摘 要：国有企业的性质和经营模式决定了国企档案当中包含许多涉密信息，诸如企业历史数据、企业发展成功、经济指标，以及国家机密文件、机密信息等。这些秘密档案如果泄露出去，势必会给企业发展，给国家带来一定的损失。尤其是当下，随着信息技术的发展，以及无纸化办公的普及，档案的传播途径更加便捷，在拷贝和网络互传过程中，发生信息泄露的可能性大增，做好国企档案保密工作的难度和迫切性也随之增加，探讨如何在当下的环境中做好国企档案管理具有重要意义。本文对如何做好国企档案在使用和管理过程中的保密工作进行了深入的研究。

关键词：国企；档案管理；保密工作

档案和企业的其他物质内容一样，也是企业宝贵的财富。因为这些档案当中包含有企业重要的基础信息和涉密信息，记录了企业从诞生到成长，从决策到部署的各个环节的重要内容。是企业下一步做出决策的重要依据，也是企业在发展过程中的重要环节。此外，由于国有企业的特殊身份，很多涉密信息和国家有关，因此，为了确保企业的长期发展以及国家安全，企业应当着力做好档案管理的保密工作，在档案管理过程中提高思想认识，投入时间和精力，物质和财力，提升国企档案管理的水平，确保国企档案管理保密工作真正落到实处。

1 做好国企档案使用过程中的保密工作

1.1 加强档案使用的保密宣传工作

在国有企业档案的使用过程中，档案的保密工作也同样重要。作为档案管理人员，首先应当对国企档案的保密性有一个整体的认识，进而要将这种认识传达给档案的使用者们。因此，在国企档案的使用过程中，为实现档案的保密性，从事国企档案管理工作的人员有必要加强对国企档案保密工作的宣传教育，使国企广大员工能够真正认识到国企档案保密的重要性，以及档案泄密会给企业和国家带来怎样的损失，只有这样，才能确保国企档案在使用过程中的保密性，避免国企档案当中的信息由于使用者的操作不当而导致泄密。

1.2 强化档案使用过程中的监督工作

国企档案利用率的提升，对于国企各项工作内容的向前推进具有主要意义。但是，在国企档案使用过程中，如何引导员工规范使用流程，避免档案在使用过程中泄密，也是档案管理人员必须认真对待和思考的问题。在档案的管理过程中，对于有需要使用档案的人员，档案管理者应当行使完整的监督权利，使档案使用者全程在档案管理者的监督下进行档案信息的阅读和采集工作，避免档案涉密内容的泄露。要切实做好国企档案使用过程中的监督工作，档案管理人员需要具体做好以下几个方面的工作。首先，要建立完善的国企档案管理规范，明确档案借阅和使用流程，要使使用者从借出到使用，再到归还的整个过程都受到完整的监督，确保整个过程的科学规范操作。另外，对于在国企当中处在不同级别的员工，其借阅档案的权限也是不同的。档案管理人员应当据此设定科学完善的借阅登记，明确档案保密级别和企业员工身份的对应关系，使企业档案能够得到安全的借阅，确保档案在使用过程中不损坏、不泄密，不遗失。国企档案管理人員也要按照实际情况，不断调整档案使用的规章制度，使其更加科学合理，在确保档案使用过程中的保密性之外，能够方便其为员工各项工作提供便捷的服务。其次，档案管理者在档案借出之前，要对借阅档案的人员动机进行详细的分析，明确其借阅档案的用途和使用范围，避免其将档案信息另作他用，确保国企档案能够为企业发展服务，避免因使用不当和监督不到位而造成的信息泄密。

2 做好国企档案管理过程中的保密工作

2.1 完善涉密档案的管理制度

涉密档案在国有企业档案管理工作当中是重点管理内容，因此，针对涉密档案，档案管理者应当按照实际情况制定科学合理的涉密档案管理制度，专门明确涉密档案如何管理，以强化档案管理者的安全防范意识，以及档案借阅人员在使用过程中的警惕性。对此，档案管理人员可以按照实际情况，制定符合企业借阅和使用实际的涉密信息档案管理制度，例如：《涉密档案流转制度》、《涉密档案借阅制度》、《涉密档案归还制度》、《涉密档案管理人员工作职责》、《涉密档案借阅人员义务》、《涉密档案丢失应急预案》等相关制度，使涉密档案从管理到借阅，到归还都有章可循，有法可依。一旦出现涉密信息泄露，或者涉密档案丢失事件时，能够按照预定的应急预案进行快速有效的处置，将损失控制在最小范围内。

