关于信息化技术对人事档案管理影响的探究

2018-03-28

传播力研究 2018年11期

随着现阶段人事档案管理工作的不断发展，其难度越来越突出，为了较好实现对于人事档案的有序管控，除了要重点从人力资源层面进行优化，提升管理人员的能力之外，信息化技术的有效应用是比较重要的一个基本方向。在人事档案管理中较好落实信息化技术也已经引起了人们的共识，在很多方面都得到了理想应用，应该予以重点关注，进一步加大其普及推广力度。

一、信息化技术对人事档案管理的影响分析

结合现阶段人事档案管理工作中信息化技术的有效应用，其积极作用较为突出，实现了对于人事档案的多方面改变，这种影响主要表现在以下几个方面：

(一)降低工作强度

在以往人事档案管理中，主要采用纸质文件归档的方式进行管理，相对工作量比较大，人工成本较高，劳动强度较为突出。在信息化技术应用于人事档案管理中后，管理人员的工作强度能够得到明显降低，其操作更为便捷，输入以及管理更为高效，可以借助于计算机设备以及信息化技术进行便捷输入以及检查处理。

(二)动态性更强

对于信息化技术在人事档案管理中的有效应用，其还能够表现出更强的动态性特点。将“专人收集、专人整理、专人归档”的传统模式改为“全员收集、自动整理、专人管理”的模式，将有限的人力资源投入到档案审核的工作中，可以确保人事档案的管理具备更强的可持续性，避免了人事档案信息的遗漏，借助于信息化处理方式进行数据整理和录入，实时性更为突出。

(三)对于决策的参考作用更强

在人事档案管理中合理运用信息化技术，还能够较好实现对于决策方面的积极作用。信息化技术的应用能够在查询功能方面实现优化提升，确保管理人员对于人事档案的应用更为便捷全面，进而也就能够有助于相关人才匹配等决策工作的开展，尽量确保决策更为公平准确。

二、信息化技术在人事档案管理中的应用要点

人事档案管理中合理运用信息化技术的优势较为突出，为了更好实现对于信息化技术应用价值的优化，必然需要重点把握好各个基本应用要点，降低应用风险。结合这种人事档案管理中信息化技术的有效应用，需要切实把握好以下几点：

(一)做好信息化顶层设计

对于信息化技术在人事档案管理中的应用，较好实现对于人事档案信息数据库的有效构建必不可少，需要相关信息数据库的应用能够较为系统有序，能够针对人事档案中较为关键的一些信息资源进行分类处理，如此也就能够确保其信息输入以及后续应用更为高效。尤其是在信息查询方面，必然需要进行信息数据库的有效构建，促使其能够表现出更强的实际作用。当然，在信息数据库功能的构建中，需要详细分析人事档案管理的基本要求，能够结合具体要求进行匹配，并且能够实现可编辑功能，有助于后续实际应用价值的提升，发挥信息化技术的最大优势。

(二)做好资源共享处理

在人事档案管理中合理运用信息化技术手段，还需要在资源共享方面进行合理构建，确保信息资源的共享能够较为及时有效，有助于实现信息资源应用价值的优化提升。结合这种信息资源共享的处理，需要努力构建较为合理的信息平台，有效实现对于网络环境的充分运用，更好促使相关人事档案信息应用较为便捷高效。在资源贡献方面的有效布置的同时，也需要关注到信息资源的安全性，避免人事档案信息出现泄露。查阅权限要合理设置，对于整个共享平台也需要做好安全防护，并通过防火墙等基本技术的应用，加大对于人事档案信息的保护控制。此外，还需要重点加强对于整个系统的日常检查和维护，确保整体应用更为合理安全，对于存在的漏洞进行及时修复处理。

(三)提升管理的规范性

为了更好实现人事档案管理中信息化技术的应用价值，必然还需要重点从规范性进行把关，尽量确保管理工作能够更为规范可靠，尽量避免可能形成的明显混乱威胁。基于此，除了要重点明确人事档案信息化管理基本流程，确保各项操作能够较为合理流畅之外，还需要重点加强对于人事档案管理人员的关注，确保其能够具备较为理想的管理能力，适应于信息化管理模式。在未来人事档案管理工作发展中，需要针对管理人员进行不断培训和指导构建高水平管理团队，不仅仅要求相关管理人员掌握相关信息化技术，还需要具备一定探究能力，研究如何提升信息化人事档案管理效能。