文/许允萍

房地产项目时间跨度较大，业务涉及的对象较多，归档的范围和内容宽泛多样。要做好项目文件材料的收集和归档管理工作，应该建立项目文件材料归档追踪管理体系，抓好各个环节的过程控制，规范项目各参建单位的档案管理，全面提升项目文件材料归档工作质量

档案管理是企业生产经营管理的基础性工作之一，项目档案记录和反映了项目酝酿、审批、招投标、施工、竣工验收等建设环节的全过程。抓好项目档案的过程管理，建立文件材料归档追踪管理体系，确保项目归档文件材料的齐全完整和真实有效，是项目档案工作的重中之重。

一、理顺项目文件材料对应关系及管理流程

在具体实践过程中，把公司房地产建设项目文件材料按形成来源分为内部和外部文件。外部单位形成的文件材料，根据其和公司内部各部门的业务关系，对应由公司内部相关职能部门负责指导相关参建单位开展文件材料收集和归档工作，并对归档文件材料的真实性、齐全性进行审核把关。如：项目部负责对施工文件、竣工图及竣工验收文件，设计管理部负责对项目的设计文件，合同部负责对项目招投标文件及合同，成本部负责对项目投资估算、概算、预算、结算、决算文件，投资发展部负责对项目的可研、土地征迁、项目前期文件等进行指导、审核和把关。同时，档案部门优化并创建了项目文件材料管理流程，包括发文流程、收文流程和归档追踪流程。……