张秋梅

[摘 要]随着高等教育改革的不断深入，学校办学规模的不断扩大，内外交流活动日益频繁，以及招生数量逐年增长，学校的信息量剧增，档案的工作量也随之加大；另外，档案资料在日常工作中被频繁利用，教职员工的档案意识也在日益增强，针对这一特点，我们大部分专职档案员需要把精力集中在全校的档案工作规划中，平时档案材料的收集、整理等一些工作就需要依靠兼职档案队伍来完成。如何保证档案队伍的建设和稳定发展是目前需要解决的一个重要问题。

[关键词]高校；档案工作；队伍建设

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.04.212

为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，2008年8月20日，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，其中明确提出：高校档案“是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”，高校档案工作“是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划”，“高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能”。

随着高等教育改革的不断深入，档案工作的内容和形式不断创新，我们档案工作人员面临着新形势、新任务。高校档案不仅收集和保管本校的党群、行政、科研、外事、教学、基建等各类档案，而且它随着高等教育改革的深入也在不断细化发展，出现电子归档、固定资产分类等形式，而且随着时代和科技的发展，它必将出现更多更细的分类形式。同时，随着学校办学规模的不断扩大，招生、毕业、就业、教学等信息量也在每年递增，档案工作量也随之加大。另外，学校在不断发展的过程中，各学院各部门在日常档案利用的过程中，档案意识也在不断提高，这就不单要求档案人员必须提高自身的专业水平和管理水平，而且在人员的配备上必须充足，必须要有一支专业的档案队伍，否则无法科学管理每年递增的信息量，不能确保档案的及时归档。

由于工作关系，笔者对于高校档案工作的基本情况有了一定的了解，对在队伍建设中出现的问题做出一些思考并提出一些应对措施，希望能够为档案队伍的建设提供参考。

1 队伍建设中出现的问题

首先，学校领导不够重视档案队伍的建设。高校档案工作虽然是学校基础性的工作之一，但毕竟不是核心工作，因而很少受到重视，被提到学校工作日程上的概率也是少之又少，加上一些领导干部不能从根本上认识档案工作的重要性，对档案工作人员特别是兼职档案人员任意指派，无形之中影响着档案队伍的建设。

其次，广大教职员工档案意识不强。档案工作是一项长期工程，而且它的作用只有在被需要利用时才会显现，因而很容易让人产生档案用途不大的错觉，加上某些部门缺乏对档案工作的重视和要求，导致一些档案工作人员的工作流于形式，对该归档的资料能收多少就多少、可有可无，甚至对一些同志图方便自己保管资料，不愿移交的行为也置若罔闻，这都是教职员工特别是档案人员档案意识不强的表现。

再次，档案工作队伍信息化程度普遍不高。当前很多高校的工作人员仍是以传统的手段和方式来开展档案工作的，大部分的电脑配备也只是用来作简单的记录存储和查询之用，这在一定程度上制约着档案工作的发展，因此电子档案的归档和建设还有待提高档案工作人员的信息化水平。

最后，缺乏稳定的队伍。档案工作在高校普遍不受重视，除了专职档案人员，一些兼职档案人员的指派随意性很大。在某些部门，领导不重视档案工作，往往随意指定，或者因人员调动，兼职档案员更换频繁，有些甚至指定新近人员为兼职档案员，这些都会让兼职档案员因不熟悉本部门工作而无法顺利开展档案的收集整理工作，或者因岗位的调动而无法专心工作等，这种种因素都会导致兼职档案员的业务水平差、档案队伍不稳定、档案管理工作落后，进而影响整个学校的档案工作。

2 面对问题，提出对策

《档案管理学》中认为，档案整理工作，就是按照一定的原则和方法，把处于相对零乱状态的档案系统起来，以便于保管和利用。我们要在高校完成这项工作，仅仅依靠一两位或者几位专职档案人员是不可能实现的，人力和时间都有限，因此，我们必须建立一支相对稳定的专兼职档案队伍。

