第七章 企业档案工作业务建设

三、企业文件的整理与归档

文件的整理与定期归档是将文件转化为档案的重要工作环节。科学的整理方法、清晰的归档范围、明确的归档时间，是保证案卷质量和档案完整、准确、系统与安全的重要条件。

7.3.1文件整理

文件立卷整理应遵循文件形成规律，区分保管期限，保持文件间有机联系。文书、科技、会计、人事等门类文件的整理，应分别符合GB9705、DA/T22、GB/T11822、财会字[1998]32号、劳力字[1992]33号等标准及文件的要求；音像、电子等载体形态文件整理，应分别符合GB/T11821、DA/T15、GB/T18894、DA/T32等标准的要求。

文件的形成有其自身的规律和特点，国家档案局颁布的《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）明确了归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。文件之间的有机联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。文件来源方面的联系即以一定的责任者为要素构成联系，整理时尽可能保持这种固有的联系。文件时间方面的联系是文件的形成部门在处理具体工作或进行活动时，都有一定的过程或阶段，从而使文件之间存在自然的时间联系，整理时要保持这种自然的联系。文件内容方面的联系即文件是形成部门在解决特定问题或因特定的事由形成的，这就构成了文件之间在内容上的紧密联系。对一个问题、一件工作、一起案件、一项活动、一次会议、一个项目（如一个科研课题、一个型号的设备或产品、一个基建项目，等等）所形成的文件，在整理时都要注意保持它们之间的联系。……