大数据背景下的电子档案管理模式研究

2017-11-26台州市交通投资集团有限公司徐郁萍

办公室业务 2017年16期

文/台州市交通投资集团有限公司徐郁萍

大数据背景下的电子档案管理模式研究

文/台州市交通投资集团有限公司徐郁萍

大数据是继云计算、物联网之后又一次颠覆性技术革命，在短短的时间内广泛地影响甚至颠覆着各行各业。本文通过对大数据时代下档案管理模式变化的研究，有利于保护各类档案数据信息资源，优化档案业务流程，挖掘档案增值信息，实现档案资源的互通互用，达到促进档案事业发展的目的。

大数据；电子档案；管理模式

大数据是继云计算、物联网之后又一次颠覆性技术革命，在短短的时间内广泛地影响甚至颠覆着各行各业。麦肯锡全球研究所将大数据定义为一种大规模的数据集合，具有海量的数据规模、快速的数据流转、多样的数据类型和价值密度低四大特征。由于大数据有极高的使用价值，使人们开始意识到大数据的重要性，有意愿主动地去学习、运用这一新技术和理念，并将其运用到各类管理中。

大数据时代已经来临，改变了人们传统的生活工作模式，给各个行业、产业都带来了巨大挑战，同样也给档案事业的现代化发展带来勃勃生机。本质上，档案是对文字、图片、影像等原始性符号的记录方式。档案数据信息资源在不停地增长中，因此，档案足以称之为大数据。在进入大数据时代之后，数字的存储方式也在不断发展及完善，减少了数据信息资源保管的成本。近几年的档案资源较多以数字化的方式存储，更方便于保管与维护。因此，本文基于大数据时代背景下，对档案管理工作进行分析，顺应了时代的发展要求。

一、大数据时代对档案管理的要求

（一）保证企业档案存放与保存的完备性。大数据背景下的档案管理与传统档案的管理的要求大有不同。从存放上来看，传统的档案大多是纸质的、胶片的，种类单一，保管起来比较容易，而大数据往往带来多样化的信息载体形式，丰富了档案的类型，包括音像、光盘、电子软硬盘到数码缩微档案等。这些电子类档案除了对基本保存的条件和场所有了更高的要求外，音像档案要远离磁场，光盘要防磨损，硬盘要防震，电脑要保持电源稳定，同时还要引入专用的设备来保护类型各异档案的安全。从收集上看，大数据背景下的档案材料种类较为复杂，各档案资源的价值也参差不齐，给收集工作带来了较大的困难。

大数据时代的电子文件、数字档案都面临着因载体、格式、计算机技术的滞后以及保存标准规范不完善等带来的潜在威胁。而大数据材料更新速度快，内容和技术复杂这些特点为档案管理人员在收集、归档上提出更高的要求，大大增加了档案馆馆员的工作强度和工作难度。

（二）保证企业档案的信息内容安全性。档案信息内容安全是指防止档案数据信息资源被非法的泄漏、篡改甚至破坏，给档案管理的工作带来了较大的挑战。在大数据背景下，往往产生很多数字化的档案，数据越多，共享程度越高，就越难以保障信息的安全。企业档案大部分保存在计算机中，计算机网络系统中可能出现的计算机病毒、黑客攻击、误操作、信息失真等因素都会造成档案信息丢失，这些信息安全隐患可能使企业档案信息化为乌有，从而带来难以估量的损失。根据有关安全管理的专家所称，近百分之十的局域网遭遇到非法访问的情况，目前的防火墙技术十分有限，难以阻挡黑客的入侵。假若某一局域网只是在逻辑上对档案进行归档，并未充分考虑到物理归档的重要性，假若这一网络遭遇到破坏时，将对档案管理的工作遭遇巨大的威胁。因此，在大数据时代背景下，保障对档案保管的完备性、安全性、保密性是未来档案管理的重中之重。

