田杰+许鑫

摘 要： 泰州市人力资源和社会保障局以“业务-档案一体化”为目标，尝试现代信息技术与档案管理工作融合，进行电子档案系统建设以及业务系统一体化改造。通过条形码技术，以及接口之间的数据传输，实现了业务系统和档案系统的无缝衔接，从业务经办、组卷、目录打印、移交、审核、扫描、挂接和上架，整个归档进程的节点流转实行流程化管理。最终实现了人社档案“全业务，全流程”的信息化管理。

关键词： 人社档案； 信息化； 条形码； 扫描； 全业务； 全流程

中图分类号：TP315 文献标志码：A 文章编号：1006-8228（2018）01-94-04

Design and implementation of electronic archives system of the Human Resources

and Social Security Bureau of Taizhou

Tian Jie， Xu Xin

（Information center of Human resources and social security bureau of Taizhou， Taizhou， Jiangsu 225300， China）

Abstract： The Taizhou Municipal Bureau of human resource and social security takes the integration of business and archive as the goal， and tries to integrate modern information technology and archive management， to build electronic archive system and integrated business system. The business system and archive system are seamlessly connected through bar code technology and the data transmission between interfaces. The business handling， assembling， catalog printing， transferring， examining， scanning， hanging to shelves， the entire archiving process is managed with workflow. And the "all business and whole process" informatization management of human resource and social security archive is realized.

Key words： human resource and social security archive； informatization； bar code； scan； all business； whole process

0 引言

人社業务档案是社会民生档案重要组成部分[1]，其中包括医疗、社保、工伤、生育、就业、人才、仲裁等重要的民生基本信息，这些材料如何保存、如何利用成了极具价值的研究课题。地域经济、政策环境、管理制度的不同，导致各地档案管理信息化发展的不平衡，一些地区尚未建立业务档案信息化管理机制，模式单一落后，仍停留在手工管理的层面；一些发达地区建立了社保业务档案管理信息系统，但也只是针对档案目录的管理，档案管理工作强度大且检索效率低[2]。

当今科学技术迅猛发展，互联网、云计算、大数据等现代化技术正影响着人们的生活、生产和学习方式，为档案管理的标准化和信息化提供了良好了技术条件[3]；2009年6月，人社部和国家档案局联合发布第三号令《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称“三号令”）[4]，详细阐述了社会保险档案管理的相关要求，为社会保险档案管理的标准化、信息化发展奠定了坚实的政策基础；随着人社事业的发展壮大，人社业务档案的数量也不断增大，例如，泰州市人社局从2016年下半年启动城乡居民整合工作，全市143万新农合人员将逐步被纳入到人社系统[5]；传统档案管理模式越来越无法满足日益增加的人民群众的需求，档案管理信息化成为了必然的趋势，各地也正争相在档案管理信息化上进行探索[6-9]。

1 系统概况

1.1 软件

电子档案系统建设囊括了业务系统一体化改造和电子档案系统本身的开发。人社业务档案分为新标和老标两部分，新标即“三号令”中总结的9大类归档材料，新标档案从金保系统中通过接口传至档案系统；9大类以外的档案可归结为老标档案，它可以在档案系统中通过表单固化的方式添加录入。

1.1.1 社保系统归档功能一体化改造

档案部门根据以往管理工作的经验，把9大类材料细化为462条人社业务表单信息，同时在业务系统的重要模块中添加“归档”按钮功能，并设置模块对应的表单信息。前台人员可以在系统专用模块下对每个业务对应的表单名称以及办理业务所需的附件材料进行型配置。

1.1.2 档案系统

档案系统本身扮演着信息汇集地的角色，所有业务档案的条目信息均汇集到它；同时它还肩负着老标部门业务档案归档的责任，系统结构如图1所示。

1.1.3 接口

开发基于Web Service技术的程序接口，将接口公开给前端业务系统，业务系统调用档案系统接口，将符合一定格式的数据传输到档案系统中的指定节点下。这使本来孤立的，但却有数据联系的系统能够相互沟通交流，使档案系统更具开放性，扩大了档案的收集渠道。endprint

