王卉

摘 要：学习是一项永无止境的工程，贯穿人的一生，老年大学作为老年人进行继续学习的重要阵地，在构建学习型社会进程中扮演着“排头兵”的角色。老年大学档案管理是老年大学工作体系中的关键环节，档案所蕴含的信息资源能够支撑各个部门决策，有针对性的出台相关老年人学习政策。技术驱动高速发展催生档案数字化模式，随着愈来愈多地区老年大学使用这一管理模式，学界关于这一领域的探讨也愈发火热。因此，有必要立足于体系化、规范化和科学化视角来检视老年大学档案数字化建设。

关键词：老年大学；数字化；管理人员；信息资源；档案管理

根据教育部有关调查数据显示，截至2017年底，我国有600多万人就读老年人大学，在其中进行继续深造。人数众多带来的是工作环境的日趋复杂，老年大学每一个部门在运转过程中都会产生信息资源，同时大多数部门也依赖于分析信息资源，只有将信息资源分析透彻，才能有目的性地开展下一阶段工作。例如，老年大学人事部门依赖对人事档案进行分析，才能优化人事结构，作出人员调配决定以及人员晋升决定。又如，老年大学财务部门也依赖对财会档案进行分析，才能了解过去的财会数据并作出相应的决策。数字化技术则为老年大学集成化的管理上述档案提供了便捷，老年大学档案数字化建设刻不容缓。

1 老年大学档案数字化概括

老年大学各个工作部门产生的信息资源在进行归档后，面临着如何有效、科学和规范处理和利用的难题，这就需要从档案管理模式上进行革新，突破传统的局限性。正是基于这一原因，老年大学档案数字化建设应运而生，它主要是指由专门部门或者专门人员利用大数据和数字化等信息技术来加工电子档案或者纸质档案，统一格式后统一管理的一种管理模式。之所以要进行数字化建设有两层面的因素。

一方面，信息更新变化快。老年大学中的学生自由度较高、学习周期较短，学生主要是根据喜好选择课程，在学习时间上也很短。这就决定学生的变动速度快，学生构成纷繁复杂。可以说，老年大学的工作量比较大，产生的各种信息资源也比较大。这些信息资源既有垃圾信息，也有价值性极高的信息。以湖南某老年大学为例，2017年仅一年间新增大学生420余人，毕业大学生390余人[1]。从表面上看，可能人员基数并不大，但是分析实质就能发现，学员频繁变动导致的工作信息变动和学员档案变动，这些信息资源和学员档案必须加以整理，否则就会影响到正常工作秩序。数字化技术则能够集中化、分批次的对这些档案进行处理。另一方面，档案管理模式的滞后性。档案数字化建设自二十一世纪初期出现，已经在许多行业和领域中加以运用。然而现阶段，部分的确老年大学仍然沿用手工管理档案模式，档案管理成效难以突出，耗费人力、物力和财力的同时，资源利用率并没有实现最大化，与现代档案管理理念相悖。

2 老年大学档案数字化应避免的问题

2.1 避免认识误区

数字化建设绝不仅仅是通过计算机来管理档案，这种认识具有狭隘性，将数字化建设的范围人为缩小。例如，数字化建设需要利用到高速扫描仪，将纸质文件转化为统一格式的电子文件，只有转换成功才能在计算机上进行统一管理；数字化建设需要建设信息共享库，也需要购置相应的管理系统，这样才能做到一站式的传输档案并利用档案。因此，老年大学档案数字化需要配套以相关的信息技术设备和人力资源，简单操作计算机来管理电子档案只是属于数字化建设的范畴。如果没有相关配套设施和人员，即使利用计算机能一定程度上提升档案管理成效，那也是短期的，后期同样需要面临档案集中化处理的难题，反而会影响档案管理工作的正常开展。

