文/厦门海洋职业技术学院 叶丽群

做好高校档案编研工作的几点思考

文/厦门海洋职业技术学院 叶丽群

高校档案编研工作是高校档案工作的重要组成部分，本文总结了当前高校档案编研工作存在的问题，分析了产生这些问题的原因，并对这些问题提出了粗浅的解决策略。

高校；档案编研；问题；原因；策略

高校档案编研工作是高校档案管理三步曲——“收集、管理、利用”三个环节中最后也是最精华的一环。可以说，编研工作的质量是前面两个环节的总结和呈现，它反映的是档案工作的整体水平。笔者在厦门海洋职业技术学院档案室从事档案编研工作期间，亲身感受到了优秀的档案编研工作对推动学校内涵建设、文化发展、服务师生的重要意义。因此本文主要以本校的档案编研工作经验为例，探讨高校档案编研工作中存在的问题，并提出一点粗浅的解决策略。

高校档案编研工作，是在深入研究馆藏档案内容的基础上，按专题对档案文件材料进行收集、筛选、加工，将相关档案信息有序汇集，档案内容融会贯通，提炼出其中的精华部分，使之转化为不同形式的编研成果，主动提供或报道档案信息内容，满足教学、科研以及各项工作利用的需要。由此可见，高校档案编研工作在高校日常的教学运行和行政管理中发挥着重要的作用。认真总结高校档案编研工作的形成规律，对其现状进行分析、总结，探讨提高档案编研质量的方法，积极寻求实用的解决途径，提高档案编研工作的整体水平，从而真正能为学校师生提供服务。

一、高校档案编研工作存在的问题

（一）编研工作宣传太少。高校的档案部门在行政部门中扮演的是辅助服务的角色，作为非核心部门，其工作的内容和性质也主要以提供凭证、服务师生为主。平时对档案工作的宣传本来就不够，对于其中的编研工作可以说是“养在深闺”，鲜为人知。在笔者从事档案管理工作之前，从未听说过档案编研工作。甚至在从事档案管理一段时间后，才渐渐对档案编研工作有所了解。对于未从事过档案管理工作的人来说，几乎可以说是“闻所未闻”。

（二）编研内容缺乏深度。高校档案编研从专题内容上看，大多是一些常规的内容，如“大事记”“历届开设专业”“历届毕业生”等，这些专题编研对人们了解学校的历史确实起到了一定作用。但往往让人觉得“知其然，不知其所以然”。以我校为例，从学校的组织沿革中都能了解到我校是1920年由陈嘉庚先生创办的集美学校水产科。但对于因何创办学校，创办初期在校址、教师队伍建设、经费筹集、管理等方面，校方是如何克服万难、努力维持的就鲜为人知。事实上，经过挖掘，这些问题都找到了答案。

（三）编研工作滞后性严重。受传统意义上档案工作的性质和内容影响，大多数档案的编研工作是在收集、整理和录入等完成后进行。随着网络信息时代带来的巨大改变，档案的工作性质和内容也悄悄发生了变化。一些编研的选题不必等到上述的程序，可以随时编入，继而研究。但许多档案部门受制于人员不够、水平有限等原因依然沿用传统方法，这大大弱化了档案编研及时为教学、行政和科研工作提供利用服务的作用，导致人们对档案编研的印象是作用不强，可有可无，仅仅作为参考。

（四）编研专业人才匮乏。高校档案部门工作人员长期以来都存在人手紧张、非专业出身、整体素质相对不高等情况。一些高校专职的档案员很少，有的档案员除了从事档案工作外，还要兼顾其他行政工作。而非专业出身，其对档案的业务知识也不够扎实，加上日常的主要精力放在从事具体事务性工作上，对档案工作的思考、编撰和研究就更谈不上。

二、编研工作产生问题的原因

高校档案的编研工作产生的这些问题，是有其原因的。首先，与领导的重视不无关系。我们都知道，档案部门在高校行政部门中处于非核心部门，其工作性质决定了高校领导不太可能去大力重视。因此，在档案设施、设备、人员配备等方面相对较弱。事实上，许多高校档案部门里专门做编研工作的人员可谓少之又少。许多档案管理员是身兼多种类型的档案工作。而编研工作对编研人员的文字功底、实操能力和责任心都有很高的要求。而人的精力有限，如果人员配备不足，平时要应付日常事务性工作，要想编研出高质量的专题来，就困难重重了。其次，对档案编研的专业培训非常少。如笔者从事档案工作有七、八年时间了，参加过不少从国家到地方组织的培训，在众多培训项目里，对于进行档案专题编研的培训相对来说很少，这样的话，许多非专业出身的档案工作者即使渴望编制出高质量的专题，也苦于不知如何才能做到。

