加强档案的安全保密及信息化管理

2017-11-25北安市困难职工帮扶中心袁媛

办公室业务 2017年14期

文/北安市困难职工帮扶中心袁媛

加强档案的安全保密及信息化管理

文/北安市困难职工帮扶中心袁媛

我国是地域辽阔的国家，人口基数较大，这种现象为我国档案管理工作带来了严峻的挑战，工作难度较高。如何有效整合繁杂的档案资料，促使管理工作更加规范化显得尤为关键。档案管理工作是其他工作开展的基础所在，同时也是管理、决策、规划等工作的重要数据参考，在档案管理工作中，传统的档案管理工作方式较为陈旧，主要是依靠人工实现，工作效率不高，工作强度大，造成大量人力、物力和财力资源的浪费。本文主要就加强档案管理安全保密和信息化档案管理进行分析，结合实际情况，提出合理的改善措施。

档案管理；安全保密；信息化

档案管理是为社会建设和发展提供服务的，在档案管理信息化建设和发展中，需要充分把握这一主旋律建立案管理系统，提升档案管理信息化水平。在信息化技术不断完善的背景下，越来越多的档案管理机构纷纷应用信息化技术，从以往纸质档案朝着电子档案方向发展，通过网络来传递信息资料，实现大范围的信息共享。但同时，档案管理信息化水平的提升，对于档案管理的安全保密性提出了更高的要求，如何能够有效推进档案管理信息化建设显得十分关键。故此，加强信息化档案管理的安全保密研究十分有必要，为后续档案管理信息化建设提供一定参考。

一、档案信息化管理和安全保密概述

在信息时代背景下，档案管理信息化建设和发展是必然选择，相较于传统的档案管理方法而言，更符合时代发展要求，可以有效降低人工工作量和误差，降低人力成本的同时，提升档案管理效率。但是，如何能够保证档案信息质量和安全，成为当前首要待解决的问题之一。

档案信息安全保密工作是一个核心问题，同时也是社会档案管理组织需要面临的一个严峻考验，尤其是在档案管理信息化发展中，做好档案安全保密工作就需要具备完善的保密系统，针对其中存在的安全隐患，有针对性地提出解决对策，为档案管理提供安全保障。

二、档案信息化建设中存在的问题

（一）档案管理工作认知存在不足。就我国档案管理工作现状来看，认知不足的问题长期存在，大多数人认为档案管理工作并不能创造巨大的经济效益，存在一种主观上的盲目忽视现象，在一定程度上制约着档案管理信息化建设。究其原因，在于档案管理工作认知不足，未能充分了解到其重要性，档案管理并非简单地将文件信息输入到计算机中，而是一个系统过程，全方位把控。

（二）档案管理信息化水平不高。我国当前开展档案管理工作时，政府部门和企业单位并未将档案管理工作落到实处，缺乏配套的管理制度和标准，更多的是依靠政府人员进行管理，档案信息化管理未能充分发挥原有作用。针对其中存在的问题，应该主动去改进和完善，推动档案管理信息化建设，提升档案管理质量。

（三）信息化技术较为落后。我国档案管理信息化建设起步较晚，管理经验较少，技术较为落后，相较于发达国家而言还存在一定差距，更多的表现在工作性质和档案管理软件不契合，无法充分发挥档案管理信息化建设的作用，具体工作开展中受到了不同程度上的限制和影响。

三、加强档案管理的安全保密和信息化管理的对策

（一）提升档案信息化管理安全意识。档案管理人员在开展工作中，需要严格遵循相关制度和标准，与时俱进，了解行业发展动向和法律法规部署，不断提升和完善自我专业素质，能够养成良好的市场竞争意识。同时，为了保证档案信息安全，需要加强档案安全保密工作，避免窃取或篡改档案信息的行为出现。与此同时，健全和完善档案信息安全制度是必然选择，由于法律自身的强制性特点，可以对一些不法分子起到震慑作用，维护档案资料的安全。基于此，档案管理部门需要严格遵循管理要求开展工作，制定完善的安全保密制度，促使档案管理工作有章可循。

（二）维护数据信息自身安全。信息安全保密工作中，可以通过安全加密技术，整合信息资源，确认双方信息传输目的，也可以通过双向钥匙加密处理。双密钥匙技术在实际应用中较为广泛，由于具有两个密码钥匙，所以通过合理搭配可以实现解密需要。

（三）提升档案管理人员综合素质。在档案管理中，为了确保档案信息安全，应该注重档案管理人员自身专业素质和职业素养的培训，尤其是在安全保密意识的培训中，打造一支高素质的档案信息管理队伍，充分了解国家法律法规，提升计算机技术水平，为档案管理信息化打下坚实的基础和保障。