文/广东电网有限责任公司茂名供电局 杨惠玲

公文处理高效率 政令畅通助推器
——新形势下新式公文处理工具探讨

文/广东电网有限责任公司茂名供电局 杨惠玲

随着社会和企业的发展，对公文处理要求越来越高，公文处理的效率直接影响到企业政令的畅通与否，本文通过分析当前企业公文处理存在的问题，探讨新形势下创新公文处理工具的必要性，进而科学地提出开发新式公文处理工具——智能公文处理终端。

公文处理；政令畅通；新式工具；智能终端。

在企业中，公文处理不仅起承上启下、统筹全局、协调各方、承内联外的中枢作用，而且能反映出该企业的工作水平和工作作风，创新公文处理工具势在必行，文中探讨的智能公文处理终端应用了当前先进性和普及性较好的智能技术，能够解决目前公文处理当中的大部分问题，人机界面良好、极大地提高人机工效，为当前新的形势和企业发展提供了一个良好应用方案及可靠平台，推广前景广阔，能够广泛地应用到各企业的公文处理工作中，成为企业政令畅通助推器。

一、目前公文处理存在的问题

（一）公文不规范行为突出，整体质量不高。一是公文的种类过于繁多，容易造成使用不当。虽然《党政机关公文处理工作条例》将党政机关公文文种合并统一为15种，即决议、决定、命令（令）、通告、意见、通知、通报、报告、公报、公告、议案、请示、批复、函、纪要。但是公文的种类依旧不少，而由此产生的一个突出的问题就是不好选择，也不好把握，很容易在文种上选择错误。例如：“报告”“请示”不分，或者“报告”中夹带“请示”，违反了一文一事的规定，往往出现一文多事的情况等等。二是公文的格式过于繁琐。《党政机关公文处理工作条例》规定：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18种要素组成。格式繁琐，注定想提高公文处理工作效率有一定的困难，虽然现在企业大多数使用电子公文，有些用模板自动生成，但公文的格式使用不规范的情形在企业中依旧普遍存在。三是公文的内容、语言不规范，甚至有越来越长的趋势。长而无针对性，是目前公文存在的非常突出的问题。有不少单位和部门起草文件，生怕读者不懂，讲了不少目的意义，形势任务，直奔主题的太少，导致公文冗长晦涩，不知所云，影响工作正常开展。除了以上提及的公文种类、格式、内容、语言不规范，公文办理和处置程序不规范不顺畅（如公文阅知人员签办文效率低下等）、公文处理工作人员业务水平参差不齐、公文处理程序更新慢、软件运行滞后等等其他各种问题也日益凸显，严重影响了公文处理的质量和效率。

（二）公文处理平台众多，互相不兼容。中央机关、各级省市政府部门、各大行业协会、央企国企、私营企业都有自身的公文处理和发布平台。各个公文处理归属不同机构和运行单位进行管理，相互之间互不联通，壁垒森严，影响了政令的上传下达及通畅。

（三）公文传递缓慢，未能及时传递重要信息。古人发明了烽火台、驿站、飞鸟传书、孔明灯等等方式来不断提高公文传递速度。当前虽然许多公文处理具备了电脑化处理和利用手机信息进行提醒等，但受制于人的因素和保密的因素，往往未能满足公文处理的时限要求，制约公文处理的科技化发展。特别是密件处理方面，由于网络缺乏监控和授权，容易造成泄密事件，企业的密件主要采用纸质文件通过机要渠道或专人送递传阅的方式，密件的处理和传递方式较为落后，对于紧急密件的及时收阅办理会造成一定的影响。

二、基于新形势下探讨新式公文处理工具

（一）新式公文处理工具需具备的功能特点。一是便携性好，方便随时随地收发和处理公文。二是操作容易，人机交互良好，容易掌握基本操作。三是内容丰富，能够按照国家公文处理有关规定和标准，提供多种标准公文格式、场景和文案。四是智能性强，具备实时辅助功能和纠错功能，及时发现公文格式、语言和处置方式的问题并对使用者提出正确指引。五是实时提醒，具备自动提醒收文办理功能。六是通信便捷，快速通信和实时交互数据。七是安全性高且符合国家保密规定要求，能够通过多种加密方式对公文特别是密件进行加密传输，对使用者严格按权限进行授权处理并进行登记。八是兼容各种公文处理平台，且更新方便，能够按照要求简易快速进行升级。九是专业性强，必须由专业人员编制和发布。

