黄晓红

摘 要：项目档案在城市建设中具有重要的作用，是国家档案工作的一项重要内容，做好项目档案的管理工作，对于推动城市建设发展和档案事业的发展具有举足轻重的作用和意义。本文从昆山市城市建设中形成的项目档案管理的现状出发，进行了分析，并提出了相关建议。

关键词：项目建设档案；档案管理；建议

从1978年到2018年，中国改革开放已经走过了将近40个年头，这40年来，全国上下可谓发生了翻天覆地的变化，无论是城市，还是农村，面貌的焕然一新是有目共睹的。而昆山，作为全国百强县之首，在城市的基础设施建設项目上投入了大量的人力、物力和财力，期间也形成了大量的城市基本建设项目（以下简称：项目）档案。项目档案是国家档案的重要组成部分，是城市建设的记录。做好对项目档案的管理，对于项目后期的检查、维护、使用改造的起到了至关重要的作用，也是相关部门进行监督、审计、管理、验收的依据和凭证。

1 项目档案的基本内容

国家档案局， 国家计委1988年颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（以下简称：规定）中定义基本建设项目档案资料是指：在整个建设项目从酝酿、策划到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划；测设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

各级基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责监督、检查和指导本部门、本地区建设项目的档案资料工作。档案行政管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验收。

2 做好项目档案管理的意义

项目档案是在整个工程建设过程中形成的，应当归档保存的各种文件材料，是工程建设及竣工投产、交付使用的必备条件，是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证。因此，做好项目档案的收集和管理，合理地利用这些档案可以为项目的科学管理、正常运行养护、维修改造等工作提供重要的参考作用，从而产生巨大的社会效益和经济效益；可以为项目的稽查监管、责任追究提供依据；可以保证工程质量、保障城市秩序、维护公共安全、解决经济社会纠纷，促进社会和谐发展有着重要的意义。

3 昆山城市建设项目档案管理现状和原因

昆山的城市建设开工量在江苏省范围内是排在前列的，对于城市基本建设的项目也涉及到多个领域，包括：城市建设、市政道路、水利管网、轨道交通等多个方面。这些利用了政府财政资金的项目涉及到的主管部门比较分散，长期以来，由于专业限制等原因，项目档案的收集和管理也经历了一个逐步规范的过程。目前在实际过程中有以下3类：

1）对于房建类项目，如果涉及到不动产权证办理的，则可以通过不动产登记中心办理进行把关，要求建设单位将项目档案移交市城建档案馆后，再办理相关的手续。

2）对于那些无需办理不动产权证的项目，类似市政道路项目档案，因为无需办理不动产权证，在很长一段时间内，未能及时将项目档案移交城建档案馆。造成部分项目档案的遗失。对此，在2009年，由市档案局牵头、联合财政局、住建局颁发《关于加强我市重点项目档案管理的通知》（昆档发﹝2009﹞28号）文件明确“纳入市重点工程项目在5000万以上，并由财政拨付资金的项目，建设单位在组织竣工验收前，应当提请市档案局和城建档案管理机构对工程档案验收。工程竣工后建设单位向城建档案管理机构报送一套完整、准确、系统的建设工程档案资料。”2010年，昆山市住建局印发了《关于昆山市政府投资建设项目档案管理暂行办法的通知》（昆住建﹝2010﹞337号），进一步明确“政府投资项目竣工后，工程资料要经市城建档案馆验收合格，作为建设项目审计或者评审的必备条件，做到档案项目管理和建设项目“三同步””。通过财政、审计部门对无需办理不动产权证的项目（主要是市政工程项目）进行把关，保证项目档案的及时进馆。

3）对于城建档案管理部门进馆以外的项目档案，类似交通、水利等档案，则由其档案形成的管理部门进行收集归档和管理。

纵观昆山市目前项目档案管理模式来看，存在项目档案归档不及时，进馆不规范，口径不统一的状况，有些项目档案甚至已经缺失，极大的影响了该类档案的后期利用效果，究其原因所在，本人认为有以下3点：

1）项目档案管理机制不够完善。目前在昆山有2个档案馆，一是市综合档案馆（隶属于市档案局）、二是市城建档案馆（隶属于昆山市住房和城乡建设局）。市档案局（馆）依据《中华人民共和国档案法》、和《江苏省档案管理条例》、《苏州市档案条例》等法律法规对机关、团体、企事业单位和其他组织的文书档案、会计档案、声像档案、实物档案进行接收管理。而市城建档案馆依据《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》和《江苏省城建档案管理办法》等有关规定对建设单位的项目档案进行接收和管理。综上，类似交通、水利等工程项目未列入市档案局（馆）和城建档案馆的进馆接收范围，也缺乏对应的档案接收管理办法。

2）各管理部门的档案管理水平参差不齐。从市档案馆和市城建档案馆的接收范围来看，对于交通、水利等部门形成的项目档案没有对应的接收依据，目前只能留存于各个专业管理部门，而这类管理部门的档案管理水平直接影响了项目档案的收集和管理。有些管理部门人员管理水平较差，比如：将建设项目前期文件归入文书档案，甚至按文件种类进行分类排列，破坏了建设项目档案的成套性。有的只重视纸质文件的收集整理，而忽视声像档案、电子文件的收集，不利于档案后期的开发再利用。

3）各建设单位的档案意识不强。昆山每年都有几百个甚至更多的基建项目开工实施，有些还是重点实事工程项目，关系到老百姓生活的方方面面。对于这类建设项目，很对建设单位存在“重建设、轻档案”的观念，忽略了对项目过程档案的收集和整理。目前，昆山每年的重点实事工程项目进度和资金统计由市重点工程指挥办公室进行监督和汇总，主要侧重项目的进度和资金，对于项目档案的收集缺未及时跟进。

4 相关建议和意见

1）完善法律法规体系，争取领导的重视。近年来，国家对项目档案管理工作愈来愈重视，先后出台了《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《国家重点建设项目档案验收办法》、《国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范》等条例及规定，我们应该抓住这个契机，由市委、市政府出台相关管理文件，明确昆山市基建项目档案部门管理职责，明确项目档案的验收流程、移交办法、扎口收集和管理部门，以及相关单位应承担的法律责任。

2）提升人员综合素质，树立统一的管理意识。从基层抓起，由业务管理部门派专人负责项目档案的管理，做好统筹安排，协调推进，从专业角度制定适合本部门的档案归档流程和制度，为项目档案的进馆奠定扎实的基础。全市重点实事工程项目由市重点办联合市城建档案馆进行专项验收，其他项目则由各管理部门联合市城建档案馆进行专项验收。市城建档案馆负责对全市项目档案进行统一著录和保管，并将项目档案的电子档案信息共享给市档案馆和相关管理部门。从而实现对项目档案的“统一领导、分级管理”的格局，保证项目档案安全、完整。

3）完善项目档案接收归档内容。项目档案，尤其是涉及民生的重点项目档案，建议加强在施工过程中的影像资料的收集和归档。例如：领导的视察和检查，新工艺、新技术成果、新材料、新工艺在施工阶段的使用，工程过程中展示党和国家政治、思想工作以及体现时代风采的职工面貌的资料等。另外，对于展示整个项目工程的高空影像资料也是可收集的范围之一。