李广都/南京理工大学档案馆

今年3月，位于长三角地区的原浙江省、上海市、江苏省、安徽省档案局（馆）分别代表浙江、上海、江苏、安徽三省一市档案部门在上海市档案馆签订开展民生档案“异地查档、便民服务”工作合作协议，这是建立跨省级行政区域综合档案馆整体协作机制的重要尝试，具有积极意义。

首先，此举符合区域经济社会发展现状，并满足长三角区域民众异地查档的客观需求。长三角一体化发展迫切需要整合共享公共档案资源，特别是需要整合共享民生档案资源，更好地为经济发展服务；目前三省一市人口流动日益频繁，婚姻、养老保险、医疗、就业、不动产登记、知青、人事等民生档案查档需求快速增长。三省一市民生档案实现“异地查档、便民服务”，符合整个区域社会发展、人口融合的实际需要。其次，此举推动各级综合档案馆转变服务方式和服务理念。如，浙江、上海两地的综合档案馆积极打破馆际壁垒，已实现区域内所有综合档案馆“馆际协作、跨馆出证”；其中浙江实现了“一网查档、百馆联动”，在省内积极推广，一些地市还将业务延伸到社区受理，让数据“多跑路”、让查档百姓“少跑腿”。再次，此举促进长三角地区综合档案馆构建协同发展的新格局。长三角区域档案工作协调发展，能最大程度地发挥浙江、上海两地档案工作的示范作用，引领综合档案馆不断探索跨区服务、整体联动的新方法和新思路，努力开创长三角地区档案事业快速发展的新局面。笔者结合长三角区域跨馆联动查档机制的具体现状，对跨馆联动机制下民生档案信息服务进行简要分析。

1 长三角地区跨馆联动查档机制建立的前提条件分析

第一，推进综合档案馆档案信息化建设。随着网络强国战略的深入推进，长三角三省一市档案部门在信息化建设中投入大量人力物力，档案信息化建设水平迅速提升，馆藏档案数字化率也越来越高，能够满足“跨馆查档、异地出证”的业务要求。

第二，建立省级行政区内的跨馆联动查档机制。三省一市要建立跨馆联动查档机制，每个省级行政区都要实现区域内所有综合档案馆馆际互动。目前，浙江和上海两地所有综合档案馆均已实现馆际互动，并能提供跨馆出证服务。以浙江为例，2017年11月浙江档案服务网（www.zjdafw.gov.cn）正式启用，目前全省98家综合档案馆均已入驻，在全省范围内实现了“一网查档、百馆联动”。服务网上开设“网上查档联合大厅”，省内用户使用浙江政务服务网的账号就可以向全省各地任何一家综合档案馆提出查档申请，受理档案馆将在2个工作日内在本馆馆藏系统或档案库房中完成检索，并将查档结果通过平台和手机短信反馈给用户，并提供到馆自取、快递送达、电子邮件发送等利用方式。但江苏、安徽尚未真正建立全省范围的跨馆联动查档机制，需要加快工作进程，尽早建立跨馆联动查档机制。

第三，形成跨省级行政区的跨馆联动查档协调机制。实现长三角地区三省一市跨馆查档服务，需要形成跨省级行政区协调机制。今年3月，浙江、上海、江苏、安徽三省一市档案部门正式签订工作协议，达成了民生档案“异地查档、便民服务”工作合作意向。根据协议，三省一市档案部门将建立工作协调会议机制，探索开展综合档案馆馆藏民生档案跨省市异地查询联动服务模式。应当注意，由于综合档案馆的管理层级不同，因此从省级档案部门签署合作协议到建立覆盖基层综合档案馆的整体协作机制，需要一个完善过程，需要形成不同层级档案资源整合和数据平台对接的协调机制。