2.2 做好档案库房的保密工作

库房是国企档案管理的主要载体，要做好国企档案的管理工作，库房的建设是一项重点内容。首先，库房在建设之初应当做到综合考虑，做长远打算。库房的使用面积应当考虑到未来企业档案逐渐增多，库房容量有扩建的余地，便于档案能够在充足的空间内进行归纳和分类，使涉密档案和普通档案能够得到分类管理，认真对待。此外，档案属于重要企业的重要信息内容，但是，由于其材质属性，极易受到周围空气湿度和温度，以及突发情况诸如火灾等的破坏。因此，为保障国企档案涉密信息的安全性，库房在建设过程中要同时配备空调、湿度计、没货装置等安全设备，确保遇突发情况时能够做到万无一失。此外，为确保库房内涉密档案的安全性，库房应当在硬件安全设施上未雨绸缪，防止由于盗窃等因素，使档案内容泄露。例如，可以为库房安装质量上乘的防盗门窗，在重要位置安装摄像头以及报警装置，防止档案失窃。

2.3 严格管控涉密档案的电子扫描

随着无纸化办公模式的推广，其便捷性和高效率都为企业节约了大量的时间成本和人力物力成本，因此，很多企业在档案管理当中开始对国企的旧档案进行电子扫描，便于管理和查询。这种无纸化的档案管理模式有着明显得优势，其不仅能够缩短档案的查询时间，便于档案管理人员管理，而且还能够大大缩减档案库房饿占地面积，使档案管理依靠几台计算机就能够轻松操作。但是，凡事都有利弊，在享受科技带来的便捷服务的同时，也应当注意到档案的电子化扫描带来的潜在风险。首先，涉及到企业和国家机密的档案，不能给进行电子扫描，如果由于特殊情况必须进行扫描的，国企应当安排专人操作，并有专人监督整个电子扫描过程，确保档案扫描过程的安全性。此外，即使能够保证涉密档案在整个扫描过程中的安全性，其在存储过程中的安全性也无法因此得到保障。在保存涉密电子档案当中，应当配备专门的安全电脑，且该类计算机要严禁上网，确保涉密信息的安全性。

2.4 重视档案信息系统安全保护

随着信息技术的不断发展，很多企业在档案管理当中都开始引入电子档案管理系统。这种系统的优点是能够对档案进行全面系统的管理，在管理过程中还能，如果有借阅档案信息的人员，可以在最短的时间内进行档案调阅。这套系统对于国企档案管理水平及档案借阅效率的提升具有重要作用。但是，档案信息电子化之后，档案信息的安全性也是亟待解决的问题。首先，应当依据档案管理信息系统的安全保护规范，对国企档案信息系统采取相应的保护措施。其次，国企内档案信息管理系统不能够连接互联网，为方便信息传阅，可连接企业内网。最后，国企档案信息安全系统建设完毕外，需要定期邀请有资质的检测机构对档案管理信息系统的安全等级进行检测，确保该系统的安全性。

3 结语

国企档案管理的保密工作是企业必须面对的问题，企业必须依据实际情况，层层把关、层层落实，抓好涉密档案的管理工作。此外，国企档案管理工作还要结合技术的发展和应用进行调整，确保涉密档案在新的档案管理模式下依旧能够保障其安全性。

参考文献

[1]姜琳.浅议国有企业涉密档案的管理[J].北京档案，2014（04）：27-28.

[2]崔艳梅.国有企业档案保密工作的实践与思考[J].兰台世界，2015（S4）：39-40.

作者简介

田东红（1980-），女，甘肃张掖人，新疆天业（集团）有限公司党委办公室，馆员，大学本科学历，研究方向：档案管理。