纸质档案数字化过程管理实践与思考

2017-11-26山东省济宁市邹城市就业服务局邵贝卡

办公室业务 2017年16期

关键词：纸质流程管理工作

文/山东省济宁市邹城市就业服务局邵贝卡

纸质档案数字化过程管理实践与思考

文/山东省济宁市邹城市就业服务局邵贝卡

对于当前社会的档案管理工作来说，数字化管理已经成为了传统纸质档案管理的替代方向。在实际数字化管理中，我们应该对于相关标准进行完善，并且严格依据相关数字化技术规范进行操作，确保纸质档案数字化管理的开展效果。

纸质档案；数字化管理；规范要求

对于当前档案管理工作来说，如何实现对纸质档案的数字化管理是我们应该关注的一个重要的问题。现阶段，数字档案管理开展的过程中，对于相关的技术规范上没有一个相对成熟的标准和规定，很多数字化需求的实现都存在一定的问题和不足。对纸质档案进行数字化管理，其本身就是一个非常系统和长期的工作过程，很难达到一步到位。在展开数字化管理中，我们应该进行不断地思考和探究，在实践中不断完善。

一、开展纸质档案数字化过程管理的思路

（一）对于相关的数字化管理制度进行更好地完善。对于纸质档案数字化管理工作来说，一套完善的管理制度是非常关键且必要的。相关档案管理部门应该积极推进自身的纸质档案数字化管理工作的落实，构建一套科学的数字化管理体系。在具体数字化管理中，应该对于相关的标准和技术规范进行深入了解，并且依据自身的实际情况，进行有效调整。对于以往传统档案管理工作中的不足和问题进行全面改进。在相关数字化过程中，也应该对于相关的制度进行不断宣传，并且全面地执行落实，让档案数字化处理的效果最大限度地得到保证，并且确保在对于相关的纸质档案文件数字化中，也要结合相关的制度展开“标准化”的管理控制策略，让文件档案的数字化管理成效得到最大限度的保障和提升。这种“标准化”的管控体系，也是当前管理制度完善中的一个重点难题，需要我们不断进行探索和完善，为纸质档案数字化管理工作提供一个重要的执行依据和操作标准。

（二）对于纸质档案的数字化管理流程进行更好的优化调整。纸质档案数字化管理中，相关的规范和归档工作的开展都需要一套规范的流程来进行落实。在相关工作中，应该准确进行调整，做好相关工作的定位，提升纸质档案数字化管理流程的效率和规范性。在流程的优化中，应该关注如何实现对档案资源的有效保护，并且引入更加经济的管理控制策略，让档案材料本身的价值得到更好的体现。在数字化管理中，也要融入科学的流程化管理策略，做好每一个数字化过程的有效衔接。在对于纸质档案数字化管理工作中，也要确保足够的深度，对于各类档案的分类情况进行充分了解，结合使用方面的需求和具体单位的实际情况，科学地展开分类和调整，让整个流程更加合理，同时更加可行。

（三）从技术角度给予纸质档案数字化管理工作更加全面的保障和支持。纸质档案数字化管理工作的开展，应该是对于数字技术的充分发挥，让档案信息化管理的优势淋漓尽致地得到发挥，并且对于技术方面的局限最大限度地进行消除，确保数字化过程的顺利开展。在技术应用上，应该结合实际需求，选择可行技术进行操作，并且确保相关的存储设备可行，从硬件角度给予数字化一个可靠的技术支持和保证。相关管理人员也要对于先进的技术进行了解，并且实时进行检查与更新，及时做好技术方面的升级，让纸质档案的数字化管理需求一直得到有效的满足。为基层纸质档案的数字化开展提供更加具备针对性的解决应对策略，提升档案管理工作的开展成效。在对于信息处理技术优化的过程中，也要对于信息系统的需求进行完善，并且采取更加科学的方法进行操作，结合对原始信息的有效精选、分类、排序和比较，提升各类信息的准确性和整体质量。

（四）做好专业人才的引进与培养工作。对于纸质档案数字化管理来说，专业人才是非常重要的基础。只有具备了一只专业的人才队伍，这样整个数字化工作的开展才能得到更加有效的落实和推进。众所周知，在传统的档案管理模式下，其档案资料本身以纸质资料为主，而新的管理模式下，数字档案资料则成为了重要的档案内容主体。对于这些数字版资料的处理来说，其需要管理人员进行立卷、归类、整理、编排以及制作软件等操作，并且也需要采取互联网进行利用和控制，为本单位内部各类工作的开展提供相应的信息资源的查询服务。这种操作流程对于档案管理人员自身的专业能力要求很高，他们不仅要具备较强的档案专业素质能力，同时也要具备一定的专业技术才能完成相应的操作。我们必须要积极落实队伍建设工作，为档案管理人员提供更多学习培训的机会，让他们更好地提升自身的操作能力，全面地满足当前档案管理工作的新需求，实现档案信息自动化的功能，为档案管理水平的提升奠定更加牢固的基础。