2.2 避免人才资源的匮乏

无论多么优良的档案管理模式和服务模式，最终还是依赖人这一社会主体加以实施。数字化建设要求档案管理人员具有服务意识、主动意识和创新意识，需要管理人员的知识结构愈发的多元[2]。可以说档案管理人员是否具备复合型知识，会直接或间接影响到整个数字化进程，以往严重依靠管理经验来管理档案的模式已经不适应新的形势，这是档案管理发展到一定阶段的必然结果，也是信息技术特性所决定的。现阶段，部分地区老年大学要么没有意识到人才体系的构建与优化，要么意识到了，却不能搭建系统的培训体系，开展的培训活动實质意义不大，自然难以在档案管理上去的突出成效。体系化、专业化的培训和指导，是确保数字化建设取得进展和突破的基础，人员素质整体上没有提升，很多工作都不能开展起来。这就很好地解释了部分老年大学虽然很积极的在推进档案数字化建设工作，但是效果却不够明显，工作动能和服务效能都不高，往往导致“事倍功半”的结果发生。

3 数字化建设路径

3.1 管理体制的优化

管理层和档案管理人员都需要用开拓自身视野，用主动积极的态度拥抱数字化建设。例如，在管理体制层面，根据老年大学档案管理特点设计一套实用性强的管理体制。主要从工作岗位安排、责任落实、资金保障和绩效考核等几个层面设计并优化管理体制。根据档案管理人员的年龄特点和知识结构来安排具体岗位，保障人力资源利用效率的最大化，实现优势互补。实行“岗位负责制”，督促档案管理人员树立服务意识、主动意识和责任意识，将档案数字化建设当做一项战略性任务加以落实，使档案管理部门呈现出新的“工作面貌”。拓宽资金来源渠道，提升资金充裕度，确保相关信息设备能够及时购置并更新。细化绩效考核的指标，提升服务能力、创新能力和档案管理成效在绩效考核中的比重，挖掘工作潜力。

3.2 人才体系的搭建

老年大学管理层要树立“人才强档、人才驱动”的意识，利用人才来推进数字化进程。首先，为了让培训工作有目的性、针对性和科学性，笔者建议老年大学要做好调研工作，通过发放调查问卷让档案管理人员匿名进行填写，对档案管理人员的知识结构做一个大致的了解，针对档案管理人员的薄弱环节进行培训和加强，制定出合理的培训计划。其次，要着重加强在信息技术和现代档案管理理论等层面的培训，档案管理人员对信息技术掌握的熟悉度直接关系到对计算机、扫面仪以及档案管理系统的操作流畅度，现代档案管理理论则是开拓管理人员思维，激发管理人员创新的的理论。最后，可以实行“以老带新”的机制，由工作经验老道的管理人员培训新进人员，节约人力、物力和财力开支，实现人力资源利用效率的最大化。相应的，要积极选拔优秀的人才进入档案管理部门，为数字化建设提供人才储

备[3]。同时，要实行灵活的岗位调动机制，针对档案管理人员的综合能力和经验进行岗位安排。

4 结语

就未来发展趋势而言，档案管理会朝着人工智能化以及数据库化的方向发展，但这都以档案数字化建设凸出成效为前提要件和基础。在这种发展趋势下，老年大学要提升信息资源利用效率，体系化、规范化和集成化的对档案进行管理，必须采取数字化技术，形成数字化技术为基石，现代档案管理理论为依托的管理模式。档案管理人员也需要重新定位自身，运用新思路和新方法找出数字化建设路径。笔者以数字化技术为蓝本，就老年大学档案数字化建设展开了阐述，希望能够助力于老年大学档案管理实践，为实践工作注入新鲜的血液。

参考文献

[1]胡安峰.老年大学档案管理的特点[J].智库时代，2017（05）：81+83.

[2]赵明辉.老年大学学籍档案管理问题研究[J].中国培训，2016（18）：98.

[3]林峰屹.浅析老年大学档案的数字化管理[J].现代经济信息，2016（17）：152.