论事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施

2017-12-24王媛媛张云娟山东省枣庄市市中区城市管理局

新商务周刊 2017年8期

文/王媛媛张云娟，山东省枣庄市市中区城市管理局

文/王媛媛张云娟，山东省枣庄市市中区城市管理局

随着近年来事业单位改革的不断深入，信息化建设已经成为我国事业单位档案管理工作的最主要发展方向，基于此，本文就事业单位档案管理信息化建设存在的问题展开分析，并围绕做好档案信息资源的合理开发、加强信息技术应用的安全性、针对性制定规范制度三方面问题解决措施进行了深入论述，希望由此能够为事业单位档案管理工作的更好开展带来一定启发。

事业单位；档案管理；信息化建设

前言

档案管理信息化能够带来查找方便、归档方便等多方面积极影响，但在笔者的实际调查中发现，我国当下很多事业单位档案管理信息化建设中存在一定问题，而这些问题则在很大程度上抵消了信息化建设带来的积极影响，为了设法扭转这一现状，正是本文就事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施进行具体研究的原因所在。

1 事业单位档案管理信息化建设存在的问题

1.1 档案信息资源未能实现合理开发

档案信息资源的利用价值开发属于事业单位档案管理的重要工作内容，但据笔者调查得知，档案管理信息化资源利用程度较低的问题普遍存在于我国事业单位。在实际走访调查中，笔者发现很多事业单位档案管理人员认为过时的档案信息不具备利用价值，这种认知下档案信息资源的有效管理与开发自然难以实现。此外，我国事业单位档案信息管理过于严格与信息资源合理开发问题也存在着一定联系，较少的档案信息开放量直接阻碍着事业单位档案信息开发与共享[1]。

1.2 档案信息内容安全难以得到保障

档案库房曾长时间为事业单位档案信息内容安全保障提供支持，但随着档案管理信息化建设的开展，档案信息内容安全保障正面临诸多新的挑战。保证涉密资料的安全属于档案管理信息化建设的基础，但很多事业单位往往忽略这一点，这就使得事业单位信息化建设后出现的公开信息资料审查程序不严、涉密计算机随意使用等情况，都有可能威胁档案信息内容的安全，一些非法分子很容易凭借窃取的信息达到不可告人的目的，事业单位甚至国家的利益都有可能遭受威胁[2]。

1.3 信息化建设中的规范制度缺乏

制度不完善问题曾长期侵扰我国事业单位档案管理工作，而随着档案管理信息化建设的开展，新一轮制度问题在这一工作中不断涌现。事业单位的档案往往会进行绝密、机密、保密等不同等级的保密规格划分，不同规格的档案信息也需要给予不同的关注，但在笔者的实际调查中发现，很多事业单位在档案管理信息化建设后存在着规范制度建设滞后的情况，这就直接导致不同保密规格的档案未能在管理中体现出差异，同时引发的档案保密系统混乱便很容易为不法分子提供可趁之机。此外，管理档案电脑的不规范、随意使用同样属于规划制度缺乏的具体表现。

2 解决事业单位档案管理信息化建设问题的措施

2.1 做好档案信息资源的合理开发

为了解决档案信息资源未能实现合理开发问题，笔者建议事业单位将云计算引入档案管理工作中，这样档案信息就能够在保证安全的前提下实现共享。作为近年来热门的信息技术，云计算拥有庞大的数据库与较为安全的信息共享模式，而其数据库的集中存储也为事业单位档案管理人员的分析与管理工作提供了较大便利，云计算支持下的档案管理将实现资源安全性与利用效率的大幅提升。此外，由于云计算能够实现档案管理信息化设备与平台限制的跨越，便利性更高的档案信息资源共享由此就将真正得以实现。

2.2 加强信息技术应用的安全性

为了保证事业单位档案管理信息技术应用具备较高安全性，实现档案信息内容安全难以得到保障问题的根除，事业单位需要从强化档案保密意识、落实预警和保护措施两方面入手。

档案管理人员的保密意识强化可以通过加强认识，加快宣传、加快学习、坚持预防等具体措施实现，其中加强认识指的是档案管理人员工作责任感与使命感的加强；加强宣传则要求事业单位将档案信息内容安全的重要性传达到单位的每一个角落，整体保密意识的提升就将为档案管理工作提供有力支持；加快学习要求档案管理人员做好《档案法》、《保密法》的学习，通过法律手段提升档案管理的安全性；坚持预防则要求事业单位档案管理人员摒除侥幸心理与麻痹大意思想。

落实预警和保护措施主要是为了实现档案信息内容安全问题的防范于未然，笔者建议事业单位建立完善的档案安全信息预警系统，而将这一系统与档案管理信息化建设实现紧密结合，该系统就将实现网络安全性与网络环境的深入分析，一切可能威胁档案信息内容安全的隐患也将由此实现最大化消除。值得注意的是，为了最大化预警系统效用发挥，事业单位档案管理部门必须保证信息系统组成实现高效配合。

只有通过强化档案保密意识、落实预警和保护措施，信息技术才能够更好为事业单位档案管理工作提供服务。