雷杜安

摘 要：在我国每个人从出生开始就会有一份份证明材料，这些材料可能是记录一些人的读书路径，也可能是记录一些人的优良事迹，甚至有可能是记录一些人犯罪情况。这些资料都会记录在每个人的档案中，成为记录个人成长轨迹的证明，也为用人单位选取人才提供一定的保障。随着互联网的迅速发展，每个人的档案都会在网络资料库中获得，非常的方便。但是这并不代表纸质档案就可以废弃。本文主要针对纸质档案的保管工作，探讨做好纸质档案保管工作的重要性。

关键词：纸质档案；保管；重要性

在当今时代互联网作为信息保存和传递的主要方式，其便捷性一直受到很多使用者的喜爱。很多的信息可以直接在网络资料库中获取，不需要翻阅复杂的纸质资料。很多人渐渐的将目光转到纸质档案上来，认为纸质档案已经失去了保存价值。可是纸质档案真的已经失去保存价值了吗？对此我有不同的看法。本文主要针对纸质档案保管工作进行深入的论述，从纸质档案保管工作应该注意的事项和做好纸质档案保管工作的重要性这两个方面进行深入的分析。

1 纸质档案保管工作应该注意的事项

规范化。正所谓无规矩不成方圆，更何况是档案保管这样时间和空间都跨度很大的工作。因此，紙质档案保管工作应该具有规范性。对于档案实施统一管理，并且对于档案的包装工具也要进行统一的定制，以便于档案保管的美观性和整齐性。另外对于纸质档案管理的工作人员也要进行统一的培训工作，以同样的方式进行档案保管，减少保管过程中的不确定因素。对于纸质档案的验收标准也要进行统一的规定，避免不同的标准对档案的管理造成负担。在文件的借阅和复印等外部工作进行时，也要制定相应的标准，避免档案管理过程中出现混乱。

信息化。随着互联网的发展，基本上所有实行保管文件的单位都借由互联网的力量，对所保管文件进行信息化处理，便于查找和归类。因此，纸质档案管理工作中要使用特定的档案保管的软件，对档案库里的文件进行分类和编号。一些类别包含的种类较多也可以进行分级编排。这样的信息化保管中一方面能够减少保管人员的工作量，让保管工作有条不紊的进行，另一方面又能够对外部借阅的需求做出最大程度的帮助，极大的减少了需求人所投入的精力。同时，要建立科学的检索方式，让搜索工作简单易行，强化档案管理有效性。在信息化的同时要注意信息化系统的安全性和稳定性，并进行及时的更新核对，确保信息化的档案与纸质档案完全配套。

安全化。纸质档案不同于信息化的档案，信息化档案可以重建一模一样的档案，但是纸质档案却仅此一份，虽然丢失可以到相关部门进行补录，也在内容和有效性方面有所欠缺。有些文件具有时效性，即使后期补充也无法完成。所以，纸质化档案的保管一定要具有安全性。档案保存地点要进行防火防水处理，对于档案保存的地点和保存箱进行加密处理，对于一些非常重要的机密文件也要进行相应的安保措施。加强档案保管工作人员的专业性，提高档案保管工作人员的安全意识，确保纸质档案能够安全保存。

2 做好纸质档案保管工作的重要性

纸质档案具有更好的凭证作用。现在在一些行政处罚过程中，需要保证处罚的严肃性、法定性，都会要求以书面的形式对处罚过程、结果进行确认。假如对处罚有异议等情况出现，这时就会突显了纸质档案的凭证作用。一些纸质的档案可以通过纸和字迹的鉴定确定凭证的有效性和真实性，这也是纸质档案一直长久存在的重要原因。纸质档案因其稳定性变成各个单位的重要材料，在单位的行政管理上起着重要的作用。

纸质档案具有直观性。很多人在网络上调取电子档案时，对于一些过长的档案就会需要不停推动鼠标，看过的部分也很容易忘记。等到找到需要的信息时前一段的信息又会忘记。但是，纸质档案就非常的直观，需求人可以直接进行档案的翻阅，随时可以翻阅到自己需要信息的地方，各项标题和内容非常直观的展现在需求人的面前。一些电子档案还需要下载一定的浏览器才能够打开，但是纸质档案就可以非常直接的进行阅读，并且纸质档案的内容简单明了。

纸质档案的存储条件要求低，时间久。电子档案会受到信息技术的影响而消失，或者可能遭到黑客攻击而一片空白。并且电子档案的保存需要一定的技术支持和昂贵的设备支持，对保存设备的要求较高。而纸质档案就很容易保存，甚至一间储藏室就可以保存。并且纸质档案能够保存的时间非常久，一些重要材料要求永久保存的就需要使用纸质档案进行保存。只要做好防水防火就可以保存档案非常的安全方便。加之单子档案管理系统经常需要系统升级，让不少的重要文件都遭到了一定程度的破坏。在当今时代，电子档案和纸质档案缺一不可，二者应该是相辅相成的关系，而不应该是互斥关系。通过电子档案对纸质档案进行补充，使得纸质档案的查阅不再受时间和空间的限制。

3 总结

随着互联网技术的发展，档案的存储方式不再局限于纸质档案，而出现了方便携带和利用的光盘、磁带、磁盘等载体。但是在我国的历史发展进程中，纸质档案的广泛传递性、原始性和法律性是其他档案管理方式不可比拟的。因此，本文通过对纸质档案管理的重要性进行探讨，并针对性的提出优化纸质档案保管工作的对策，为档案事业的规范化、信息化，安全化做出一定的建议，为行政部门工作开展、社会建设发挥积极的作用。

参考文献

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