新形势下科技档案管理模式创新

2017-11-26泰山燃气集团有限公司黄兆梅

办公室业务 2017年16期

关键词：加密技术加密档案管理

文/泰山燃气集团有限公司黄兆梅

新形势下科技档案管理模式创新

文/泰山燃气集团有限公司黄兆梅

本文首先介绍了目前科技档案管理工作存在的问题，并针对这些问题提出了创新科技档案管理工作的措施，以满足新形势下档案管理工作的需要，提高科技档案管理的科学性和高效性。

新形势；科技档案；管理模式；创新

随着档案管理工作量的增加，科技档案管理成为当今比较普遍的档案管理方式。信息技术的发展促进了科技档案管理工作的融合，信息化档案管理成为了该行业的未来趋势。但是换个角度来看这种现象，科技档案管理在抓住机遇的同时也面临着许多问题。笔者介绍了当前科技档案管理工作存在的问题，以此为解决的目的提出了切实可行的创新策略。

一、科技档案工作存在的问题

（一）忽视档案工作的重要性。企业把主要精力放在了企业的经济效益方面，忽视了档案管理工作的重要性，认为进行档案管理只是企业的一时之需，过于看重科研工作直接转化成的物质财富，却没有意识到档案工作与单位的效益之间是存在间接联系的。这会造成档案管理部门的地位被架空，档案管理工作被认为是单位可有可无的，因此在工作经费和设施方面存在不平等的现象。

（二）档案管理人员结构不合理。很多档案管理人员是原先与资料室有关系的工作人员，其中有工作多年的老员工，虽然有着一定的工作经验，但是非科班出身；从其它部门轮岗过来的新人既没有相关工作经验，也非档案管理专业毕业，没有经过严格的培训，未持证上岗。同时，档案管理队伍的整体年龄结构偏大，缺乏系统的档案学理论作为工作的指南，仅凭单独的工作无法完成整个归档工作，档案管理人员只是对档案进行整理和保管。特别是轮岗的员工，往往是出于单位的需要，随时可能调离档案管理部门，因此人员很不稳定。

（三）档案管理缺乏规范性和完整性。档案的收集与管理需要规范化和健全的制度作为工作的保障。但是由于科技人员缺乏档案管理意识，管理缺乏固定的制度，结果导致资料的归档缺失，一些重要的文件被疏漏和错误归档；由于受到原有思想的制约，档案管理人员只是机械地接收移交部门的档案，从不对所接收的档案进行排查和查漏，结果导致接收的档案资料不全，都以书面材料为主，诸如其它形式的档案，如音视频资料和实物等，基本上不作为档案进行归类和收集。有的基层单位只是关注科研成果的产生和研究过程，对科技档案的管理不重视，收集的多为科研性的资料，却不重视保持关于课题的反馈意见和批示等，在需要了解和总结时结果花费大量时间寻找。

二、解决新时期科技档案管理问题的措施

（一）保障科技档案管理的真实性与合法性。电子档案要想保证其内容的真实性，需要提升档案加密技术。目前我国对于科技管理的加密技术能够分成对称与不对称两种类型。第一种是通过指纹来解密，相当于使用钥匙开锁，这是当前比较普及的加密方法；而对于非对称的加密方式来说，其主要是对加密以及解密以两种方式进行的，主要是加密的钥匙能够进行相应的公开，不过解密的钥匙要进行相应的保密，要通过相对特殊的管理人员进行掌握和管控，这种技术效率是比较高的。对于非对称的加密技术来说，能够通过加密的钥匙进行相应的公开，进而促使所有对科技档案管理的相关部门能够主动地对其自身的科技档案进行相应的加密和保护，以此来确保科技档案的合法性与真实性，保证档案的完整性和妥善保管。

（二）完善档案管理的模式。档案资料形成的过程是比较繁琐的，这对于科技档案管理员工来说是比较大的挑战。在管理和保存以及利用的过程都会对档案的完整性产生一定的影响，这些影响如果前期不能及时发现，其导致的后果将是无法挽回的。因此，对于相关方案的控制部门就要对其进行相应的管理，保证其科学性以及严谨性、合理性等等，对档案的形成过程进行实时监督，对各环节进行严格地把控。

（三）优化档案管理人员队伍。领导加强科技档案管理意识是做好档案管理的前提，除此之外，管理水平的高低还取决于档案管理队伍的整体素质，也就是整个部门的团队。优化档案管理人员队伍需要从以下三方面着手：首先，加强对档案管理人员进行网络技能的培训，提高档案管理的专业技能。其次，制定灵活的物质激励机制，提高档案管理工作人员的福利待遇，稳定员工队伍。最后，把培训制度作为单位绩效考核的常规内容，让档案管理工作人员的自我培训和提高常态化和日程化，从根本上提高他们的专业技术水平。