浅析铁路投标商务文件编制要点及注意事项

2018-02-06凌月娥

智能城市 2018年6期

凌月娥

中铁二十五局集团有限公司，广东广州 510600

商务标是以技术、设备、人员管理等为一体的活动，是企业综合实力的体现，是投标文件的一个重要组成部分，对投标文件起着决定性作用，因此，怎样编制一部既有针对性又有特色的商务标来赢得业主和评审专家的青睐，这就要求编制人员必须掌握编制要点及编制技巧，提高编制水平，提高标书质量，从而达到中标目的。

1 商务标的编制要点

1.1 投标准备

当投标人从网站上看到心仪的项目时，首先应根据招标公告中人员、业绩、财务等强制性要求，结合企业自身实力来判断能否参与本次投标及最多能同时参与几个标段的投标工作。对于确定参与的项目，要及时做好投标准备工作，递交相关投标报名资料。

1.2 熟悉招标文件

招标文件是编制投标文件的重要依据，所以当一份招标文件到手之后，要认真阅读，必须明白招标人对招标提出的具体要求，对招标人提出的特殊要求要着重注明。在熟悉文件过程中，要关注以下几个方面的内容：（1）查看招标文件中有关项目名称、质量目标、工期等主要信息前后是否一致。若不一致时，需单独记录下来，以便日后向业主提出质疑；（2）关注项目的投标保证金，弄清每个标段投标保证金的金额是多少，投标保证金以何种形式办理。若是以银行保函的方式办理，保函是否需从基本户出具；若是现金保证金，保证金的汇款凭证上需要注明什么内容；（3）根据招标文件强制性要求，确定投标人是否需要办理银行信贷证明；（4）及时向业主质疑。对招标文件中前后矛盾、理解不透、产生歧义的地方，需在招标文件规定的时间向业主或招标代理提出质疑。

1.3 编制投标文件

编制商务标时，应积极响应招标文件的要求，答疑的内容应优先于招标文件的内容进行响应，投标人应根据招标文件的要求挑选出能充分体现本企业综合实力的人员、企业业绩、设备进行响应。按照现铁路项目资格后审文件的要求，商务标的内容主要由投标函及投标函附录、法定代表人身份证明或授权委托书、联合体协议书、投标保证金、项目管理机构、拟分包情况表、资格审查资料以及其他保密承诺八部分组成。编制的重点、难点是项目管理机构及资格审查资料中的近年已完成类似项目情况表这两方面的内容。

1.3.1 编制要点

拟定目录是投标书编制的一个重要环节，标书的目录能反映出编制人员的总体思路。投标书的目录要涵盖招标文件要求的所有内容，其顺序和要求必须与招标文件格式目录保持一致，既便于自己在复核中发现有无漏项，又便于评委评审时查找阅读。需要注意的是，现在大多数铁路项目要求目录单独编制页码。

1.3.2 重点、难点编制

（1）项目管理机构编制。项目管理机构包含项目拟投入人员组成表及拟投入人员简历表两个内容。现在铁路项目一次可投多个标段，而且各标段之间人员不得重复，少则几十人多则几百人，量大、任务重、编制时间短，想要在短时间内保质保量地完成任务，不仅平时要养成定期更新收集资料的习惯，在编制时还应分清先后主次。

第一步，确定项目经理、总工。项目经理的素质和管理水平对工程的成败有着极其重要的作用，业主一般比较重视项目经理人选，应挑选综合实力比较强并符合招标文件要求的人员作为项目经理的候选人，以体现对项目的重视。定好项目经理、总工后，应及时准备项目经理、总工程师证件原件，以防挑选好的人员证件被他人借走而影响标书编制。编制时，应重点注意项目经理的项目管理经验、总工程师技术管理经验年限，项目经理、总工程师的管理经验年限一般要求在施工合同中体现，若施工合同中无法体现的，在业主开具的业绩证明中体现也可。

第二步，确定有特殊要求的专业工程师。若一个项目中对专业工程师的业绩有特殊要求，如桥梁工程师需具备单跨≥100m的特大桥施工经验，测量工程师、隧道工程师均需具备隧道长度≥5km的特大隧道施工业绩，这些人员的特殊工作经验，都需要在能满足要求的类似业绩证明中体现。