（二）新式公文处理工具的模型分析。现在结合当前主流数据处理和通信方式，我们在硬件上引入移动作业终端PDA（掌上电脑）、PAD（平板电脑）等新型便携式电脑设备；操作系统选择主流操作系统——Android（安卓）系统；软件模型配置选择目前应用最为广泛的APP（应用程序Application）方式进行开发。基于Android系统把硬件、软件有机结合而研发出新式公文处理工具——智能公文处理终端。

三、智能公文处理终端介绍

基于Android系统的移动作业终端及其应用程序——智能公文处理终端,本文研发的智能公文处理终端主要具备以下众多实用化功能而且升级容易：

（一）硬件采用主流智能手机作为基础。设备轻巧、便携性好，容易普及。

（二）操作系统使用主流Android系统。会用手机常用功能就能操作，上手容易，贴近广大基层工作者的工作习惯。

（三）严格遵循2012新版《党政机关公文格式》国家标准和用户个性化需求进行编程。提供公文多种格式、场景和文案并能通过精确定位和智能化操作自动生成标准模版，实现使用者能够直接套用不同格式和场景编写公文，快速、精确排版出标准化公文，十分灵活方便。

（四）通信方式与智能手机一致。不但能够自动匹配各种通信网络和WIFI进行通信，而且能够利用蓝牙、红外和数据线等点对点通信方式实现快速通信和实时交互数据。

（五）智能性强。APP具备“小秘书”功能，能够实时辅助和纠错，根据公文种类和语言习惯，及时发现格式、语言和处置方式的问题并对使用者提出正确指引，即使使用者不熟悉公文格式，也能自动实时指导使用者完成公文标准的编制和处理。

（六）实时提醒。能够通过短信、系统信息和微信等方式提醒收文或提醒办理工作，不受工作时间限制，不会错过急件，能及时开展相关工作。

（七）安全性高且符合国家保密规定要求。能够收阅文件甚至是密件，并能通过密码、手势、指模、人脸识别等多种加密方式对公文特别是密件进行加密，对使用者严格识别和按权限进行授权处理，并具备全程录音录像等功能进行监控，防止密件内容外泄。

（八）兼容各种机关企业公文处理平台。更新方便，系统后台统一发布更新程序，能够按照要求简易快速升级。

（九）专业性强。由具备多年公文处理经验的专业人员编制和发布。

四、智能公文处理终端的推广及应用前景

（一）智能公文处理终端推广有利于企业政令通畅、公文处理规范高效。推广智能公文处理终端能够确保快速可靠地传达政令政策、处理公务、协调关系，决定事务，解决公文处理工作人员业务不熟练、公文处理效率低下的问题，使工作正确、及时、高效地开展。

（二）智能公文处理终端推广有利于社会和谐。网络时代，民间各种片面资讯传播迅速。而智能公文处理终端能够快速响应，根据上级指示或相关政策、预案、规定及时传递有正能量的正确信息，使谣言止于智者，及时公开群众关注的信息，促进社会和谐。尤其是当面对重要场合、重大事件和应急处置时，智能公文处理终端能够第一时间以正规途径公开信息，极大地确保社会舆论和维稳信息处置及时，尤其是能够快速向基层工作者传递相关信息，维护社会稳定。

（三）智能公文处理终端推广有利于科技发展。从古时烽火台、驿站、飞鸟传书到20世纪的电报、固定电话和台式电子计算机。21世纪初的移动电话和短信息到如今利用智能手机和APP程序推广智能公文处理终端，每一次的科技进步，都将有利于科技发展，促进社会生产力的进一步发展。

（四）智能公文处理终端推广有利于经济发展。随着全球化和信息化的发展，国内外供需形势瞬息万变，推广智能公文处理终端，有利于各行各业快速交互信息，促进经济发展。亚马逊、淘宝网、京东商城和苏宁易购等创新模式无不证明谁改善了供需关系，谁就能站在时代的最前端。

（五）智能公文处理终端推广有利于节能环保。推广智能公文处理终端，减少了纸张的浪费、减轻了交通运输的压力、降低了面谈和宣贯会议的成本、优化了社会资源配置，有利于节能环保，保护绿色地球，保障群众身体健康。

[1]公文处理规范化中存在的问题和对策.广东行政学院学报,2015.

[2]万秀华.公文管理与处理.经济时报,2015.

[3]姜春梅.浅谈企业公文处理工作中存在的问题和对策.环球市场,2016(30).