龙颖　刘中宽

摘要：随着高校招生规模不断扩大，高校基层行政人员数量随之增加，工作负荷越来越重。通过调查可知，当前高校基层行政人员对自身时间分配存在不同程度的困惑，加班现象甚至已成为常态。沉重的工作生活压力极易导致高校基层行政人员产生职业倦怠，从而逐渐影响到他们的工作积极性及其身体健康，由此将影响到高校的管理质量、水平和效益，并最终将对高校人才培养质量产生消极影响。本文结合高校基层行政人员工作实际情况，探究“时间荒”问题存在原因，并提出针对性解决办法。

关键词：高校基层行政人员；时间荒；建议

一、 高校基层行政人员“时间荒”现状概况

高校基层行政人员，是指高等学校中从事行政管理工作的科级及其以下的干部与职工。基层行政人员在高等学校管理工作的第一线，平时主要从事具体工作，充当着调查研究者、信息传递者、被咨询者、人员协调者、日常事务处理者等角色。高校基层行政人员在高校正常运转承担着极为重要的角色，但是在一项调查中发现：基层行政人员对自身工作满意度远远低于教师，其主要原因在于工作任务过于繁琐，工作压力过大，薪酬不合理，时常出现“时间荒”困扰，从而对工作逐渐失去动力和激情。

“时间荒”由美国学者斯戈在其出版的《过度消费的美国人》中提出，指的是有太多的事情需完成，但是却没有足够的时间来做的情况及个人心理体验，与此相对立的是“时间富足”。“时间荒”已经成为困扰当前许多美国人一个比较严重的问题。而对于我国高校基层行政人员而言，“时间荒”主要表现为在规定的工作时间内，因为工作内容繁琐，突发临时性工作较多，导致无法按期完成，或者无法达到自身期望的目标，比如合理分配时间兼顾家庭与工作，学历提升等，故不得不占用其自由时间，延长工作时间的一种现象。“时间荒”不仅仅只是一种客观存在的现象，也是一种心理感受，即因时间不够用而出现的焦虑、压抑及紧张，其很大程度上影响着工作幸福感及满足感。

为了能更有效地了解高校基层行政管理人员“时间荒”现象产生的原因以及影响，本文通过发放调查问卷的方式进行调查研究。与此同时，在问卷调查环节中，首先根据研究目的设计和编制初始问卷，选取该校18个行政部门的30位基层行政人员进行预测，以完善调查问卷内容。在此基础上选取该校18个行政部门、8个教学系、2个教学部共72位高校基层行政人员发放调查问卷，问卷全数收回，均为有效。根据收集的信息分析所知，90%的基层行政人员常有加班情况，8%偶有加班情况，2%基本没有加班情况。其中，30%每日加班超过4小时，60%每日加班2～3小时；35%的基层行政人员表示加班已严重影响其正常生活，61 %的表示加班对其正常生活产生一定影响，仅有4%的表示基本对生活没有影响；80%的基层行政人员认为高强度的工作压力，繁琐的工作内容，主要影响到职称评定以及照顾家庭；工作年限在5年以上的高校行政人员在时间管理上压力比工作3～5年的要小，工作3年不足的人员时间管理压力较大，而且暂时找不到缓解的方法；在学历方面，硕士以上学历的行政人员比其他人员时间安排管理更科学合理。

由此可见，该校高校基层行政人员绝大部分存在时间不够用的现象，工作占用个人空闲时间的情况比较普遍。

二、 高校基层行政人员出现“时间荒”的原因分析

高校基层行政人员出现“时间荒”主要存在两个主要方面的原因：一是高校行政工作外部环境因素，一是基层行政人员自身处理工作的能力。

（一） 外部环境因素对基层行政人员“时间荒”的影响

1. 岗位职责安排欠妥，突发事件较多

事实上，高校基层行政人员每天都有大量的固定工作需要处理，例行工作任务较多，例如每日要处理大量的来文来电，整理文件档案，撰写相关材料等工作。而且，这些工作性质不同，多缺乏连续性，有完成时间限制。行政人员在进行工作时，容易产生过大压力，造成时间安排使用混乱、不合理，身心疲惫，最终导致时间不够用，完成质量也不高。另一方面，基层行政人员经常面临一些突发事情处理，从而不得不中断原处理的工作，马上转投入另一项工作任务中。任何工作只有在有目标、有序的环节下系统完成才能最大程度提高工作效率，而大量的突发性工作干扰，会大大降低工作效率，造成很多工作无法按期完成。高校院系办公室中的工作属于基层管理工作，常常是有责无权，只是做事而忽略了管理，这就导致了授权的不合理性。

