宁莉燕，施建红

（南通市第一人民医院院办，江苏 南通 226001）

档案是医院信息资源的重要组成部分，为医院经营管理、医疗服务评价、疾病预防控制、社会医疗保障、保险理赔、医疗纠纷和法律案件等医院的医、教、研、管理各方面及患者权益维护提供基础信息及重要依据［1］。建设数字档案室可运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，形成文件全生命周期一体化管理新体系，并通过不同类型网络提供共享利用，使医院档案服务受众从医院档案管理者扩展为全院员工再扩展为大众，实现医院档案室从封闭保管型的传统管理模式向开放服务型的信息化管理模式转变。

1 医院数字档案室构建背景与作用

我院有着110年的发展历史，留下了丰富且宝贵的“老档案”。随着医院业务、规模的扩大，信息化建设的深入，医院每天都产生大量“新档案”，生成形式、范围与种类多元化趋势不断加快，亟需形成新机制来确保“新档案”的管理；随着医院各部门对档案信息所隐藏的规律与趋势的日趋关注，档案利用需求不断增长。然而医院专、兼职档案员人数有限，日常事务日益繁重，专业知识亟待提升，医院档案信息化建设相对滞后，为中心工作提供主动服务显得捉襟见肘［2］。

据调查显示，我省2014年已有41.4%的单位完成或部分完成档案数字化建设，12.6%的单位基本建成数字档案室。据文献搜索显示，医院数字档案室建设呈持续增长趋势，是医院信息化建设的必然选择［3］。规范建设医院数字档案室，可确保各类档案收集齐全完整，有效保护档案原件，实现档案信息资源安全共享，便于利用包括编研工作及各类台账的收集、整理及管理，减少档案传统调阅、复印等相关人力、物力支出，节省档案存储空间，大大提高档案管理人员工作效率以及档案主动服务医院及社会大众能力与效益，逐步实现“互联网+档案资源”的目标，成为医院“智慧医院”及“互联网+医疗”建设的重要推力。

2 医院数字档案室构建过程

数字档案室建设是一项工作量大、要求高的工作，需要有扎实、规范的传统整理业务基础做保障。作为市档案馆接收档案单位，我院必须在市档案局、市卫计委监督指导下，紧紧围绕省、市档案局制定的数字档案室建设标准、纸质档案全文数字化工作要求、电子文件归档与管理规定等规范性文件，结合《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》及市档案馆档案接收标准，全面组织开展，统筹做好档案工作省星级标准测评、档案进馆及数字档案室建设各项工作。

2.1 组织管理

建立医院数字档案室建设领导小组及工作组，明确分工及职责，将档案信息化纳入医院信息化总体规划，健全医院档案信息化管理制度，确保电子档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作规范，落实有效。

2.2 基础设施建设

首先，选择符合国家档案局规定的档案管理软件，确保电子数据符合进馆要求。同时该系统软件必须功能齐全、适用性强、兼容性好，能与医院办公自动化管理系统（OA系统）、业务系统等现有的信息管理系统兼容互通，以利于电子档案材料的在线归档、共享和使用。

随后按照系统所需软硬件、网络环境及安全保障系统进行配备，共建档案管理网络平台，实现全院档案信息安全共享的同时，联通电子政务网，并能与市数字档案馆实现在线数据移交和查阅共享［4］。

2.3 数字档案资源建设

数字档案室的档案资源包含文书、声像（照片、录音、录像）、科技、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和数字资料等。条件成熟后，公务电子邮件、网页等门类的电子档案也将作为数字档案资源建设内容。

2.3.1 档案目录数据库建设。档案目录数据库建设是指建立室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库。需要按照相关标准，对医院原室藏档案案卷级、文件级目录数据库进一步完善，保证目录与档案的统一性，从根本上保证数字档案信息资源的有效检索。

2.3.2 室藏传统档案数字化。传统档案数字化主要是将保管期限为永久、长期（30年）的传统的文书档案、科技档案、会计档案、业务档案、特种载体档案数字化，并实现电子档案数据与目录数据有效挂接，所以档案数字化工作面广量大，我院拟以室藏传统档案整体外包给专业档案数字化制作公司完成的形式，履行档案数字化备案职责，并落实符合医院实际情况的档案数字化规划和方案，做好档案鉴选、规范化整理、数字化（档案扫描，图像处理、质检、存储，数据挂接、验收、备份）及安全保密工作［5］。

2.3.3 及时收集现有电子文件。逐步使数字档案室与医院OA系统、业务系统及其他系统环境兼容汇通，实现在线归档等功能。制订并不断完善电子文件归档范围和保管期限，确保及时全面收集OA系统中产生的文书电子文件，业务系统及其他环境产生的应归档的电子文件，加强对电子文件归档的监督与指导，保障档案收集齐全完整。

