彭德婧

摘 要：大数据时代到来，加快了落后地区档案事业的信息化进程，企业档案作为档案事业的重要组成部分，始终在探索中寻求创新，在创新中发现问题，努力与现代企业信息化同步发展。大数据、智慧化对档案行业来说既是挑战，也是机遇。

关键词：企业档案；信息化；大数据时代

科技发展与创新所显现出的信息膨胀已经引领我们进入大数据时代，由当前的信息化建设延伸到未来的智慧化建设成为档案行业的必经之路。数据和信息决定着企业的未来发展，如何对每时每刻产生的复杂且海量的数据信息进行管理、保存、利用，是当下企业档案建设中需要去面对的问题。

1 西部地区企业档案发展现状

西部历史文化深厚，是我国各类资源的富集区，二十世纪初便开始了多项重大工程的建设并取得显著成果。但由于现代经济发展落后，西部各项文化事业的发展依然是我国文化建设的薄弱环节，档案事业居于其中。企业档案作为我国档案行业的重要组成部分又区别于政府综合档案建设，始终在探索中寻求创新，在创新中发现问题，努力与现代企业信息化同步发展。但对于西部而言，企业档案建设成效并不显著，依然存在重视度低、基础建设差、资金投入少、现代化管理落后等问题，限制了其信息化数字化的发展进程，这也是西部地区档案行业的整体现状[1]。

2 西部企业提升档案信息化建设的有利环境

企业档案是指各个企业在长期的管理活动和经营生产中形成的对社会、国家和自身企业保存价值较大的文件材料。文件材料的形式包括纸质文件、电子文件及照片等。在内容上涉及企业产生的内部信息和与企业相关的外部信息，因而范围小且具有针对性。[2]企业档案的依据性和参考性体现在其记录了企业经营、生产管理等活动的过程及结果，能够作为企业历史进程的回顾和未来开展活动的参考，对责任追究和问题处理也具有依据作用。

相比政府档案部门而言，企业档案建设更加内部化，档案资源更集中，更具灵活性，每个企业需要找到与企业自身发展相融合的档案管理模式，这就为企业档案的信息化上升至智慧化提供了多种可能。东部发达省份在档案管理的模式探索、技术研发应用、人才培养方面具有领先水平，能够切身体会到大数据时代信息资源所产生的影响及变化成果。近年来，西部企业在经济发展带动下，以全面现代化为目标，逐渐向档案管理的规范化、信息化以及管理人员的专业化方向努力，使得企业档案为企业各个部门的服务更加高效。我国西部是丝绸之路关键环节，是我国与沿线国家经济文化优势互补、开放发展的前沿，对跨国企业档案资源互联互通及安全性方面的研究具有重要价值。大数据全面覆盖、与高新技术接轨，企业档案的管理应在大数据潮流中更具创造性、更加活跃，智慧化效果更加明显。

3 西部企业档案面临的问题及应对措施

加快信息化建设，实现档案信息资源共享和有效利用，已经成为发展的必然趋势。经济落后的西部地区，企业档案管理如何跟上時代潮流，是我们要创新并实践的课题。

3.1 档案信息化建设及管理

社会科技的发展推进了企业管理的信息化，档案管理的信息化应与企业管理的信息化相配合相促进。很显然，大部分西部企业依然停留在最初的信息化阶段，依然处于有意识无实践或少实践的阶段，这就与全国档案事业新规划及发达地区档案建设产生断层。重视度低，投入力小，使得档案建设止步不前愈发边缘化，信息化水平停留在以电脑设备作为业务工具的程度，而非真正意义上的信息化管理模式。

档案信息化必须以专业的信息化平台为基础，这就需要企业管理人员重视到档案信息化所能带来的实际利益，给于足够的资金投入，引进先进的信息化技术，将档案部门的发展列入整体企业发展规划。科技是第一生产力，如今“大数据时代”给档案事业提出了更新更高的要求，在“一带一路”、“互联网+”等政策引领下，内陆欠发达地区打开了迈入国际的大门，这就加快了企业观念转变、道路探索的步伐，找到企业的发展方向与契机，探索适合本企业的信息化管理模式。

