孙欣业

摘 要：电子文件是办公自动化的产物，电子文件的归档和管理必须与办公自动化的发展水平相适应，在不同的办公自动化发展阶段形成的电子文件，有着各自不同的特点。本文依据《电子公文归档管理暂行办法》的思路，并根据自身的探索与实践，提出了对电子文件归档、管理的设想。

关键词：电子文件；归档；办公自动化

电子文件是依赖于计算机及其技术而存在的，它的产生与发展和计算机及其信息技术的发展息息相关，有着密不可分的联系。人们在研究和管理电子文件过程中，无法回避生成环境对电子文件的直接影响。

电子文件从组成上说是电子文件内容、电子文件内容所在载体和对电子文件内容继续进行显示、修改、删除的计算机软件、硬件平台技术条件的组合。依据有关标准，结电子文件从组成上说是电子文件内容、电子文件内容所在载体和对电子文件内容继合本单位的实际情况，笔者从档案管理的基本规律和计算机技术的特点出发，摸索制订了一个包括电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档、利用，统计、保护等内容的管理办法，并在实践中逐渐补充完善。以集中统一为原则明确归档电子文件的管理机制。以完整齐全为宗旨全面划定归档电子文件的范围，以电子文件的署录和组盘为主要内容进行归档电子文件的整理，以脱机载体为重点加强归档电子文件的保护以确保真实、有效为目的把好归档电子文件的质量检验关。……