摘 要：医疗机构的档案具有非常大的研究价值，但目前在基层医疗单位，很多重要的档案信息都还是以传统的纸质影音等媒介存储，不仅不便于存储，后续查询也存在问题，因此迫切需要普及基层医疗卫生单位的信息化建设。本文主要研究信息化建设在基层医疗卫生机构档案管理中的应用，探讨其建设价值和现存问题，提出改进档案管理质量的對策和建议，希望对于基层医疗卫生单位的档案管理工作有所帮助。

关键词：基层医疗卫生单位；档案管理；信息化建设

除了三甲及以上医院以外，中国的医疗卫生机构还有基层社区卫生服务机构和乡镇卫生院，我们统称之为基层医疗卫生机构。这些机构虽然规模小，医疗水平方面不像大医院一样好，但是在我国公共医疗服务保障体系中具有不可替代的作用。这些基层的医疗机构也会存在大量的档案信息需要进行管理，而且内容也相当的详细，有非常大的科研价值。对于此类大量的档案资料进行信息化管理和有效的介质转化迫在眉睫，有利于促进基层医疗卫生单位提高效率，全面发展。

1 信息化建设在基层医疗卫生机构档案管理中的应用价值

1.1 优化基层医疗卫生机构的诊断和治疗程序，保障服务质量

就以笔者所在的县皮肤病防治站所接诊的患者来说，大多是皮肤病、性病等比较急迫且可能有传染性的特殊患者， 建立信息化的电子档案，不仅能够缩短医生的诊疗时间，为患者本人抢得了时间上的先机，它还允许多个部门根据权限和实际需求同时查询所需信息。提高了信息的共通性和利用度，将卫生机构的职能发挥到最大，提升了患者的就医质量和满意度。另外，信息化的电子档案共享简化了有关部门的监督检查工作，也为卫生机构和患者之间提供了安全保障。

1.2 提高档案管理的工作效率和档案信息的准确性

基层医疗卫生单位传统的档案管理主要是采用纸质书写，人工装订进行收集和整理，耗费时间长且出错率高。信息化建设可以完全改变传统的档案管理的模式和流程，改变收集方式和渠道，解放原本就紧缺的基层医疗卫生单位的工作人员，也减少了人工书写等诸如此类繁琐的工作，使工作人员更好的投入到其他重要的工作中。另外，与纸质档案相比，电子档案具有良好的机密性，高共享性，易于查询和存储的特点，不占用太多空间，大大提高了档案信息的使用价值。

1.3 提高基层医疗卫生单位管理水平，推进其现代化发展

基层医疗卫生单位数量巨大，发展较晚，发展缓慢，整体管理水平较低。档案管理信息化建设的普及对提高管理水平，创新医疗服务模式，赶超现代医疗发展速度具有深远意义。档案信息化的普及依赖于基层医疗卫生机构的整体信息化和数字化建设，为现代医疗与互联网的有效结合奠定了基础。基层医疗卫生单位通过档案的信息化建设，可以为单位资源的合理配置，专业化人才的培养，现代化的发展模式提供有效的支撑。档案电子化建设已成为基层医疗卫生单位适应现代医疗发展的必由之路。

2 基层医疗卫生单位档案管理存在的问题

2.1 对信息化档案管理的重要性认识不足，缺乏专业的管理人才

在传统管理理念的影响下，中国的基层医疗卫生单位更加重视医疗诊治。但是，对档案管理的重要性还不够了解，更不用说信息化的档案管理了，专业人才十分稀缺。部分医疗机构认为医院和所有的医护人员应该是以病人为主要工作对象，做好自己的本职工作即可，这也造成了基层医疗单位档案管理的发展缓慢。此外，目前大多数基层医疗单位在档案管理方面存在很大问题，信息化建设配套设施不健全，专业管理人员和专业技术人员缺乏。这种现状不能满足当前我国医疗卫生行业快速发展的新要求。档案管理机制不完善，档案信息利用率低。

2.2 档案管理的现象比较混乱

随着中国医疗卫生事业的不断发展，基层医疗卫生单位的作用日益凸显。其职能已经从提供单一的基本医疗服务转变的更加多样化。工作涉及门诊治疗，住院治疗，新型农村合作医疗和公共服务。基层医疗卫生单位已成为基层生命和健康的守护者。然而，在医院文件的管理中，存在着只关注医疗档案而忽略其他类型档案的现象。调查研究发现，大多数基层医疗卫生机构在收集整理医疗档案的工作中，虽然进行了定期检查和专业培训，但由于没有系统的信息化电子档案，患者档案的管理存在遗漏的情况，新型农村合作医疗系统档案、文献档案、人事档案等资料都不完善，还存在档案整理不规范不科学的情况。

2.3 重视医疗系统而忽视其他系统

基层医疗卫生单位按照上级卫生行政部门的要求，建立了比较完善的医疗卫生制度，但是也仅限于和医院的医生有关的工作制度、护士的工作职责及制度、药房的工作细则等这些比较重要的并且与病人直接相关的一些岗位工作。 然而，在档案管理工作中，大多数基层医疗机构缺乏相关的档案管理规则和规定，所以说对于档案管理人员的重视程度就更不用提。这一现象也充分说明目前的基层医疗卫生单位并没有将档案管理与医疗制度放在同等的重要位置，而且也并未将档案管理与医疗机构紧密联系，同时也因为缺乏信息化建设，档案管理的责任与职责并不明确，档案以及数据的收集不完善，一些具有重大的科研价值和社会价值的数据丢失，所以基层医疗卫生单位的档案管理方面的水平却一直得不到提升。另外，档案管理中缺乏监控措施，制度缺失也对档案管理产生了不利影响。

