张觉晓

摘要：对航空公司而言，差旅成本是除人工以外的第二大可控支出。国内差旅成本占国内航空公司完全成本的2%-3%，2016年国内三大航差旅类成本超过60亿，其中包括了员工出差、机组驻外、空勤人员复训、航班延误等产生的住宿费和交通费。目前国内多数航空公司还在使用传统的差旅管理方式，这种方式对于差旅成本的控制比较弱，管理效率不高，相应地导致差旅成本较高。本文就国内航空公司差旅成本管理的现状探讨互联网时代如何利用差旅平台、差旅服务公司（TMC）等信息化、专业化的管理外包，实现节约成本费用、减轻相关人员负担、提升企业管理水平的目的。

关键词：互联网时代 航空公司 差旅成本管理

一、航空公司差旅管理现状及其存在的问题

目前国内多数航空公司的差旅管理流程可以分为两类：第一类是员工出差产生的个人费用报销；第二类是机组驻外、航班延误、空勤复训等按照合同结算。

（一）员工出差产生的个人费用报销

员工在出差过程中自行垫付差旅费用，在差旅活动结束之后，员工提交报销单据经审批同意后，将纸质单据及附件传递至财务进行审核报销。这一流程存在以下问题。

（1）风险控制不够。由于费用为事后报销，对于不符合差旅制度的差旅行为，很难做到事先预防，只能在事后财务审核中发现。

（2）员工差旅垫资时间长。员工如遇较长时间出差，需自行垫付较高费用，还可能因当月费用预算不足无法实现及时报销。

（3）存在虚假票据风险。交通、住宿等所有差旅相关的报销费用都由员工自己提供报销单据，一些员工可能会通过虚开发票手段来获取更多额外利益，这种情况公司很难查证核实，导致公司为员工差旅付出额外的成本。

（4）影響工作效率。全面营改增后，公司要求员工出差时取得增值税专用发票以便为公司节省税款，但实务中存在一些偏远地区及特殊酒店无法开具增值税专用发票，或开具错误发票等情况，员工为发票事宜需要多次沟通协调，降低工作效率。

（5）管理成本增加。员工个人报销差旅费增加了增值税专用发票的管理难度，以国内某航企为例，全面营改增后增值税发票数量月增长60%，增加了发票认证和税额核对的工作量。

（二）机组驻外、航班延误、空勤复训等按照合同结算

该类由管理部门负责前期考察供应商，通过谈判招标等方式确定单价，经公司批准后签订合同，酒店按月向公司开具发票，发票及所附明细经管理部门审核确认后递交财务审核付款。这一流程虽然减少了员工差旅垫资和增值税发票管理难度，但仍然也存在以下问题。

（1）管理成本增加。管理部门需要办理每一家协议酒店的全部合同审批手续以及前期的考察准备工作，通常合同为一年有效期，在到期前几个月就要着手办理续签或另外选择酒店的手续，增加公司审批事项，降低企业的运营效率。

（2）存在费用虚高风险。管理部门事后收到酒店发票和入住人员清单进行审核时相对个人报销审核难度更大，通过手工辨认签字等方法无法做到准确无误，实务中部分酒店存在故意或错误计算增加人员或次数多收取费用的情况，导致增加公司成本。

上述两种流程还存在一个相同的问题：这些差旅成本明细数据没有进入信息系统，无法使用信息技术手段对企业的历史差旅数据做出分析，并对后续的差旅管理改进提供数据参考。此外，在企业与差旅供应商进行集中采购谈判时，由于没有准确的差旅数据预测，也难以协商出优惠的价格，导致差旅成本偏高。

二、国内外企业差旅管理现状分析

目前国内三大航员工总人数已超过26万人，相关分支机构及运营子公司遍布全国及海外，差旅管理工作的主要难点在于金额庞大、地域性强、市场环境多样，各地机构及子公司差旅政策存在差异，而且受制于会计科目的分类，差旅成本分散在差旅费、驻外费、航延费、复训费、培训费等多个项目，预算控制和管理上也较为分散，这一实际情况使得集中化管理成为差旅成本管理最有效的手段。