1.2 硬件

1.2.1 设备及网络拓扑图

本项目中，涉及到的一些必备硬件主要有：激光打印机，条码打印机，条码枪，高速扫描仪，网络存储，如表1所示。整个系统网络拓扑如图2所示。

1.2.2 条形码及工作原理

条形码是由一组规则排列、宽窄不等的条、空及其对应字符组成的标记，用以表示一定的信息，该信息能通过光电识读装置进行识读，同时，它有通过光电识读装置（扫描枪）将条形码符号转换成与计算机兼容的二进制和十进制信息并输入到计算机系统的特性[10]。

社会保险机构的业务经办均使用计算机操作，每笔业务办结后，在打印出来的主表单上生成一个条形码（非系统出的主表单，则手工将条形码贴到指定位置），建立社会保险实物档案与电子档案的惟一连接，业务人员按照“社会保险业务档案管理规定”的要求，对社会保险档案进行收集、整理、立卷、归档。扫描部门人员采用电子扫描技术，将文件材料数字化形成电子文档。本项目中，我们使用CODE128码来制定编码规则。

2 归档操作流程

档案从产生到被查阅主要经历业务经办，组卷，领导审核，档案移交，档案扫描，挂接上架几个过程，流程图如图3所示。

2.1 业务经办

参保人带着相关纸质材料到中心，前台人员审核材料无误后正式经办业务，打印带有条形码的主表单，业务办结；随后核对本比业务各个附件的页数，在界面上进行实时归档操作；将已归档完成的材料分类进行摆放，而且要确保成文日期在前的材料在最上面。如文中1.2.2所述，有的主表单不是从业务系统中打印出来的，此时应在业务办结完之后手工将条形码贴在主表单上，再进行页数核对等相关归档工作。

2.2 组卷

材料达到多少页时可以立卷，这个参数业务人员可根据档案部门要求对每种业务自行配置，当业务材料页数达到预订立卷要求时，系统会及时提醒可以立卷，前台人员就可进行立卷操作。当然，达到立卷页数时还可以继续进行归档，并不是强制性的。

立成一卷之后，要对这卷档案的案卷信息进行维护，比如案卷题名、起始时间、文号类别等，相关的案卷参数配置后完成组卷，业务系统将此案卷信息传送至档案系统，档案员可打印档案卷内目录。

2.3 领导审核

在档案系统中，部门档案员提起移交流程报部门领导审核，部门领导查看案卷和卷内的信息，审核无误后将移交流程流转至扫描中心。

2.4 档案移交

部门领导完成审批，档案员在档案系统中打印备考表之后，就可将纸质材料即可送至扫描部门进行影像化处理。传统模式的档案移交，备考表上要有立卷人和检查人手工签名，现将档案员和部门领导的签名图片提前扫描进档案系统，他们只要在系统移交流程上做相关操作，签名就会自动显示在备考表上。

2.5 档案扫描

双方清点确认无误后履行交接手续。扫描人员以实体档案为基准，逐卷核对档案实体信息与电子目录信息，以免电子目录信息有误，然后采用高速扫描仪按照档案编定的次序逐卷逐页扫描，系统根据主表单上的条形码来识别页数等相关信息，扫描过程中，系统还会自动检测纸质档案页数是否正确，页数有误则无法上传。扫描完成后对产生的图像进行逐页纠偏、裁黑边、排序检查等处理，保证扫描的影像内容完整、清晰，不出现变形、明显皱纹等破坏阅读效果的现象。

2.6 挂接上架

以目录数据为依据，将每一份文件扫描所得的图像存储为一份图像文件；根据每一份图像文件的文件名与目录数据库中该份文件的档号，建立起一一对应的关联关系，切实做到不重复、不遗漏，实现目录数据与图像文件的批量挂接，确保用户能够准确无误的查阅电子档案。

2.7 档案查阅

系统对用户进行精细化的权限控制，只有具备权限才能进行查询、利用、打印等操作。权限控制的实现主要是基于用户角色的设置，按照“檔案类别-所属档案门类-所属部门或科室”（例如业务档案-社会保险管理类-医保中心支付稽核科）来设置角色，自上而下分配多级别操作权限，最大程度保障数据的安全。原则上本部门只能看到本部门的信息，要想调阅其他部门的档案，必须事先在系统上提出申请，经审核同意后才能查阅。