首先，应当认识到档案是重要的参考资料，是制订各种发展规划的重要依据。我们学校领导应当主动关心档案工作的发展，只有领导关心重视了，档案工作才能得到推动，档案队伍的人才建設才能得到长足发展。

其次，档案工作人员也需要提高业务技能，做好业务工作，主动抓住各种机遇宣传档案，让领导和广大的教职工意识到档案工作在学校发展过程中的重要性，从而获得肯定，自觉提高档案意识，积极支持档案队伍的建设。

再次，为保证档案队伍建设的稳定和长期发展，我们要重视档案工作人员特别是兼职档案人员的培养，努力提高档案队伍的整体业务水平。专职档案人员的专业技能首先必须过硬，要精通业务知识、业务规范，要能对兼职档案员做好业务指导工作，能对他们提出各项要求、标准以及对他们的工作进行检查验收。根据兼职档案员进校时间的长短以及对档案工作的熟悉程度，能合理地、有针对性地做好业务指导工作，尽可能在合适的时间去关心了解兼职档案员的工作开展情况，在与他们沟通交流时，对他们所遇到的难题及时予以帮助解决。进行业务指导时要讲究方法，做好正确引导，努力培养兼职档案员独立开展档案工作的能力，帮助他们了解各项规范、要求，帮助他们尽快掌握从事档案工作所需的各项技能。

当然我们也要最大限度、尽一切可能来调动和激发兼职档案人员的工作热情。我们兼职档案人员的工作重点不是档案工作，绝大部分人员都是在做完自己的本职工作之后才会去完成档案工作，为了激发他们的责任心，让他们愿意以最大的热情来做好我们的档案工作，我们可以做好以下几个方面。第一，定期召开专兼职档案人员工作会议，在会上总结上一阶段工作情况，对工作突出、任务按时完成的部门和兼职档案员加以表扬，这是对他们认真工作的一种肯定。让大家知道做得好和做得差不多是不一样的，无形中产生积极向上的动力；第二，在评选先进的时候，从大家对待档案工作的态度，完成的工作量以及归档材料是否移交及时等方面严格把握标准，“一份耕耘一份收获”，在公平公正的原则上保证我们部分兼职档案员的辛苦付出；第三，在平时的工作中我们要加强与兼职档案员的沟通，既然是兼职做档案工作，那就需要他们的奉献精神，我们要在情感上多多加以鼓励，让他们以良好的情绪和积极的态度投身到档案工作中去；第四，把档案工作的完成情况加入到年终职能部门考核中，这样既可以引起职能部门负责人的重视，又可以保证我们兼职档案人员队伍的稳定性。

最后，为了增强档案意识，保证稳定的档案队伍建设，制度制定是保障。高校可根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《江苏省档案管理条例》等法律法规，再结合自身的情况和办学实践，形成了一套符合本校的档案管理工作方面的规章、制度和方法，同时，根据制度汇编制定考核细则，再把档案工作考核纳入到学校年度考核体系当中，责成各部门档案管理人员做好本部门的档案收集、整理、归档工作，定期移交给学院档案室，实行集中统一管理。这样在制度的保障下，尽量避免档案人员的频繁更换。

当然，学校也采应当取各种措施，为档案工作人员改善办公环境、营造良好的办公学习氛围。多多支持档案人员参加各种业务技能培训，学习新知识，让档案人员不断更新自己的知识结构，跟上信息时代发展的步伐，全面提高自身的综合素质，为建立一支稳定的队伍打下坚实的基础。

参考文献：

[1]卢余群.谈高校档案工作的优化管理[J].嘉兴学院学报，2004（2）.

[2]马淑馨.高校档案工作创新的探索与思考[J].吉林工程技术师范学院学报，2005（10）.

[3]郑振凯，朱艳梅.浅析高校兼职档案管理队伍的建设[J].科教导刊（上），2010（7）.endprint