目前国内外企业的差旅集中管理方式主要有以下两种。

一是以欧美等发达国家为代表，很多大型企业跨国公司都采用与差旅服务公司（TMC）合作的方式，把差旅的相关工作交给一家或者多家专门从事差旅管理的公司，这些公司可以为企业提供差旅方案、差旅服务平台、差旅政策改进分析报告等多种全流程的服务解决方案，其中比较著名的大型差旅管理公司包括Carlson Wagonlit Travel、罗森布鲁斯、国际旅行社和美国运通公司等。这些企业和差旅服务公司建立的是相对长期的、稳定的战略伙伴关系。国外企业选择这一方式主要是因为欧美等国家的差旅市场已经较为成熟和专业，企业选择将非核心的业务和管理流程外包，选择专业的商旅管理公司提供完善、快捷的差旅服务，可以节约费用、减轻企业相关人员负担，满足企业对于成本控制及管理效率提升的要求。

二是以国内大型央企为代表，选择自行建立内部信息化差旅平台，以满足差旅成本管理及服务员工的需求。根据相关报道，截至2017年5月，中国联通、华为、中兴已经建成了自有的差旅管理平台，中石化、中石油、国家电网、建设银行、中国移动、中国电信等大型国有企业的自有差旅平台也在建设中。选择这一方式很大程度上是因为目前国内差旅市场相对不够成熟，企业对差旅管理服务的认知度、信任度不高，同时国内差旅服务公司（TMC）提供的服务目前还不能满足这些企业的要求。但从长期来看，自建差旅平台前期的资金投入、后期的管理投入都是巨大的，企业需要投入大量的资金、人力去管理自建信息化平台，而且受制于专业限制，企业自己所能掌握的差旅资源是有限的，企业规模越大，所需求的差旅服务越是繁多和复杂，仍然需要和差旅服务公司合作以实现企业成本管理的目标。

三、互联网时代差旅平台设计的想法与建议

（一）将差旅业务集中化管理，选择专业的差旅平台建立长期、稳定的合作关系endprint

对航空公司而言，其核心业务为经营航空运输业，在行业内竞争日趋激烈的背景下，将非核心业務交给专业且值得信赖的合作伙伴进行管理，可以更好地专注于主营业务的发展。航空公司在差旅服务（TMC）合作方面有先天的优势，航空公司本来就是差旅服务的上游供应商，国内航企近年推动的“提直降代”迫使一些旅游电子商务代理人（OTA）转型投入到差旅服务中，航空公司除了与OTA一起合作卖机票，也可以利用其差旅资源及信息化技术平台合作开展内部差旅管理。

根据相关资料，目前国内商旅服务公司主要有国旅运通、锦江HRG、腾邦国际、携程商旅等几大供应商，前两位客户主要为外资及合资企业，后两位主要为国内中小企业提供服务。根据航空公司员工差旅的特点，出差可以使用免费机票，航空公司差旅成本主要集中在酒店住宿和地面交通上，地面交通中占主要比例的高铁票价因垄断而无议价空间，那么航空公司差旅成本中最大的压降空间就是酒店价格，因此在选择差旅服务合作伙伴时应着重考虑其在酒店资源方面的优势，并且可以通过差旅平台设定提前预定酒店的时间来计算不同的出差补贴，以此来鼓励员工提前进行预订，培养员工提前制订出差计划的习惯，为公司节省成本。

（二）要注重其平台的易用度和信息安全

企业差旅平台的主要使用者为公司员工，随着国内近年移动互联技术的迅猛发展，越来越多的人习惯使用移动智能设备进行移动办公，因此差旅平台应以移动智能设备平台为主要平台，提供手机APP、iPad等多种移动设备应用程序可以对接或嵌入公司OA，方便员工使用和管理，对于航空公司机组驻外、航班延误等重要差旅应提供24小时电话等预定服务，同时平台应具有较强的安全性，确保既不影响员工出行，又能保证敏感信息安全。

（三）要注重平台的信息化支持程度

差旅平台的后台信息技术可以支撑航企海内外几十家分支机构及分子公司同时使用，可以通过大数据、云计算等应用技术向企业提供高效、精准的差旅数据分析报表功能，并对接企业ERP系统，使企业财务团队对于差旅成本开支情况一目了然，进而实施相应的管理措施。

互联网时代航空公司通过与专业的差旅平台合作，实现非核心业务的管理外包，不仅可以对差旅服务进行集中采购、控制差旅成本，而且可以对差旅行为进行全过程的管理、监控、数据分析并持续优化，进而实现提升员工满意度、为企业降本增效的双赢局面。endprint