宋海燕

摘 要：文件是整个企业开始工程项目研究或建设的主要依据，也是企业科研、生产和经营活动中指导人们行为的依据。本文将着重对建设项目中文控工作的建立及体系的健全进行探讨。

关键词：文控；项目管理；文档一体化

1 引言

文件是企业科研、生产和经营活动中指导人们行为的依据。因此，文件的编制、审批、发布和实施都应受到严格控制，并应处于高效运行状态。这样才能保证企业获得最高效的收益。因此，建立一个健全的文件控制管理体系并且保证该体系的有效运行尤为重要。

2 企业文控工作的概念与作用

2.1 企业文控工作的概念

文控是文件控制的略称，是指对文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废等全过程活动的管理，目的是确保文件的使用现场获得有关文件的适用版本，防止使用作废文件。

文控工作是为了规范企业或企业研究项目的资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效的保护和利用资料，为企业或企业研究项目的各项工作提供服务。

2.2 企业文控工作的目标和作用

1）文控工作的目标。文件控制的目标是确保单位经营活动的效率性和效果性、资产的安全性、经济信息和财务报告的可靠性等。主要作用包括：一是有助于管理层实现既定方针和目标；二是保护单位各项资产的安全和完整，防止资产流失；三是保证业务经营信息和其他资料的真实性和完整性。

2）企业项目文控工作的作用。第一，文件控制是项目管理过程最基本、又是最关键的一个管理机制。第二，它为项目管理者对整个项目的宏观了解、掌握、控制以及微观跟踪、解决、处理提供了最广泛、最准确、最精确、最有说服力的书面依据。第三，随着很多企业走出国门，与国际接轨的情况下，作为完整而有效的项目管理这部分的文控工作在项目的实施过程中越来越重要。

3 企业文控工作的内容与重点

3.1 企业文控工作的内容

总体来说，文控管理首先要确定文件资料的范围，从内容、文种、载体等多方面考虑，以便于资料的收集。其次，要确定管理体制和机构职责，这规定了文控工作部门及人员的具体职责。第三，规定文件材料的管理工作，这便于资料的管理和有效的保护利用。最后，还要规定文件资料的鉴定和销毁。

文控管理的流程就是指在一个项目从总体规划开始到最终结束所形成的一系列文件的收集、整理、归档、鉴定、分类、保管、利用，这些文件包括工程档案、施工图纸、厂商文件、技术协议、日常传真、信函、工作联络单等。

3.2 企业文控工作的控制要点

1）预先明确项目文控工作的核心。不论是项目初期的文档工作策划还是文档管理人员对于系统的开发和定制的参与，都是为了保证项目文件的有效性、时效性。项目文档“控制”工作还表现在通过对项目各类文件收发、审批时间等要素的跟踪，控制项目文件、项目各部门工作的进程，还可以以此作为项目索赔的依据。

2）注重文控工作流程设计。文控工作流程制定的好与坏将直接影响到企业项目的文控工作，甚至影响到企业项目的有效运行。一个优秀的文控工作流程需要规定文件的受控范围，确定受控范围才能首先确保文件的统一性。

3）文件审查是文件形成控制的关键。在文件校核之前，文件管理员对文件的编码、格式、版次及分发范围等进行审核，实施文件的前端控制。对文件的技术性审查、标准化审查、工艺性审查规定具体的要求，使各专业人员在文件审查中有较强的针对性，使之为提高工作效率和保证文件质量创造条件。

4）文件更改控制是全程文控的要点。文件控制必须对文件更改的时间、方法、流程有严格的要求。使之更适合文件的实施过程，更加有力地促进生产和管理的科学化、规范化。

3.3 企业文控工作的现状

从文控工作职责看企业文控工作现状，一些企业的做法非常规范。他们有明确的文控部门和文控人员，分工明确。然而还有一些企业并不重视文控工作，全公司没有文控部门，甚至連文控人员都没有。

从文控工作流程看企业文控工作现状，有的企业做的很好。比如在一些大型央企集团中，在文控部里又分为文秘组与图档组两个部分，文秘组主要负责的是项目类的文控管理工作和日常的秘书工作，图档组主要负责公司的文件管理，包括底图、蓝图和其他重要文件。重要文件在项目过程中出现后就马上归档，实现电子入库。归档时的编号是按照公司的统一编号进行归档的实现了文档一体化。有一部分企业没有按照文控工作流程工作，文件管理混乱，还有一些不足之处在于人为因素，如发文、收文时间拖延，丢失后没有及时处理等。

4 企业文控工作体系建设措施

4.1 加强企业文控工作组织建设

第一，企业需要建立专门文控部门，有按照既定方针安排工作。第二，要明确文控人员的工作岗位并提高文控工作人员的专业素质，使文控工作有条不紊地进行，并发挥其最大作用。

4.2 加强文控工作流程建设

文件控制管理程序是机构进行项目文件控制管理的重要依据和另一前提，机构必须根据项目文件组成的特点制定该程序。文件控制管理程序制定完成后，结合意见修改、补充和完善后进行审核确认，无误后批准实施。

4.3 加强文控工作的信息化技术手段建设

现代信息技术飞速发展，使得文控工作的模式出现了巨大的变革，信息化管理模式成为了文件控制管理的主要手段。因此，需要在传统模式的基础上，更新、改革、建立新的资料信息化管理模式，结合实际情况建立一个更具开放性的办公室文件控制管理体系，对传统的办公室文件控制管理进行必要的补充，以提高文件控制管理的质量和效率。

1）开发文控电子流程。通过对电子流程的应用，对文件的产生、运转和归档实现了电子化，既提高了效率，又较好地履行了控制职能。电子流程具体覆盖了行政发文、行政收文、程序文件、对外函件、函件收文、请示报告、工作联系单等。文件的起草、编写、校核、审定、会签、质保审查、批准、生效、分发、归档均从电子流程实现。在创建电子流程时，对传统的文件会签环节进行改进，提高了工作效率。

2）利用“文档一体化”方法规范电子文控。为了保证数字文件的真实完整和准确有效，为了有效的管理和控制电子文件，我们必须利用“文档一体化”方法规范电子文控，文档一体化管理，也就是档案的全程管理。

3）电子文件的版本管理。电子文件应该按版本进行控制管理，保留每一个生效版本状态的电子文件。应该对电子文件的每个版本进行状态控制，以最新有效发布版本为现行有效版本，以输出版本为基本参考依据。电子文件经过修改后，应该保存上一版本电子数据以及修改原因、修改人、修改日期等要素。电子文件编制应使用统一版本的工具进行编制和查看，在切换编制工具版本时应充分考虑软件的向下兼容特性及历史数据的处理。

5 结论

综上所述，抓住文控工作的重点，重视文控组织建设，加强文控工作流程建设，提高文控工作的信息化技术手段建设，就可以初步实现建立一个健全的文件控制管理体系并且保证该体系的有效运行。做好文件资料控制工作，不仅可以提高企业的经营效益，同时也可以保证文档一体化的进程日趋完善。

参考文献

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