三、提高高校档案编研水平的对策

（一）积极采取措施，加强领导重视。高校档案工作者要采取积极的措施，加强领导对档案工作的重视。档案部门完全可以依靠自身优势，加强领导对档案工作的重视。以我校为例，在院级新领导上任之后，我校档案室会将能帮助新领导快速了解学校的专题文件进行汇编，如学校的历史沿革、近年大事记、近年汇编成册的任免、表彰等专题编研送达给他们，为他们迅速开展工作提供便利；此外，还可以将院领导在平时工作中的照片汇编成册送给他们。这样一来，院领导感受到了档案工作的重要性和必要性，在档案的日常经费申请、外出培训、馆室建设中就会给予大力支持。

（二）改变工作方式，及时开展专题编研。档案工作者要积极转变观念，改变以往将编研工作放到档案管理最后一步的做法。事实上，在信息化快速发展的今天，我们档案工作的一些方式方法也发生了变化。我们可以借助办公管理系统和档案管理系统等辅助工具，科学统筹规划，同步进行专题编研。这样可以及时将编研的成果送达相关部门使用，为他们工作的开展提供方便。如大事记，在现行条件下，完全可以采用随时记的方式进行；而一些表彰等则可以从收文、公布的通知通告中及时进行收集、汇总后编研；此外，各业务部门的报表数据以其方便、简洁、一目了然的特点，在众多编研专题中备受青睐，编研工作者要重视并及时收集数据、整理汇编，提供给相关领导和部门使用，彰显编研的重要性。

（三）重视培养编研人才，加强编研人才建设。编研工作的质量好坏，说到底还是人才的问题。高校档案部门应该适应档案事业发展的大趋势，结合实际，调整档案管理人员的专业结构，尽可能配备各类知识层次（如经济、技术、政工类）的人员。要将文字处理能力强、综合水平高的档案类专业人员充实到编研队伍中。其次，要加强在职人员的继续教育培训，特别是要积极争取参加档案编研的有关培训，了解和掌握编研最新的做法和经验。此外，要重视与其他院校的交流与学习，从中学习成熟的做法，结合本单位实际，应用到本单位的编研工作中。最后，学校领导层要支持档案部门出台激励机制，对于积极参与编研、编研成果影响范围大的人员，要给予一定的奖励，这样才能提高工作的积极性和和参与度。

（四）结合实际需要，积极创新编研选题。实用的档案编研专题能大大提高工作效率，引起利用部门的共鸣。所以编研人员要从服务学校的大局出发，解放思想，选择有实际意义和研究价值的课题进行编研。除了编研传统的一般单位都有的专题外，还要进行深入挖掘，选取有特色的题材进行创新。可以从教育热点、人才培养、利用价值、丰富馆（室）藏等这些方面来考虑编研。如我校航海技术系的学生，在校期间实行“半军事化管理”，档案室对其进行了“半军事化管理制度综述”“半军事化管理学生素质分析述评”等题材汇编；又如我校以往的编研选题中，在对历届校级领导介绍的汇编专题中，发现相关内容单一、简略，往往在校庆、评估等重要活动中发挥的作用不大。基于此，档案室进行重新设计，从相关部门找来校级领导的个人资料，进行详细的汇编后让领导个人确认，再返还给如组织干部处、人事处等部门使用，均取得了良好的效果。同时，这样的工作不但能得到校级领导的重视和认可，而且能让档案工作的开展进入良性循环。

高校档案的编研工作是一项系统、可塑、可挖掘的重要工作。目前，很多高校的档案编研工作还处在初级阶段，重视程度不够，从事编纂编研的工作人员和资金也较为缺乏，这些都将制约档案编研工作的开展，影响档案编研成果的质量。高校档案的编研工作还需要我们档案工作者投入更多的工作热情和责任心，需要我们不断加强个人的综合素质和业务水平来提高编研的创造力，充分发挥编研在高校的教学、科研等中心工作中的功能作用，切实做好利用服务工作。

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