物业公司内控问题及成因的研究分析

2018-01-27章艳

中国乡镇企业会计 2018年2期

章艳

目前，加强内部控制建设是物业企业各项管理工作的重中之重，在企业发展中占据着显著的地位，备受企业内部的高度重视与关注。市场竞争环境变化莫测，物业企业要想在激烈的行业竞争中脱颖而出，获得较高的竞争份额，就必须要高度重视内部控制问题，不断提升内部控制水平，确保企业资金周转率的稳步提升，进而为物业企业赢取更多的经济利润。

一、物业公司内控问题具体分析

（一）控制活动形同虚设。在内部控制中，控制活动是不可或缺的组成部分，可以保证企业管理者的风险反映被执行的一些方针政策和程序，采取可行措施加强风险管理，并与企业整体目标达成一致，涉及到企业众多职能部门的发展。然而，现阶段，一些物业企业缺少清晰、明确的职务分工，授权比较模糊，并且预算管理控制执行力度严重不足，缺少完善的激励机制的构建，存在着极大的安全隐患。

（二）缺少有效的信息沟通与交流。内部控制实施的重要一项条件包括信息沟通与交流，是提高内部控制效率的重要影响因素。信息存在于企业各个层次之中，为识别与应对潜在风险提供了极大的便利。然而，一些物业企业缺少严谨的管理结构、决策也比较多样化，加大了企业诸多部门之间的信息收集的难度，相应的信息反馈机制也较不完善。一旦潜在风险借此趁虚而入，由于各个职能部门的信息沟通不畅，没有及时进行对外披露，将会造成企业严重的经济损失。

（三）内部监督力度严重不足。通过企业监督活动的开展，可以给予内部控制强大的保障，有助于进一步完善内部控制，有效执行内部控制。现阶段，企业内部审计获得了长足的发展和进步，各个企业积极设置内部审计机构，但是却存在着一些缺陷和漏洞。主要表现为：内部审计人员极容易受到其他职能部门的管制和约束，其独立性与权威性尚未充分得以体现，影响着内部审计人员监督职能的发挥。

二、物业企业内控的具体建议

案例分析：以上海某物业管理有限公司为例，该公司成立时间有20多年，该企业以推动产业园区战略发展、产业园服务创新为核心，并致力于为业户提供高品质的物业管理专业服务。该企业在不断探索与实践中，积极推动内部控制的实施与运作，主要从内部控制环境、控制活动、信息沟通以及内部监督等环节开始着手，其中，将信息技术与业务有机结合，通过文档和数据记录公司资料传递信息，有效提升了企业管理效率，并应用ERP系统，加快信息传递速度。在内部监督控制方面，该企业不定期检查各项制度的落实情况，促进了内部控制制度的正常运作，将资产和流动资金等作为监督重点，规范了员工管理行为，已经取得了良好的实施效果，大大提升了企业自身的服务水平。

（一）制定完善的内部控制制度。物业企业各个部门要做到各司其职、分工协作，构建完善的内部控制制度，企业管理者要树立高度的责任观念，对各个环节存在的潜在风险进行深入分析，加强风险识别与评估，构建完善的业务流程。管理部门要定期开展应急模拟演练培训，保证工作人员较高的专业素养与应变能力，将潜在风险保持在萌芽状态内。并且也可以通过购买保险的方式来分担风险。同时，物业企业要严格管理服务的细微之处，避免由于细节问题而引发潜在风险的发生。例如：对于一些特殊位置来说，如电梯和线路等，企业要积极设置警示牌，安排专人看管，以防安全事故的发生。而对于业主来说，要实施刷卡进入模式，短期居住人员要办理临时进出卡，创建健康稳定的小区环境。

（二）加强财务风险的防范建设，做好风险防范工作。在物业管理服务中，物业企业要树立高度的风险防范观念，构建相应的风险控制体系。企业要定期开展风险管理知识培训与普及工作，将风险管理程序规范化，确定可行的风险管理目标，定期进行跟踪检查，做到及时发现问题并解决问题。结合各个阶段和各类风险，要采取可行的风险控制策略。在物业管理方案的编制工作中，要进行可行性研究论证，结合各个物业项目类型，了解客户实际消费能力和水平，确定配套可行的服务标准和服务价格，为企业管理者的决策提供参考依据。此外，要做好风险防范工作。首先，在风险的事前控制中，物业企业要设置专门的风险控制与管理部门，深入分析与评估可能面临的风险，确定中期、长期的风险管理计划，强化员工的风险防范意识。其次，在风险的事中控制中，要加强与合作伙伴进行企业间的人力、资金以及技术等交流合作，将风险转移出去。最后，在风险的事后控制，要制定可行的风险管理报告，综合分析与考量风险管理的计划、操作过程以及结果等。

（三）加强信息化建设。对于物业管理工作来说，具有涉及面广、政策性强、技术应用复杂等特点,采用以往传统人工管理方式,将会加重管理成本，成本控制、内部沟通等方面的管理难度与日俱增。在现代信息技术的强大推动下，无人化管理、无纸化办公以及社区网络服务等得到了广泛的应用，所以必须要加强采用网络化的信息传输机制,确保资源的共享利用率的稳步提升,为项目提升了利润空间，进而为物业管理效率的提升创造有利条件。构建围绕传统社区服务、多媒体社区服务信息网以及Internet网等三位一体的新型社区物业管理信息系统。在信息化建设中，完善的业主管理功能，以房间为单位，对当前及历史的业主及住户信息进行认真记录，记录房间验收的具体状况和验收资料的领取情况;强大的收费管理功能，支持管理费、垃圾清理费等定期帐单的自动生成。例如：上海某物业企业利用计算机技术、网络技术和数据库技术等企业信息化技术，严格监督与控制对物业管理服务过程，大大提升了该物业企业的服务水平，并且有效降低物业管理成本。

（四）加强信息沟通与交流。物业企业各个部门之间要保持密切的交流与协作，解决信息传递滞后问题。并且在信息技术的强大推动下，企业要加强现代信息技术的应用，应用好ERP系统，有效管理物业各项收入、原材料采购、供暖成本支出等业务流程。利用ERP也可以明细核算物业企业不同的物业服务项目，确保公共费用分摊的合理性，明细核算各个项目收入、成本以及利润情况，提高企业资金效率。同时，远程监控异地项目原材料、物品采购、库存等情况，对不同供应商的采购价格进行深入对比，选择质优价廉的采购商品。在项目部门的日常维修中，要准确核算维修成本，比如维修人员工资、维修领用的材料等，为维修进度与维修支出等提供了极大的便利。

（五）加大内部监督力度。物业企业要全面监督与评价内部控制问题，在业务活动开展过程中，要构建严密的监控防线，明确权责范围，设置内部审计机构，并赋予其高度的独立性与权威性，充分发挥出内部审计的监督职能，将内审提出的整改意见予以有效落实。也可以利用专项审计方法来落实内控监督，必要时要邀请外部审计来就企业内部各个管理阶段进行内控评价，并提出一些指导性的意见和想法，进而为企业内部控制建设水平的提升提供保障。