，提升企业工作效率，规划企业发展，规避企业风险，提升企业核心竞争力。企业资源计划(ERP)就此而诞生。企业资源计划用系统化思维将企业管理理念用信息化技术呈现，它将国际先进管理经验直接应用到企业管理中，很好的集成了物料流、信息流、财务流、工作流，便于企业进行跟踪、分析处理，达到充分利用和配置企业资源，为最优的途径为客户提供产品的同时，为企业创造最大化的价值。当前，推广应用ERP是企业发展壮大的现实需要。企业在不断扩张阶段，业务需求量等都会呈指数型形态扩大，这会导致原有的管理方式和系统不能使用发展需求，同时企业发展要与国际接轨，都必须应用国际通用的ERP管理模式，以便企业搭上改革开发的快速发展通道。加之企业要想在互联网+时代利于不败之地，必须通过优化管理，提升自身能力，而通过ERP可以促进管理高效化和科学化。

二、ERP推广应用存在的问题及原因

1.管理习惯与ERP系统精髓不匹配。一般来讲，高层领导的观念是对数据化系统有着绝对影响力的关键因素。很多企业在应用ERP之前，高层管理者由于惯性思维，或者熟悉于之前的管理流程，对如何适应ERP流程，嘴上说会全力支持，但实际工作中还是利用原有模式推进。如(1)继续习惯性的听口头、非数据性汇报，这样将导致数据化力量的逐步削弱，无法建立数据经营的习惯，并导向公司逐步走向口头汇报和人情管理，最终导致没人看数据，没人听数据汇报。(2)不习惯流程化管理的需求，还习惯将事情交办某个人来解决，不会利用整体力量推动工作。(3)中间异常发现脱节。员工认为系统里面都有数据，并会根据要求提示报警，而管理者又不习惯看数据，导致员工没汇报，系统又没看，企业出现状况没人处理。(4)ERP实施是项目组的事，没有很好的组织人员对企业业务流程进行梳理、归纳，对业务进行有效性变更，导致ERP流程与实际业务应用有差距，这样不但不能提高工作效率，而且反而成为了企业管理的累赘。

2.管理者专业素养与ERP全流程管理应用不匹配。ERP是基于业务流程信息控制系统，这就要求管理人员必须熟悉基本的产品形态、客户形态、业务形态，熟悉本领域的业务知识，具备一定的信息化水平和能力，以及一定的数据分析能力。如不假如以上条件不具备，那么管理人员将无法体会ERP的作用。一般来讲公司管理者至少清楚企业主要内控流程，理解数据的相互关联及产生原因。如能结合数据和业务基本流程，判断数据是否正常，能从异常的数据中分析是否影响产品的出厂和效率。同时也必须熟悉简单的数据统计操作，能简单的将数据相互关联、从时间、产品分类等各种分类维度，汇总查看报表。

3.管理体系权责划分不清晰。任何涉及流程、组织的信息化系统上线，都涉及组织体系及岗位权责划分的问题。数据化系统上线的前提条件就是清晰的组织和权责，而很多企业在实施推广ERP时，认识上有先后顺序倒置的情况，认为是在信息系统上线的过程中来优化组织、梳理权责，这样导致退关过程中诸多问题并发。所以如果企业管理混乱、权责不清、经常扯皮，作为管理者要尽快将企业未来的组织形式、权责、流程权限梳理清楚。一来让高管熟悉企业未来的组织形式；二来对敏感问题有足够时间、资源讨论；三来提前排除上线过程中必定出现的隐患。

4.基础数据不精确性。基础数据的准确及时，是ERP管理系统存在的根基所在。很多企业在ERP应用之前，没有养成对数据及时作业的习惯、没有精确性数据报告的习惯，仅仅为了信息系统才去维护数据，这将导致ERP应用难度大，实际效果打折扣。同时，对基础数据分类整理也要求比较高，为适应业务流程的高效运转，基础数据在准确的同时，必学进行合理高效的分类，如物料编码的识别性、物料类别分类合理性；如单据是否区分类别，哪个阶段用哪些单据，是否满足管理统计要求等等。这些分类过程，将直接涉及到后续是否满足需求，后续是否需要大批量的返工。

三、基于ERP的企业管理信息化的实施对策

1.提升领导人员的整体认识和应用水平。要通过研讨会、交流会等适当方式，教育引导领导人员学习认识ERP，将ERP是管理系统而不是信息系统的思路灌输到领导人员脑中；加强领导人员业务流程的教育，在归纳梳理好业务流程后，与领导人员沟通确认，形成最终方案；在应用推管过程中，要花大力气培养管理人员操作应用系统，学会用系统分析挖掘问题，做好对企业管理的决策应用。

2.以计划为龙头推动ERP实施应用。必须树立工作始于计划，计划是龙头，计划分析没有规划好，就不要开始，避免工作的盲目性。因此在推广实施ERP项目时，要建立科学配套的计划管理团队和计划管理方法。一是在立项推广前全程拟定计划；二是在项目实施发生变化过程中，及时收集变动，重新完善计划，以最大限度满足动态管理需求。现实工作中，一般采用WBS对项目进行分解，通过甘特图清晰明了的规划项目。三是在拟定计划、规划项目时，必须按照定项目、定措施、定责任人、定完成时间和定计划目标等方式，明确计划执行的主体和责任。

3.把优化业务流作为ERP实施的重中之中。ERP之所以称为管理系统，很多程度上是因为ERP将企业所有的生产经营业务流程纳入其中，通过ERP系统运行，就能很快的了解企业运行的状况。如果业务流程不通，或者流程冗余不科学，会造成ERP系统应用效率不高，人员使用不通畅，使用体验不佳。所以必须把业务流程梳理清晰，把不符合要求的流程予以规范和优化，并做到职责清晰，过程清晰，才能实施ERP系统。要通过优化业务流，建立企业规范的操作通畅的操作体系，来促进企业科学管理上水平。

4.建立信息管理后备人才梯队。信息系统的应用管理离不开专业的信息系统人员。企业管理者应高度重视信息化人才的培养和使用，建立良好的后备梯队。选拔合适人选，既要有管理信息系统的人员，又要有业务技术谷关，抓实各类培训，使人才懂技术懂业务，会管理会操作，确保ERP信息系统管理人才源源不断，企业管理持续优化推进。

5.创新建立系统管理应用体制机制。要充分利用激励体制机制建立，调动各方加强企业管理的积极性，调动ERP关键用户继续优化系统、管理系统的主观能动性。对应用有方、有效的人员，加大奖励和激励力度，并通过企业相关宣传渠道广泛宣传报道，形成ERP应用的良好氛围。