3 归档方式

为了方便业务档案的查阅和再利用，将档案材料收集原则确定为“一笔业务一件档案”，但由于一些特殊规定和要求，还有一些其他类型，可总结为3种。

3.1 一事一件型

这是最常见的一种类型，这种类型档案的特征是一笔业务一件档案，一卷由若干件组成，每件主表单上有条形码，例如征缴上单位人员增减业务、社保卡信息采集业务，卷内目录中，文件标题相同，责任者和文号不同，卷内目录如图4所示。

3.2 一事一卷型

此类型适用于一案一件的业务，一笔业务单独组成一卷，卷内目录为业务附件名称，主表单上有条形码，例如工伤处的工伤认定、工伤鉴定业务，退服中心开办培训班业务。文件标题各不相同，责任者和文号可能不同，卷内目录如图5所示。

3.3 总分型

此类型适用于存在包含关系的业务，一卷档案由一个汇总件和若干个附件组成。附件为汇总件的明细，此为相同的业务，例如医保中心与医疗机构月结档案、就业上发放失业金业务，责任者和文号各不相同，卷内目录如图6所示。

4 结束语

档案系统与业务系统实时交互，实现了“一体化”的既定目标，使得业务档案实时归档、实时扫描成为可能，业务人员和参保群众可轻松从系统中检索出所需信息，从而免于在前台和档案中心来回奔波，促使档案职能从保管服务型到资源发布利用型的转变，把“死档案”变成了“活信息”；规避了档案被多次翻阅而造成破损的情况，确保了归档材料的原始性和完整性。

电子档案系统的建成，证明了一体机、微信等第三方公共服务途径接入的可能性，日后可为参保人提供面对面的数字化档案服务；以后凡群众办理人社部门业务，所需的材料附件恰是之前人社部门出具的，前台工作人员可直接调取这类材料的电子档，这为人社业务办理材料精简有着重要的意义。endprint

但本系统建设的扫描方式仍为事后扫描，今后可向事前扫描拓展，为“全城通办”经办模式的实现奠定基础。目前系统已经在泰州市本级和泰兴市上线使用，已完成档案组卷5393卷，扫描79033卷（含历史档案）。

参考文献（References）：

[1] 徐扬凯.人力资源与社会保障电子档案管理系统的设计与实

现[D].山东大学硕士学位论文，2011.

[2] 吴斌.南宁市社保业务档案信息一体化建设项目质量管理研

究[D].广西大学硕士学位论文，2014.

[3] 李薇.宁夏回族自治区社会保险业务档案系统的设计与实现[D].

电子科技大学硕士学位论文，2015.

[4] 中国人社部、国家档案局.《中华人民共和国人力资源和社会

保障部、国家档案局第三号令》[EB/OL].http：//www.gov.cn/flfg/2009-07/29/content_1378536.htm.2009/07/29.

[5] 泰州市人社局.2017年1月1日起我市全面实施统一的城

乡居民基本医疗保险制度[EB/OL].http：//rsj.taizhou.gov.cn/art/2016/12/16/art_33830_841352.html.2016/12/16.

[6] 国家档案局.我国档案工作逐步落实“存量数字化、增量电子

化”的信息化战略[EB/OL].http：www.saac.gov.cn/news/2016-12/29/content_170481.htm.2016/12/29.

[7] 国家档案局.山东“加快县级国家综合档案馆和档案信息化

建設”写入《政府工作报告》[EB/OL].http：//www.saac.gov.cn/news/2017-02/21/content_184022.htm.2017/02/21.

[8] 国家档案局.江西-数字档案馆建设列入省信息化发展规划

[EB/OL].http：//www.saac.gov.cn/news/2016-12/23/

content_175028.htm.2016-12/23.

[9] 江苏省档案局.全省档案信息化建设推进会在常州召开[EB/

OL].http：//www.dajs.gov.cn/art/2017/3/28/art_1228_86803.html.2017/3/28.

[10] 孟明建，赵文祥.电子档案系统和条形码技术在社会保险业

务档案管理中的应用[J].社保论坛，2011.3：4-5endprint