企业数字档案馆平台建设问题及解决对策

2017-11-25中国能源建设集团黑龙江省电力设计院有限公司档案信息部郑丽媛

办公室业务 2017年14期

文/中国能源建设集团黑龙江省电力设计院有限公司档案信息部郑丽媛

企业数字档案馆平台建设问题及解决对策

文/中国能源建设集团黑龙江省电力设计院有限公司档案信息部郑丽媛

本文基于对数字档案馆建设中的现状调查，阐述在数字档案馆平台建设过程中存在归档、查询、保护、利用等方面的问题。针对这些要因，提出加强数字档案馆的规划管理、完善标准规范、建立健全安全防护体系、培养人才队伍等措施，建设一个合理适用、安全可靠的企业数字档案馆。

数字档案馆；信息管理系统；创新服务；思路

我院自2010年引入了数字档案馆的概念，在“统筹规划、分布实施、资源共享、应用指导、安全可靠”的原则上，逐步规划和组建了一个资源丰富、管理规范、使用便捷、安全可靠的数字档案管理系统。经过一段时期的运行，我们发现数字档案馆平台建设在归档、查询、保护、利用等方面存在不足。

一、现存问题分析

根据现状调查的结果并进行深入分析，找出了导致“数字档案馆平台建设不完善”和“数字档案馆平台利用率低”的9条因素。即：1.合作单位人员档案专业薄弱；2.图纸出版与归档流程没有集成；3.没有制定完整的数字档案馆建设评测标准；4.平台的安全防护体系不够完善；5.没有及时制定相关制度规范；6.缺少信息交流共享途径；7.缺乏必要的平台使用培训活动；8.电子图纸下载权限没有开通；9.设计人员配合不积极。

通过以上分析论证，从9个因素中，找出4个要因，即：1.图纸出版与归档流程没有集成；2.平台的安全防护体系不够完善；3.缺少信息交流共享途径；4.缺乏必要的平台使用培训活动。

二、制定相应对策

（一）针对“图纸出版与归档流程没有集成”对策的实施。在计算机技术方面，我们采用了在AUTOCAD中嵌入打印插件和图标自动提取技术，通过对图纸右下角的图标提取图号和图名，自动把图签信息写入数据库，在出版的同时完成归档。

在工作流程方面，充分吸收设计人员、出版人员、档案人员及有关领导的意见建议，使之更加适应本单位的工作特点，出版归档一体化的流程基本顺畅。

在归档方面，我们在原电子档案系统上进行了二次开发，开发的数字档案馆接口程序已经可以从网络图纸数据库中批量提取数据并自动归入原来的电子档案数据库中。

（二）针对“平台的安全防护体系不够完善”对策的实施。1.建立七级安全防护体系。数字档案馆系统设置七级安全体系。第一级是数字档案馆仅限于本单位局域网内运行，外单位人员通过英特网看不到数字档案馆。第二级是进入数字档案馆系统必须使用用户编号和口令。第三级是权限限制，即本专业人员只能浏览或下载本专业图纸，任何人在浏览图纸时都不能修改图纸。第四级是下载图纸必须通过档案管理人员批准，跨专业下载图纸必须经过有关部门领导批准。第五级是日志库，任何对数字档案馆系统的操作都会被服务器记录下来，并且定期将日志记录导出服务器，刻录磁盘保存。第六级是本单位档案用户都要与单位签订保密协议，违反协议、盗用或传播涉密信息的，必将追究法律责任。第七级是院内职工的办公均要求安装内网监控管理软件，计算机随时监控网络状况，避免木马、病毒的传播。通过七级安全体系，确保数字档案馆对外界保持较高的安全性。2.创建良好的备份和容灾机制。为了防止系统发生故障时电子档案的丢失，采取了一系列的备份机制。一是定期由数据库管理器MS SQL2005实时数据备份，二是通过专业备份软件把导出的图纸刻录成磁带，然后对磁带进行有效管理，实现电子图纸的异地存放。

（三）针对“缺少信息交流共享途径”对策的实施。加强与软件公司设计人员的交流与合作，最终结合本馆的特点及生产设计的需要，在图纸出版与归档、档案借阅与下载、电子档案刻录等方面加入了信息交流共享的功能。档案的借阅与下载可以直接通过数字档案馆平台来实现，不受时间与空间的约束；电子档案的刻录是通过数字档案馆平台即时下载刻录。

（四）针对“缺乏必要的平台使用培训活动”对策的实施。为确保数字档案馆平台的成功运行，使之成为办公过程中的主流工具，我们开展了大量的推广应用措施。首先，随着数字档案馆功能的逐步完善，编写了《数字档案馆用户操作手册》与《系统管理员操作手册》。其次，根据操作手册等相关文档，开发人员又逐一对相关岗位的档案人员、出版人员、系统管理人员进行了系统操作、使用方法的培训。最后在平台投入运行的不同阶段对全院的设计人员进行了多次培训讲座和在线教育。通过建立有效的培训机制，提高档案工作者的业务技能和创新能力。