3.2 档案管理人员综合能力

档案管理具有较强的专业性，但目前企业档案管理部门大多未能实现档案工作人员的专业化、专职化，大数据时代的概念没有激发起档案工作人员的意识转变和危机感，似乎新的时代形势并未对传统档案管理者产生触动。多数档案部门管理力量薄弱，管理人员自身意识不到档案工作的重要性，工作态度消极、缺乏上进心，出现新员工业务不熟练、老员工信息化接受度低的瓶颈，限制了人员自身素质提升和业务管理发展。

加强档案管理人员的综合能力是提高企业档案管理水平的重点。对于档案管理人员的传统观念、专业技能要取其精华去其糟粕，既要具备传统纸质档案编制、保管、利用的基本技能，还要树立大数据和智慧化管理的思维，以及熟练信息化数字化进行档案管理工作的技能。企业应继续加强档案工作人员的从业认证和教育培训，更新先进的档案管理技术，打造适应时代变化要求的专业管理队伍。

3.3 档案的安全性

西部各类档案馆基础设施面临长期严重的安全隐患，库房面积狭小无法满足越来越多档案的保存利用，有些中小企业甚至没有独立的档案库房，老旧库房的“八防”无法达到标准、破旧档案无法及时修复和正确修复等，传统纸质档案时刻处于危险之中。信息化时代带来先进技术的同时也带来了新的安全隐患，网络环境的安全隐患不容小觑。计算机软硬件、网络通讯设备、局域网、互联网、网络安保系统等是否达到相应规定要求都存在潜在电子文件的保密性、可读性、可修护性方面的潜在风险。[3]

3.4 档案工作管理考核机制

企业档案工作一直存在标准化规范化的困扰，影响到档案编制利用的效率，不同企业有不同企业的领域特点和管理模式，这就需要企业制定与自身发展相符的考核机制。制定档案管理考核机制是为了适应发展形势需要，不仅是对档案的编制、保存、利用、开发提出标准化的要求，对档案工作进行阶段性的全面检验评估，查漏补缺，还包括制定档案工作人员考核的奖惩制度，激励企业及档案管理人员的积极性和责任感。以人与档案的综合发展来提高档案利用的质量和水平，更好地发挥档案作用。[4]

近年来，对企业档案管理工作的考核纳入了企业绩效考核中，这无疑加大了企业对档案管理的重视度，通过考核标准提高企业对档案部门、档案部门对档案的科学管理，以及企业各部门在档案利用中的高效互动，档案发展和企业利益相辅相成。

4 结语

档案信息化是档案管理现代化的核心内容，也是当前档案工作面临的最大挑战。“十三五”为我国的档案事业发展做出新的规划，大数据、智慧化对档案行业来说既是挑战，也是机遇。随着社会的进步，利用网络进行信息存储和共享已经同纸质文件保存并重，可以猜想未来会逐渐替代纸质文件并继续变革，能够实现大数据时代档案采集智慧化、档案管理智慧化、档案服务智慧化的一站式服务[5]，使得档案资源在收集、编制、保存、利用、开发以及档案业务、管理、服务的整个过程中更加高效。

参考文献

[1]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J]，云南档案，2013（06）.

[2]叶晓初.浅谈企业档案室职能及档案工作创新[J]，经营管理者，2011（06）.

[3]李玉华，管先海.档案馆主要安全风险因素分析[J]，档案管理，2012（01）.

[4]唐明达.绩效目标考核在机关档案工作的促进作用[J]，中国科教创新导刊，2012（34）.

[5]陈静，韩海涛，田伟.大数据时代智慧档案馆构建探析[J]，北京档案2015（01）.