电子文件对档案工作发展的影响及对策

2017-11-25吉林省四平市烈士陵园管理处赵一光

办公室业务 2017年14期

文/吉林省四平市烈士陵园管理处赵一光

电子文件对档案工作发展的影响及对策

文/吉林省四平市烈士陵园管理处赵一光

伴随计算机信息技术的飞速发展，电子文件在人们的日常生活与工作中出现得越来越多，成为了我们记录各项信息的重要方式之一。电子文件使用频繁，自然对传统的档案管理工作带来了巨大的影响。本文正是在这样的背景下，试图探讨电子文件对档案工作的影响，最后在此基础上提出做好新形势下档案管理工作的对策。

计算机信息技术；电子文件；档案管理

近些年来，伴随电子计算机广泛应用于各个领域，不论是政府机关、企事业单位还是其他行业，都在积极应用计算机信息技术提高工作效率，加快信息化进程。于是传统办公过程中所产生的纸质文件逐渐被电子文件所取代，如何做好电子文件档案管理工作，就成为了档案管理人员不得不思索的问题。

一、电子文件对档案工作发展的影响

电子文件对档案工作发展的影响主要体现在以下几个方面：首先，电子文件档案的归档时间不同。由于电子文件档案自身特性，因此可以实现随时归档，从而保证了归档的准确性与完整性，避免归档期间出现文件漏掉或出错等情况。其次，电子文件档案归档方式不同。由于电子文件档案采用的是电子编码技术，因此能够随时进行编辑，这虽然有利于调整档案内容出错的地方，但同时带来另一个问题，那就是档案内容也可能被恶意修改。因此电子文件档案的归档要尤其注重相关保护工作，以确保归档的电子文件档案是最准确、最真实和最原始的。最后，电子文件档案的保管方式不同。电子文件档案的存储载体易变质、老化以及载体更新等都会对电子文件档案的长期可读性产生一定影响。这就要求档案管理人员在存储电子文件档案的时候，最好用一种统一的、通用的格式来对其予以存储，并做好备份，确保任何时候都能够对过去存储的电子文件档案进行读取操作。从上述几点不同，可以看出电子文件已经对传统的档案管理工作产生了巨大的影响，大大提升了传统档案管理工作的效率。

二、电子文件档案管理措施及对策

（一）强化档案管理意识。首先，各个单位的领导层应充分认识到电子文件档案的重要价值，转变观念，提升对电子文件档案管理的重视程度，积极采取各项措施在单位中形成电子文件档案管理的良好氛围，进而使全体人员在潜移默化中转变思想观念和档案意识，使他们真正意识到日常工作与档案管理具有同等重要的作用。其次，应强化电子文件档案管理意识，这是做好电子文件档案管理工作的前提。而要强化电子文件档案管理，需要从全员入手，要求单位的各个部门、各个岗位树立全员档案意识，彼此之间加强配合协作。电子文件档案管理是单位储存、利用电子文件档案信息的途径和手段，最终目的是为单位各项工作服务，因此档案管理部门还应当定期或不定期对单位全体成员开展电子文件档案相关方面的培训或讲座，使其充分认识电子文件档案管理工作的重要性，以及认识到自身在电子文件档案管理环节中肩负着怎样的责任，增强全体成员电子文件档案管理意识。

（二）更新管理方式方法。为了有效提高档案管理工作水平，档案管理部门应当积极地将先进的计算机信息技术应用到档案管理中来，更新档案管理方式方法，实现档案管理工作的信息化。这直接影响着档案录入的灵活性与及时性，影响着档案管理工作的成效和成果。为了实现电子文件档案资源的最大化利用，档案管理部门还应当增强档案工作服务意识，积极采取可行的措施为单位快捷提供档案服务。比如档案部门可以在单位网站额外增开档案部门网页，为单位成员提供档案查询、浏览、下载等服务。又如为了提高单位电子文件档案的利用效果，各单位还可以根据自身实际情况，构建数字档案库，让有档案需求服务的人员都可以通过登录数字档案库，快速查询、浏览、下载到自己所需要的档案资料。此外，为了确保电子文件档案的网络安全性，档案管理部门还应当对含有密级信息的电子文件档案予以加密处理，并定期或不定期更改“密钥”，有效保障电子档案的安全，同时也避免借阅、利用人员误操作对电子文件档案造成损坏或者更改档案内容。

（三）提升人员综合素质。一方面，档案管理部门应对档案管理人员加强专业知识技能培训。档案管理人员的专业知识技能一般是指对档案收集、整理审核、归类存档等相关内容的熟练掌握。档案管理部门可以通过开展各类专业知识技能培训活动或者以学术交流会的形式对档案管理人员进行定期培训，不断提升其专业知识技能和业务水平。还可以定期组织档案管理人员去档案管理先进地区观摩学习，积极借鉴他人在电子文件档案管理方面的先进经验。一方面，档案管理部门还应当对档案管理人员加强计算机信息技术方面的培训力度，增强档案管理人员的计算机信息技术水平，以更好地满足电子文件档案管理需要，进而更好地满足单位档案管理信息化建设的需求。