2. 学历和生活的双重压力

由于身处人才济济的高校这一特殊环境，近几年新进的高校基层行政人员一般具有硕士甚至以上学历，且周围的本科学历的行政人员很多正在攻读硕士，硕士很多正攻读博士。由于担心将来自己的学历学位无法匹配学校的发展需求，进而被新近更优秀高校基层行政人员取代，很多年轻的基层行政人员都想在学历方面有所提升。可是脱产学习对于基层行政人员是不可行的，一般学校只能允许在职进修。高校基层工作人员一方面要完成自己本职工作，另一方面还要完成自己的学业，无疑导致不少行政人员面对临着“时间荒”的难题。

现在的高校基层行政人员多数是80、90后，这个年龄阶段大部分都是独生子女，又正在事业起步的阶段或结婚生子的黄金时期。对于家里有年幼孩子或需要照顾体弱老人的基层行政人员来说，如何协调时间，则变得难上加难。

3. 管理机制不健全

随着招生规模的日益扩大，各地高校基层行政管理工作变得愈加复杂、繁琐。但是，目前大部分高校对基层行政人员管理理念、管理方式仍有待健全。一些高校行政领导仍对基层行政人员存在错误的认识，“重科研，轻行政”“重使用，轻培养”，认为行政人员就是简简单单坐办公室，轻轻松松办理文件不需要什么技能。有的领导对于基层工作人员的实际工作情况不甚了解，很多基层行政人员表示与领导沟通有困难，甚至无法与领导直接沟通。部分高层领导布置工作及岗位设置单凭自己想象及部分行政部门领导简单汇報情况。另一方面，有部分高校领导脱离本校实际情况，仅照搬照抄其他高校经验，部分基层行政人员一人兼多岗，超负荷工作直接导致在有限的工作时间内，无法完成工作，不得不加班加点，因此容易引起他们的焦虑、紧张，可能会导致人际关系紧张和职业倦怠。endprint

（二） 高自身因素对基层行政人员“时间荒”的影响

1. 工作经验尚浅

高校基层行政人员绝大部分都是年纪较轻，刚参加工作的人员。这类基层工作人员对于高校行政事务没有一定的认识，对自身岗位认知不明确，对工作业务上手较慢，统筹能力不强。当同时面对多样事务时，往往理不出头绪，不懂从何下手。由于缺乏工作能力，导致事务处理的时间需要花费比较多，在有限的工作时间内不能按时完成工作任务。另有部分行政人员虽有相关的工作经验，但是工作缺乏创新，几年下来仍采用原有的办文办事方法，不容易接受新生事物，特别是对网络等一些便捷的方式手段接受较慢，甚有不愿尝试使用，固步自封。

2. 缺乏有效的时间管理

在实际工作中，我们可以发现部分高校基层工作人员在处理工作前未做好工作计划，对当天或本周的工作目标并不明确，所以在繁琐的各类工作面前束手无策。通过采取一些简单的时间管理措施和方法并未能应对基层行政人员复杂的工作状态，最终导致像无头苍蝇到处转，最后反而要花更多的时间加班完成工作任务。

3. 工作主动性缺乏

有部分高校基层行政人员，特别是一些已经比较年长的基层行政人员对于繁多的行政基础事务缺乏主动性，甚至产生能拖就拖，能等就等的心态，处理事务时消极待工，导致工作效率大大降低。因为拖沓工作，一件工作占用了过多的时间，甚至直到接近工作办结期限才加班处理。

三、 解决高校基层行政人员“时间荒”难题的建议

（一） 认清工作性质，踏实完成工作

首先，高校基层行政工作人员必须正确认识自身工作性质，主要是为学校教师、学生做好服务工作，提供后勤保障工作。办公室日常行政事务是自身本职工作，在学历进修、职称评定等其他选择面前，要把本职工作放在首位。基层行政事务本身就是内容类别比较繁琐的，不同于教师授课、科研等工作内容，所以不具可比性。要端正好自身态度，认真完成行政事务，及时调整心态，避免职业倦怠。高校基层行政人员要以积极饱满的态度投入到工作中去，避免“磨洋工”现象，高效地在有限时间内完成工作任务，这样就可以最大限度地减少不必要的加班情况。