（三）数字化档案管理的技术水准。在大数据档案管理中，技术作为档案管理的基石，使档案管理工作的重心发生了转移。在传统的档案管理工作推进时，由于存在着技术上的限制，使档案管理工作偏重于档案的保管，未能充分利用各类资源的档案。随着大数据时代的到来，可通过利用云计算技术对档案数据信息资源进行加工，对其进行再次开发利用，加大对档案数据信息资源的利用。以各类数据库为代表的大数据云服务器，能够为档案管理带来较为强劲的索引及导航服务，加大了关系数据库的运用，促进档案管理将重心放在索引的优化、非结构化档案数据信息资源的开放等方面。

二、大数据环境下档案管理所面临的挑战

（一）大数据时代档案管理的思维转变过慢。与传统的档案管理相比，大数据时代对档案数据信息资源的完备性、安全性、保密性提出了更高的要求，这需要档案管理工作人员提升这种思维意识。档案管理存在的重心应当及时从保管到利用转移，即利用大数据技术对原始档案数据信息资源及时进行开发、再次利用，注重档案数据信息资源潜在价值的开发与利用。因此，对于档案管理人员来说，应当及时改变思维模式，努力挖掘档案数据信息资源所蕴藏的重要价值，从原先的粗放式信息保管向精确管理进行转变。

（二）数字化档案归档和存档存在着问题。随着大数据时代的到来，数字化档案数据信息资源的技术提出了更高的要求，存档归档问题也更加复杂。伴随着多媒体设备的运用，档案资源不仅以文字、图片等形式存在，还包括了语音等其他非标准化信息的方式存在。数字化的档案资源如果离开了一定的特殊环境就失去了可读性，增加了档案数据信息资源的归档和存档的难度。

（三）档案数字化管理未有统一的执行标准。由于各档案馆以及企业档案管理部门的数据库及管理软件参差不一，无法进行有效的信息共享，形成了一个个的信息孤岛。对于大数据时代的到来，无法进行档案数据信息资源的共享就无法发挥出档案数据信息资源的最大效用。

目前，不少档案系统应用软件未能有地的按照国际标准进行执行，档案管理功能较为单一，标准化水平较低、数据信息资源不尽完善。若这种情况继续持续下去，必将会对档案数据信息资源的共享带来更多的不确定性。

三、大数据环境下的企业档案管理模式

（一）建设大数据资源信息平台，实现档案数据信息资源的共建共享。在大数据时代，档案管理的信息化需要各档案管理部门实现档案数据信息资源联网，实现资源的互通互用。为使其发挥最大效用，应当构建以省为单位的档案数据信息资源的检索服务。通过这种数据库的检索，涵盖了省内各档案管理部门的档案数据信息资源，向各级机构提供服务，最大程度上提升检索的效率。此外，此检索中心的建成，也会有利于避免档案数据信息资源的重复构建，节省了大量的人力、财力及物力。各档案管理部门通过这种检索中心能够借阅、审批及利用档案资源，这些部门只需要按照标准化要求对档案数据信息资源进行归档即可。

（二）提高档案管理人员综合素质。随着大数据的进一步应用，传统的档案管理模式已不再能够适应社会时代的发展要求，亟待与时俱进，不断提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员的提升可从以下两个方面着手进行改进：第一个，档案管理人员应当保持着与时俱进的时代意识，不断更新自己的知识及技术水平，适应大数据时代的发展要求；其次，档案管理人员应当熟悉大数据技术，能够充分利用先进的技术手段实现档案数据信息资源的开发及利用，扩大档案数据信息资源的利用范围。

（三）健全及完善大数据时代背景下档案数据信息资源的安全性。大数据时代的档案管理，应当充分发挥平台优势，构建有利于档案管理人员及档案数据信息资源提交人员的操作软件平台。可从以下三个方面进行着手：第一，需要不断改进及完善档案管理单位的信息化水平，使其能够拥有大数据平台；第二，应当充分发挥大数据平台的优势，将档案管理的相关业务与其进行深入整合，不断改进档案管理工作的流程；第三，在不断提升大数据时代背景下，档案数据信息资源的安全性，严控档案管理部门的内部制度，保障档案管理部门的安全性。