2.4 电子档案保管与利用

配备专人负责电子档案数据的维护与管理，电子档案核心数据库需物理隔离，实现数字档案室系统安全运行及电子档案数据的实时恢复使用，建立电子档案安全保管和备份制度，定期检测电子档案，并采取相应措施保证其有效性。根据要求进行电子档案备份，实行异质三套保存。

按权限采用数字档案室系统为本院各部门和个人提供档案目录和相关全文查询，有效提高档案查全率、查准率。采用PDF等电子文档格式，编制供本单位参考应用或宣传的文件汇编等电子档案编研成果，同时建立电子档案借阅及利用效果登记台账。

2.5 档案规范及业务技能培训

按照医院数字档案室分步骤实施各阶段的需要，对参与医院数字档案室建设人员、专兼职档案人员及医院所有工作人员开展各级各类档案规范及业务技能培训。

3 可能遇到的问题及解决方法

3.1 进程控制问题

医院数字档案室建设涉及面广，工作量大，需要充足的人力与经费及规范的制度作为保障，才能确保数字档案室建设的顺利开展。如何确保人力与经费的投入，领导重视至关重要。要大力宣传数字档案室建设，使医院领导、中层干部、职工都能充分认识数字档案室建设的重要性，更好地支持档案信息化工作，把数字档案室建设纳入重要议事日程，与医院信息化建设同步规划、同步发展。同时根据相关规定与医院实际，制定全新完善、符合实际需要的管理规章制度及实施方案，通过建章立制保障数字档案室建设工作安全、有序地开展。

3.2 系统兼容问题

医院现有档案管理系统与OA系统、业务系统未能有效兼容，也未能联通电子政务网，实现与市数字档案馆在线数据移交和查阅共享。我院将把握市档案局升级使用市电子文件综合管理系统及医院重建OA系统的时机，选择符合国家、省、市档案局相关规范的数字档案室系统全面统筹兼顾，实现医院数字档案室系统、OA系统及其他生成电子档案的信息系统和市电子文件综合管理系统兼容联通、共享利用。

3.3 范围控制问题

我院室藏档案丰富，量多面广。为了使投入的人力物力得以充分、合理有效的配置，在保证档案信息安全的基础上，最大限度发挥数字化成果的经济和社会效益，需要对数字化档案的范围进行鉴选。我院将从档案价值鉴选和开放鉴选两方面，遵循“利用优先、开放共享、抢救保护、系统完整”原则，制定科学实施方案，妥善实施。

3.4 前端控制问题

为了从整体上控制文件和数字化档案的信息质量，必须制订完善并严格落实电子文件归档范围与保管期限表，重构档案资源生命周期管理操作新流程，对于正在形成的电子文件，档案工作要提前介入到文件管理阶段，关注文件的形成及其运动过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性。把文件管理体系与档案管理体系融为一个统一的系统工程，形成文件生命周期一体化管理新体系。

3.5 质量控制问题

数字档案资源的质量决定了数字档案室建设的成效，而其重点即在对档案数字化工作的质量控制。要与档案数字化业务外包单位签订合同，制定制度，明确档案数字化时，先对档案规范化整理，档案原文按文件顺序逐页扫描，防止漏扫和跳扫，分辨率不少于300DPI，进行图像处理与质检，保证扫描质量。数字化文件以单页JPG或多页TIFF格式和双层PDF格式各一套，以供保存与利用的需要。在市档案局指导下，开展数据验收工作，确保目录数据、图像数据及数据挂接总体质量抽检率不低于5%。

3.6 安全控制问题

我院数字档案室建设需要注意档案数字化外包安全及电子档案管理与使用安全。要充分考虑档案数字化场所的环境安全，用合同和制度明确外包业务工作职责和任务，签订保密协议。针对电子档案信息的可变性和易丢失性，对电子档案实行异质三套备份保存，配备防病毒、防入侵等软件，使所有档案在光盘、移动硬盘、OA服务器等载体上实现高质量的安全存储和管理，并且科学、严格设置系统使用权限并授权，对系统进行防复制、防盗窃处理，确保档案信息化管理体系的安全可靠。

［1］ 张 琦，刘 军.医院数字档案室建设［J］.中国档案，2012，51（3）：88.

［2］ 宁莉燕.利用信息技术创新医院档案管理的做法和思考［J］.江苏卫生事业管理，2016，27（3）：118-119.

［3］ 王俊寰.医院档案数字化建设的实践与思考［J］.山东档案，2016，31（2）：74、76.

［4］ 徐叶黎.医院纸质档案数字化鉴选工作实践［J］.浙江档案，2015，32（4）：63.

［5］ 张 莉.医院综合档案室的数字化建设［J］.中国卫生产业，2012，9（4）：169、171.