2.4 缺乏档案信息化的统计，忽视档案开发

关注档案管理，忽视档案的开发和利用，是我国基层医疗卫生机构档案管理中的又一个突出问题。为了应付上级机关的检查，档案工作者只是将大量的档案资料进行归档和整理，对于档案资源的二次开发和利用却一直没有重视，因此，许多具有重要社会和科学研究价值的基层医疗机构档案资料失去了价值，不能发挥应有的作用。同时，即使有些档案可以使用，也被限制在自己的单位。由于缺乏信息化的统计数据及数据汇编、数据研究分析，不能系统和对这些数据加以开发和利用，便不能更好地为医学、教学和科学研究服务。

3 基层医疗卫生单位档案信息化建设建议及对策

档案的收集，整理，归纳和保存是档案管理最主要的环节，为档案的后续查询、管理和利用做好准备。这要求我们根据各自的特点进行信息化建设，充分发挥档案信息系统的优势和作用。

3.1 重视信息化档案管理，健全相关制度

从上到下的在基层医疗卫生单位建立信息化的电子档案，关系着该单位的未来发展方向。单位领导和有关政府部门必须从人力，物力，财力等方面给予必要的支持，推进建设工作得顺利展开。同时要完善信息化档案的管理制度，将信息化档案管理的流程规范化、标准化，编制档案管理的信息系统，纳入到单位综合运行的信息系统中来。开展基层医疗工作的同时，我们必须积极做好档案管理部门的建设，不论是从人员配置、制度完善以及职务考核等方面，需要确保文件管理员有明确的工作方向并有效地开展工作。

3.2 提高档案管理人员的专业技能

要不断提高基层档案管理水平，向标准化方向发展。因为档案管理工作与其它信息工作不同，必须有明确的操作规范和完整的工作流程作指引，档案管理人员进行存档和归档等日常工作必须严格按照操作规范进行处理。在档案管理队伍的管理人员不能配备齐全的情况下，我们就应该从当前人员的专业技能以及工作效率方面着手，来提高档案管理的有效率。这就需要积极引进具有档案管理背景的相关人才，或具有工作经验的人才，结合所在的基层医疗机构的实际情况，通过一些短期的训练，来逐步的完善这项工作。在后续工作中有必要以团队精神提高基层档案管理的标准化和效率。为基层医疗卫生单位提供更准确的信息服务，确保单位管理的实际效果。

3.3 完善局域网络，配备软硬件

建立信息化电子档案的核心是为了提高基层医疗卫生单位的综合实力，促进其跟上现代医疗发展的脚步，全面发展。所以应当在局域范围内建立完善的信息网络平台，提升信息化档案管理的质量，在局域范围内实现资源的互换和共享。 首先应该在单位内配置配套的信息化阅览查询室，对各主要科室应当开设查询权限，按照权限等级分层次查询。同时，针对于医师、护理师、药剂师、化验师等不同的工作需求，开发适合其工作特点的实用应用软件。另外需要加强信息保密工作，设置防火墙，网络安全应用软件等保护档案信息，防止档案数据等信息的泄露，造成患者和医疗单位的损失。最后，需要定期对信息化存储的档案进行检查，查看是否有缺失数据，检查合格后及时备份，分开存储，以应对后续可能发生的突发事件。

3.4 向上级单位学习经验，不断提高档案管理水平

档案管理的正常发展需要朝着信息化建设的方向发展。目前，一些三级及以上的医疗机构档案管理的信息化建设相对是比较完善的，但是相比而言，基层医疗单位的信息化建设明显有很大差距。这时我们需要跟上级单位做好对接，学习相关操作规范，并使用基本的软件及工具，提高电子信息管理的水平和能力，然后在现有条件下使用。通过基本的办公软件实现数据的初步检索，来提高档案的快速查询。并在这个基础上结合本单位的情况，引进一些档案管理的软件来进行管理，建立小型的数据库，完成档案的电子信息化处理，确保档案查阅和记录更加方便。在有限的条件下，通过逐步改进档案处理技术和设备来不断提高档案管理的能力与水平。

4 总结

总之，结合当前的实际情况，对基层医疗机构的信息化档案建设工作进行研究与思考，找出问题并解决问题，探讨改进的措施。一方面，基层医疗卫生单位要积极完善信息化档案管理部门的建设，同时提高队伍的专业水平，配备软硬件，提高基层单位档案管理的规范化水平。另一方面，我们应该与上级单位建立联系，通过归档提高信息管理水平。從工作实践和技术方面完善基层医疗卫生单位档案管理，提高基层医疗卫生单位管理效率，促进基层医疗卫生事业又好又快

发展。

参考文献

[1]朱成英.分级诊疗制度下健康档案管理存在的主要问题与对策[J].北京档案，2018（06）：39-40.

[2]戴佳颖，唐玲，叶栋.居民电子健康档案管理实践探析[J].浙江档案，2018（03）：58-59.

[3]阮美丽.基层医疗卫生机构档案管理现状调研[J].档案管理，2017（06）：74.

[4]罗万懋.乡镇卫生院档案管理存在问题及对策[J].档案与建设，2014（02）：86-87.

[5]侯素英.实行信息网络 促进档案管理[J].兰台世界，2013（S6）：47.

作者简介

鞠高洁（1989-），女，汉，山东省日照莒县人，本科，助理档案馆员，研究方向：档案信息化。