文/佛山市第一人民医院 吕慧萍

大数据时代医院干部档案管理变革的思考

文/佛山市第一人民医院 吕慧萍

本文阐述了目前医院干部档案管理的现状及存在问题，提出了大数据时代医院干部档案管理变革的思路与注意的问题。

大数据；医院；干部档案；管理

大数据开启了一次重大的时代转型，它正在改变我们的生活及理解世界的方式，成为创新服务的源泉，而传统的干部档案管理模式及服务体系已经很难适应当前时代的需要。医院干部档案管理将如何对大数据干部档案进行挖掘与分析以利用其深藏的巨大价值，又将以什么样的形式对医院档案资源进行开发与利用。这些都是档案工作者所面临的新课题与挑战。

一、大数据时代医院干部档案管理的要求

（一）数量巨大。根据《干部人事档案材料收集归档规定》，档案的收集包括：履历材料、自传材料、报告个人有关事项的材料、考察、考核、鉴定材料、考察材料、审计材料、学历学位材料、培训材料、职业(任职)资格材料、评(聘)专业技术职称(职务)材料、反映科研学术水平的材料、政审材料、更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料、党团组织建设工作中形成的材料、表彰奖励材料、涉纪涉法材料、招录、聘用材料、任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料、辞职、辞退、罢免材料、工资、待遇材料、出国(境)材料，党代会、人代会、政协会议、人民团体和群众团体代表会议、民主党派代表会议形成的材料，健康检查和处理工伤事故材料、治丧材料，干部人事档案报送、审核工作材料，其他材料等材料，它全面、历史、客观、完整地反映医务人员在德、能、勤、绩等方面的综合情况，再现医疗卫生专业技术人才的面貌、特点及专长，是人才信息的综合载体。但传统的档案收集、呈现还是以纸质材料归档并装订成册的模式，这种简单的手工操作模式与现代信息量日新月异汹涌澎湃的大数据时代显得格格不入，所以，数据化档案是干部档案管理的必由之路。

（二）类型繁多。纸质的干部档案只能收集静态文字及图片，而反映医疗卫生专业技术人员个人专长及特质的是科研学术水平的材料，归档材料的局限性使一些科研档案、教学视频、业绩成果、专利产品、组会参会的材料无法归档。而数据化的干部档案将实现动态图片、音频、视频等形、声、色俱全的多媒体信息，丰富地呈现医务工作者的专业专长，全面地向信息使用者提供更为翔实的信息材料。

（三）高效利用。档案的价值在于利用，纸质档案利用靠人手翻阅，而大数据下的干部档案利用，打破纸质档案“有形”的观念，实现“无形”的信息检索利用，缩短检索时间，打破纸质档案查阅的“固定化”限制，在何时何地管理者或个人都可以借助网络平台、手机等电子设备不受时间、地域限制，快捷、方便地查阅本单位或个人所属的电子档案，实现干部档案信息资源共享，快速、方便查阅资料，既减少了档案人员工作量，又使干部档案信息资源得到充分利用，为促进人力资源的合理配置提供有效的途径，为医院在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料。

二、医院干部档案管理的现状分析

（一）管理人员不足。以我院为例，干部档案室设在人力资源部，2名兼职档案员，她们既要负责人力资源方面的工作，还要负责全院3000多名在职员工，600多名退休员工的档案，本来工作量已经很大，随着医院业务量的不断提高，每年约增加200名新员工，导致干部档案人员的工作量日益繁重。而且由于是兼职，没有受到规范的档案专业知识和技能的培训，档案管理都是“做中学”，严重影响了档案管理工作水平的提高。

（二）档案材料不齐。1.个人缺乏档案意识。有些医务人员对干部档案缺乏基本认识，对于哪些档案材料需要归档并不清楚，有相当一部分例如获奖材料、进修材料等都是自己保存。有些则认为自己持有资格证、执业证、学历学位证就行了，档案可有可无。还有些则在填写个人信息时态度不认真，导致个人失误书写，与最早记录信息不一致。2.有关部门缺乏档案意识。档案材料形成部门对形成的材料未能及时进行移交，导致档案的积压或丢失。

（三）管理模式滞后。现阶段的管理模式还是处在纸质档案的收集、整理、裁切、装订、保管等基础性层面工作，重保管轻利用，信息化建设滞后，档案系统只是局限于个人信息、档案目录、档案索引目录输入电脑的状态，对人事信息实行封闭管理，档案查阅手续繁琐、档案材料归档不及时、内容信息更新慢，都是导致干部档案信息准确性和利用效率低的主要原因。落后的管理模式不利于人才资源的开发与利用，也在一定程度上影响了档案信息的监督与公开。

