孙文瑄

【摘 要】现今，社会不断发展，人们生活水平不断提升，传统的纸质档案已经跟不上时代发展的步伐，社会对档案管理的需求更多、更严格，这时，电子档案产生了，由于电子档案具备便捷、准确率高并且翻阅方便等优势，这就满足了现代社会对档案管理的需求，因此，现今电子档案管理呈现高速发展的状态并且广泛普及。

【关键词】电子档案管理系统；电子档案；设计与开发

近些年来，电子档案管理不断深入，也暴露了一些不足与问题，例如人们观念上对电子档案的不认可，或是档案磁盘录入在时间层面上存在不足等，想要使得这些不足与问题得到有效的处理，就应该不断优化并升级电子档案管理系统，而且在系统开发设计的过程中，应该深入探究电子档案的所面对的对象，借助先进、科学的手段编制开发方案，进而使得电子档案管理中的不足与潜在风险得到有效地解决。

由于计算机科技广泛普及，再加上档案管理已经渐渐趋向于信息化、网络化、规范化、产业化，多媒体科技的高速发展与普及，在很大程度上促进了电子档案管理系统的开发与设计。电子档案管理系统其实就是借助文档电子化、影像数字化、办公无纸化与信息网络化等现代化的科技，构建的先进、科学的计算机系统，并且在技术层面上保障了档案资料的管理、运用以及存储，这在很大程度上节省了数据与信息的存储空间，使得档案材料存储时间得到极大的延长，甚至可以做到永远存储，这就在很大程度上给查阅以及运用档案文献的人带来了方便。

一、电子档案管理系统的必要性与基本要求

电子档案系指借助计算机磁盘等设施完成存储，并且具备和纸质档案同样的存储功能的一种电子图像文件集合，一般来说所采取的单位是案卷。如此，电子档案管理就是依托基本电子科技而产生的，而且电子档案系统在电子科技上面有特定的需求。下面本文对电子档案管理的具体特性与优势进行深入的阐述：

第一，节约人力资源。电子档案在管理过程中，不似纸质档案那样，不用采取人工翻阅的方式，如此，便能够在很大程度上避免人为因素给档案带来的影响，并且使得档案的识读性得到极大的提升，这主要是因为，但就文字本身来说，很少会使人产生识读性错误，这也就在很大程度上推动了社会的公平性、公开性建设的进程，并且能够使得相关管理人员不必再日复一日地翻阅档案，他们的劳动力得到极大的解放，这就会使得社会劳动力得到很大的增加，并且能在一定程度上缓解轻高端人才紧缺的现象。

第二，便于储存高度机密的信息与数据。随着档案管理电子化进程的不断推进与普及，原本那种多人控制档案信息管理权限的模式已经不复存在，取而代之的是更加严密的电子档案管理模式，相关管理人员借助电子工具，使得档案中的数据与信息的保密性得到有效地提升，这在档案管理中具备极其重要的实际价值与意义。在档案管理的过程中，还能够针对不同档案的实际类别进行分类，这就能够让各个档案之间具备一个具体的依托，进而能够促进档案工作效率的提升，并且使得档案工作更加准确。

第三，档案中储存的数据、信息能够脱离相应载体电子储存设备。传统的纸质档案，数据与信息是脱离不了载体的，存储档案的时候，不仅是存储了信息，还一定会存储相应的载体，两者同时会进行物理存储，可是，现在所采取的电子档案并不是这样的，档案中的数据与信息能够借助现代化的工具与手段完成拷贝与转存，进而就能够使得虽然信息与数据是相同的，但是却能够在多个存储设备中进行存储，如此，便使得查阅和设备之间的协调更加方便，当然，在另一个层面上来说，确实是使得信息泄密的潜在风险提升了。

第四，电子档案具备较强的媒体复杂性。相较于传统的纸质档案，电子档案中具备数量庞大的媒体元素，凭借一个电子档案，就能够基本了解一个人，甚至能够借助档案中的信息与数据，来研究这个人的性格特点，但是这也恰恰是纸质档案做不到的，虽然传统的纸质档案上拥有的只有文字，不具备灵动的优势，并且只能根据这些文字来分析这个人的性格特点，这就远远不及电子档案。

第五，电子档案实际上就是一种计算机程序的衍生产品，其概念界定的时候就是“通用电子图像文件”。在电子档案中，要想将图像文件展示出来，就必须借助相应的程序，因此电子档案管理系统其实就是依托计算机程序运行的，倘若程序出现故障，或是直接没有程序，电子档案的管理就发挥不了作用，甚至可能会丢失部分重要信息，进而产生极大的损失。

二、系统功能

依照档案工作的具体特征来说，电子档案管理系统实际上涵盖了下面几个方面的功能：

（1）就编目功能来说，用户界面一定要具备简单友好的特性，应该采取全汉字提示的方式，操作便捷，并且应该依照档案目录数据的格式规范，来辨识一定长度的字段，能够初步进行查错，并且可以帮助完成录入的操作，例如自动依照入档号创建分类号。

（2）就查询功能来说，检索途径非常丰富，涵盖了分类检索、主题检索、专向检索以及全文检索等方法，运用这些方法就能够实现逻辑检索，并且形成非常复杂的检索式，并且可以进行二次检索，检索结果处理涵盖了显示、打印以及文件等。

（3）就统计功能来说，统计方法非常丰富，用户能够运用多种方式来统计、整理档案资料，涵盖了单项统计、分类统计、汇总统计等，例如显示、打印以及文件等，用户能够自己制定个性化的格式，并且完成统计报告的打印。

（4）就流通功能来说，能够借出、还回以及续借等档案资料相关操作。根据流通信息统计得出，打印统计报表流通工作的特殊状况处理涵盖了催还、破损以及丢失等。

（5）全文数据采集处理功能涵盖了全文信息扫描、转换、标引、压缩等。

（6）音、视频信息采集、处理功能涵盖了音、视频信息采集、转换、标引、压缩、存储。

（7）就系统维护来说，其实包括了用户管理，权限细分以及数据库维护等相关操作。

三、结束语

电子档案管理系统其实就是一种借助计算机技术来管理档案的先进管理系统，管理的方式非常多样化，并且功能非常丰富，相较于传统的纸质档案还有很多的优势。电子档案管理能够借助計算机技术，使得不同地区的用户都能够便捷地存储电子档案，并且方便地实现电子档案的查询操作，从这里就能够看出电子档案的实际价值与意义是非常深远的，并且不断优化电子档案管理系统能够在很大程度上促进档案管理领域的发展与进步。

【参考文献】

[1] 王英玮，陈智为，刘越男.档案管理学（第四版）.中国人民大学出版社[M].北京，2015.

[2] 闰红岩，金松河.Oracle 12c从入门到精通（第二版）[M].北京：水利水电出版社，2014： 1—132.

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