2 长三角地区跨馆联动机制下民生档案信息服务的发展分析

2.1 分步推进综合档案馆跨区及跨馆服务进程

目前，三省一市建立了档案工作协调小组，细化工作节点。浙江省档案部门与上海市档案部门已先行启动实施跨省范围的综合档案馆整体联动查档服务，在统一的信息化工作平台尚未建立的情况下，采用传统传递手段开展民生档案跨馆查阅服务。江苏、安徽两省也将适时推进工作。此外在跨省级行政区联动查档整体推进中，可以鼓励长三角的一些地市（区）综合档案馆之间开展跨市（地级市）的馆际联动查档，优先满足部分地区群众的查档需求。如，在地级市（区）级层面，上海浦东新区可查询到外省市10个地区的部分民生档案，其中就包括长三角地区的杭州市、宁波市、南京市、合肥市等市的婚姻档案或知青档案，市民可就近在当地档案馆申请查阅利用档案，受理申请的档案馆将申请表传真给档案所在地档案馆，档案所在地档案馆查阅后寄回加盖公章的复制件，其法律效力与原件等同。

2.2 将跨馆查档服务延伸到街道（乡镇）、社区（村）

目前综合档案馆一直设置到县级行政区，因此可利用政府网络平台将基层综合档案馆的数字化资源服务延伸到街道（乡镇）、社区（村）两级，方便基层群众查阅利用档案，提高基层政府治理能力和公共服务能力。将跨区联动、馆际协作的民生档案查档模式延伸到街道（乡镇）、社区（村），能够最大程度方便群众查阅民生档案。

2.3 大力建设区域性民生档案专题数据库和数据共享平台

第一，推进区域性民生档案专题数据库建设。区域性民生档案专题数据库建设是指在一定行政区或特定地理区域内，按照一个特定的主题将产生和接收的相关民生档案数据集中建库，并使数据库具有主题明确、标准统一、关联性强的特点。开展民生档案专题数据库建设需要进行统筹规划，并规范数据的数据项、数据采集标准、数据上传和交换要求等。综合档案馆已保存了大量本区域民生档案资源，因此建议区域性民生档案专题数据库由地方综合档案馆负责规划和牵头推进，具体进程为：由省级综合档案馆构建民生档案专题数据库（档案数据中心）整体建设方案，市、县综合档案馆分别成立本级别的档案数据分中心，负责将所保管的相关民生档案数据进行分期整合并及时上传至上一级档案数据中心，最终形成省级的区域性民生档案专题数据库。目前许多城市的民生档案专题数据库，均由市级档案局（综合档案馆）负责规划和建设；行业性较强的区域性专题数据库，大多由本区域行业主管部门、档案局（综合档案馆）、政府信息化部门共同负责规划和推进。

第二，建立跨省级行政区的数据共享平台。专题数据库必须依靠数据共享平台，才能缩短跨馆数据检索时间，充分利用互联网技术优势实现档案数据在线传递。囿于长三角区域性民生档案专题数据库和数据大平台都未形成，浙江与上海还只能采用传统传递的手段提供民生档案跨馆查阅服务，而且一般查询结果还设定为于2日内反馈。如果要实现跨馆查档服务延伸到社区（村），那么必然会对数据平台建设提出更高要求。

2.4 建立民生档案资源体系和协调服务机制

实现长三角三省一市民生档案跨馆联动查档服务，需要建立跨省级行政区的民生档案资源体系，才能提高跨区域、跨馆的信息检索效率。我国县级以上行政区的各级综合档案馆已经形成了完整的公共档案资源体系，为建立跨省级行政区的民生档案资源体系打下基础。另外，长三角三省一市民生档案“异地查档、便民服务”，只是为群众提供了档案利用材料，群众拿到档案材料还需要去地方行政机构办理业务，所以要确保跨区、跨馆查询出来的档案材料具备法律效力、能得到地方政府部门认可，这样才能真正满足群众的利用需求。因此要实现长三角区域民生档案协作服务，还需要档案部门与地方重点民生服务机构建立协调机制，解决好跨馆查档、异地出证档案资料法律效力跨区域认可的问题，这就需要建立三省一市档案工作协调小组，积极争取地方政府的大力支持，建立民生档案跨馆出证的法律效力认证平台和认可协作机制。