（四）利用率不高。1.由于制度的原因，目前医院干部人事档案管理模式都实行封闭式管理，主要供院领导和人力资源部门利用，一般不对外开放。由于干部本人不能查阅自己档案，并且档案材料不能为干部个人提供有效的利用，所以档案在医务人员心目中变得可有可无。2.由于历史的原因和习惯的影响，档案材料套话、官话多，而工作业绩资料较少，大大降低了干部档案开发使用的价值。

三、大数据时代医院干部档案变革的思路

（一）建立人才数据库。国家宏观调控，在大数据时代下，医院自身建立的数据库规模较小，无法适应大数据时代的实际需求，这种状况下，由国家、省、市建立大型人才数据库，医疗卫生部门都使用该数据库，以医院为单位按照大数据相关手段方法、技术进行著录与处理等工作，实现医院干部档案的信息资源整合，干部转调或提拔时，连同纸质档案一同移交，实现资源共享，既节省建立数据库给各单位带来的经济压力，又在保证信息资料完整的同时方便了人才的流通，而且节约了人力成本，减轻了档案工作者的工作量，提高医院干部档案管理的效率。

充分发挥大数据档案平台效能，档案信息资源的利用不能仅局限于低价值、浅层次的阅读，通过对干部档案信息资源的科学管理、深层挖掘、开发利用，使其对医院在选人用人、人才评估等各项工作上提供强大的数据支撑和分析，以此创造丰厚的社会效益。

（二）转变档案管理模式。在大数据时代，医院干部档案室必须积极革新，转变工作思路，改变管理模式，与时代接轨，建立健全的档案制度，规范和约束管理，使各个职能部门及个人将自身形成的档案及各项信息资源按照规范定期报送档案室。满足大数据时代使用者对干部档案的实际需求，及时更新及获取最新数据信息，提高档案管理工作的科学性、高效性。变被动服务为主动服务，提供多层次、多方面的信息，提高档案的利用价值，将原来的“死档”变成“活档”，为干部档案管理带来新的活力。

（三）档案信息适度公开。建立人事档案管理信息服务平台，实现网路查询和信息共享。根据档案保密程度和有关制度实现干部档案信息部分公开。干部本人通过密钥申请、身份认证等手段，实现人事档案远程化查找和利用。把人事档案信息数据库中除一些组织考察材料、群众意见汇总等涉及保密的档案仍要继续保密外，其他一些非保密信息向个人开放，如履历表、年度考核表等自己填写的表格，以及学历学位材料、培训材料、职业(任职)资格材料、评(聘)专业技术职称(职务)材料、反映科研学术水平的材料等，对这些信息个人只有查阅权利而没有修改权利。在一定范围内开放档案，保证干部对档案的知情权，便于档案的利用，促进档案的完整、真实和透明。干部档案信息部分向个人开放，不仅方便了医务人员对档案的利用，而且增强了公众的档案意识，对干部档案管理工作也起到了监督的作用，使干部档案更好地为公众服务。

（四）建立专业、高效人才队伍。有好的措施，也应该有好的专业人才，所以，大数据档案管理要培养、引进一批高层次档案专业人才。重视人才引进、人员培训，对档案管理员实行定期业务培训，从档案专业知识到大数据甄别、应用、分析，培养出具有特色、专业、高效的医院大数据档案工作人才队伍。

四、大数据时代医院干部档案管理需注意的问题

大数据时代将推动档案工作由封闭走向开放，提升档案工作与社会的互动与合作性，为档案工作发展提供新的社会资源，提供新的动力。同时，档案数字化、档案开放鉴定、档案信息安全维护等工作的重要性与紧迫性日渐突出。

（一）电子档案并非万能。大数据下的电子档案打破了时间、地域、空间的限制，其便捷性、共享性、多样性、经济环保性很大程度上满足了使用者的需求，但它并不能完全替代传统纸质档案，纸质档案的原始性、不可复制性、耐久性、保密性的特点，是电子档案无法取代的。而且电子档案缺乏证据性，很容易通过相关技术改变原始信息。所以，在一定时期内，电子档案还将与纸质档案并存，正确处理好两者并存的局面，实现档案利用的最大化。

（二）数据的安全性。大数据为我们的提供了便利，同时也让保护隐私的法律手段失去了应有的效力，面对大数据，保护隐私的核心技术不再适用。那些别有居心或尝到大数据益处的人，可能会把大数据运用到它不适用的领域，在设定一定权限的基础上实现数据资源的共享的同时，更应当建立健全干部档案的信息保密制度，做好防护和保护措施，从录入信息到存储、传输等方面都要充分考虑保密性。

最终，大数据标志着“信息社会”的来临，我们收集的所有数字信息都可以用新的方式加以利用。这种新的思维模式将挑战我们的社会机构，更为档案管理工作带来了很大冲击，推动着档案管理模式的变革。在做好档案全面收集、安全保管的同时，充分发挥档案的利用效能。干部档案管理工作的科学化、高效化、标准化，为实施医院人才战略提供完整、准确、公正的第一手资料，充分发挥其社会效益。