第三步，确定符合要求的其他专业工程师。完成第一、二步后，便是挑选符合要求的其他专业工程师来确定其他人员来编制及完善项目管理机构。待所有人员确定好后，再开具人员的社保证明，填写拟投入人员组成表及人员简历表，完成项目管理机构的制作。

（2）近年已完成类似项目情况表的编制。在铁路项目中，招标文件一般对投标业绩有强制性要求，而且同一个项目各个标段之间的强制性要求也不同。在挑选业绩的时候，宜优先选用企业的优质类似业绩，制作填报业绩表时，应按业绩的优质及满足程度编号放入投标文件中，当同时投多个标段时，最好选择多个能满足所有标段强制性要求的业绩，这样可以避免因各标段要求不同而出现漏放的情况。

1.3.3 其他部分制作需注意的地方

（1）投标函及投标函附录。需要注意的是业主单位名称是否填写正确，投标报价是否与报价标一致，工期、质量目标是否与技术标一致，保证金的金额是否与投标保函或汇款凭证上一致。投标函附录中的项目经理姓名、证书等级号是否与项目管理机构表及人员证件扫描件一致。落款单位、日期是否有误。

（2）法定代表人身份证明及授权委托书。法定代表人身份证明及授权委托书的落款时间应该保持一致，当二者不一致时，法定代表人身份证明的日期应该在授权委托书之前，因为只有先证明了某人是某单位的法定代表人之后，此人才有权利授权给他人，不能出现授权委托书落款日期在法定代表人身份证明之前的情况。授权委托书的委托期限一般要覆盖整个投标有效期，但答疑、补遗中特别规定的除外。

（3）投标保证金。铁路项目中，一般是以银行保函的方式递交投标保证金。拿到银行保函之后，重点核对项目名称、开标时间、金额、保函期限，若答疑中更改了项目名称、延迟了开标时间，银行保函中相关信息应与答疑文件一致。若是闭口保函，一般要求保函期限大于投标有效期，答疑中明确规定的除外。

（4）资格审查。铁路项目资格审查部分，一般是符合性评审，满足招标文件评审的最低要求即可，这部分需特别注意以下3个问题：①投标人基本情况表后附的企业证件扫描件是否是企业最新的、有效的证件，是否是证件全本；②银行信贷证明，投标人近一年的财务报表中的流动资产-流动负债是否大于招标文件申请标段的营运资金要求，若大于，无需办理银行信贷，本表下填“无”即可。若小于，需按要求办理银行信贷，并必须清楚信贷是否需从企业基本户办理，投标文件中是附原件还是扫描件；③近年发生的诉讼及仲裁情况表后是否需要附检察机关出具的行贿犯罪查询告知函，如需要，确保告知函日期的有效性，必须清楚投标文件中是附告知函的原件还是扫描件。

2 审查标书

对于编制好的投标文件，在标书装订之前要做到逐级审查。通常分三级审查，第一级，自审，对标书进行符合性的检查，包括投标文件的书写格式、签字盖章是否符合招标文件的要求，各项响应性的条款是否都做出了响应，是否满足评标条款要求，同时核对投标需审核的原件与投标文件中放的原件的扫描件是否一致，切不可发生扫描件与原件不一致的情况；第二级，科长审查，将自审好的标书交由科长审查；第三级，分管领导审查，将科长审核好并修改后的标书交由分管领导审查。

3 文件签署

在签署投标文件时，一定要严格按招标文件要求签字、盖章，不得出现漏盖、漏签的情况。

4 装订、包封

按招标文件要求的正、副本数量来装订投标文件。装订前，先对其相关内容进行认真检查，在保证格式正确、信息有效的前提下，按页码对其进行统一复印装订，避免出现漏页、错页、复印不清晰等现象。多个标段装订时，检查正文内容是否与扉页标段一致，避免因混装而造成返工的情况。包封前，检查外包封的标识内容是否与招标文件要求一致，包装袋里的投标文件标段号是否与外包封上标段号一致，切不可将A标的内容装到B标，导致出现废标。封口处，要求加贴密封条并在封口处加盖投标人单位印章，二者缺一不可。