（二） 科学管理时间，提高工作效率

时间管理强调降低使用者在对实现目标毫无贡献或贡献不大的事项上的时间消耗，减少浪费，从而提高使用者工作效率，以达到科学管理时间的目标。高校基层行政人员应该做好行政工作计划，可以按年、学期、月、周、日等周期来逐渐细化、合理安排。对一些每年时间确定、完成期限短并且工作量大的工作，应该提前下手，制定长远的计划，避免期限前的集中突击。在制定日程表时要以自己的实际工作记录分析为基础，要事先预留出弹性时间，有应对预案。最后，要限定一个最后完成期限，防止拖沓。另一方面，高校行政人员应该在繁琐的工作中，寻求完成任务的更好的方法，不需要事必躬亲。现在不少高校行政部门都有勤工俭学或者劳动班的学生，行政人员应该合理有效地把一些工作内容分配出去，减轻自身工作负担。

（三） 提升业务能力，增强服务创新理念

无论是年轻的还是有着较长工作年限的高校基层行政人员都必须积极主动学习新的办文办事手段和流程，积极与在基层行政管理工作经验丰富，成果突出的高校进行经验交流，掌握一些更加有效的处理工作的方法，比如有效利用互联网，OA系统等。避免十年如一日地用陈旧的理念和方式方法来处理工作。

（四） 加强有效沟通，改进管理方式，提高管理水平

高校基层行政人员和领导沟通不畅容易导致：行政人员工作强度大，内容多，每天埋头苦干，不停加班，叫苦不迭。但是领导却并不知道具体情况，认为是工作效率和技巧原因导致。只有通过双向沟通，基层行政人员主动和领导汇报工作及表达工作困难，积极提出合理工作分配建议，主动寻求解决方法才更有可能在短期内解决“时间荒”的困境。在与领导请示工作的时候，如果能先列出建议和备选方案可以大大减少讨论时间。

另一方面，学校领导要重视民主反馈，根据政策结合本校实际适当调整岗位设置和申请编制，引进更多高层次高素质的应用型人才充实高校基层行政人员队伍。要强调转变“重科研，轻行政”的错误理念，通过创新管理奖励机制，调动基层行政人员的工作积极性，从而提高其工作效率。高校领导要高度重视基层行政的诉求和建议，如有需要，应重新审视岗位安排，是否可以灵活变动，做出适当的调整。

实际上，承担大量工作内容的基层行政人员可看做是一个部门工作扭转的中枢，这些工作人员的效率和工作质量直接影响到部门工作的运转速度，甚至学院工作的办理。部门领导不能因为其工作忙、抽不出时间而减少与之培训交流机会。反而更应该优先考虑，甚至创造机会鼓励基层行政人员“走出去”，多与同行交流，提升行政事务处理技能。这一方面有利于提高工作能力，业务水平，另有一方面也可以有效避免职业倦怠的不良状况产生。

四、 总结

高校基层的行政人员身处为广大师生服务的第一线，发挥着至关重要的作用，其工作的好坏直接关系到高校的生存与发展。因此，根据调查问卷分析结果可知，当前高校基层行政人员绝大部分存在“时间荒”的困扰，加班成为常态。特别是对于工作经验不足的年轻人员，由于缺乏有效的时间管理技巧及工作内容较繁琐等原因，不得不经常延长工作时间，对工作满意度较低。该如何合理地运用时间，在有限的工作时间内高质有效地完成本职工作和应对突发情况至关重要。这既有赖于高校重视基层行政人员当前的工作状态，及时提出有效的措施改善，更有赖于高校基层行政人员通过不断学习专业知识，提升专业技能，科学合理地时间管理，最终促进高校行政管理人员和高校的共同发展，达到“双赢”的目的。

参考文献：

[1]徐文花.高校基层行政人员生存状态研究——基于某高校的调查与思考[D].华东师范大學，2007：2.

[2]周成红.高校院系办公室工作中时间管理的运用[J].办公室业务，2016：144.

作者简介：

龙颖，刘中宽，广西壮族自治区南宁市，广西水利电力职业技术学院。endprint