李发文

【摘要】学校档案管理工作是学校各项评估工作的重要内容，加快中小学校学校档案管理工作发展的步伐以适应新形势的发展相当重要。

【关键词】建立健全 学校档案 信息管理

学校档案管理工作是衡量学校教育质量和管理水平的重要标准，是学校各项评估工作的重要内容。目前，中小学学校正面临着重大的变革，作为学校工作重要组成部分的档案工作也面临着严峻的挑战，那么，如何适应新形势，加快学校档案工作发展的步伐呢？我本人结合自身的学习和工作体会，就如何做好中小学学校的档案管理工作作初步探讨。

一、学校档案管理工作现状分析

1.1档案管理人员缺乏，综合素质较低。

专业的档案管理人员缺乏，现有的档案管理人员业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中专学校的档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训。

1.2档案信息载体结构单一。

目前学校档案室的管理方式陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还需对其进行加工，如调整与编目。这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用

1.3收集资料不够完整。

外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况不了解造成了会议文件未能及时归档。某些教师对教学档案的归档持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，并且再利用时借用手续繁琐，还是自己保管放心、方便。

1.4硬件设施不达标。

有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年代购置的，个别学校仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。

二、加强学校档案管理工作的方法及对策

2.1制定规范的档案管理工作制度，提高认识，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制。

要认真学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次要加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教育教学改革的步伐。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和职能管理本处室的档案资料。

2.2要全面提高档案管理工作人员的综合素质。

学校档案案管理人员应具备优良的思想政治品质、宽广的知识面、扎实的档案专业基础知识、较强的现代管理能力和计算机运用能力等。管理人员素质的高低关系到档案管理质量的高低，学校要加大对档案管理人员的培训力度，使他们不断丰富专业技术管理知识、完善现代化管理手段、增强创新意识，改变传统的档案管理方式与知识结构，全面提高档案管理工作人员的综合质。

2.3加强档案信息化建设，提高现代化管理水平。

首先观念现代化，即要正确确立学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，要正确确立中小学专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。

2.4加强档案的收集和整理。

学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要根據不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。

2.5加强建设档案管理工作的信息化。

中小学校的档案管理工作也要跟随信息化的发展潮流，在档案管理工作中运用先进的科技手段与技术，提高档案管理工作的效率与质量。学校档案管理工作人员在计算机的辅助下，要及时更新档案内容，准确保存各类档案信息，充分利用计算机与扫描仪等现代化设备保存图片以及声像等档案资料，这样也可以实现档案资料保存的无纸化，节省档案资料管理的资金与保存的空间。

2.6建设实用的档案管理信息化网站。

档案管理信息化网站是中小学校的档案部门以网页的形式建立的站点，给相关人员提供相应的档案信息服务，实现档案管理资料的网上查找等信息化的使用。网页式的服务是档案管理工作信息化的重要的方式与模式，这种模式有利于信息资源的传递，因此这种模式将成为以后档案管理信息化的主流模式。实用的档案管理信息化网站应该具有升级更新的能力、再次开发的能力等，能适应这个快速发展的社会，可以充分的利用计算机的强大的资源。

总而言之，建立健全学校档案，实行档案管理信息化，有利于学校进行科学管理，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料。提高了档案归档整理的质量，有利于节省大量的人力物力，能很好提高档案管理的工作效率和工作水平。